С переходом России на электронный документооборот в сфере кадрового учета‚ понятие «выдача» трудовой книжки изменилось. Если раньше работодатель вручал физический бумажный документ‚ то теперь процесс взаимодействия с данными о трудовой деятельности происходит через государственные информационные системы. В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно организовать этот процесс.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это не отдельный файл или документ‚ который работодатель создает и отправляет сотруднику. Это совокупность сведений о трудовой деятельности работника‚ которые хранятся в базе данных Социального фонда России (СФР).

Работодатель не «выдает» саму ЭТК‚ а передает сведения о приеме‚ переводе или увольнении сотрудника в СФР‚ где эти данные фиксируются в электронном виде.

Пошаговая инструкция: Как «выдать» сведения о стаже

Шаг 1. Оформление сотрудника и выбор формата

При приеме на работу сотрудник может выбрать: продолжать вести бумажную книжку или перейти на электронную. Если сотрудник перешел на ЭТК‚ работодатель больше не ведет бумажный дубликат.

Шаг 2. Подача сведений в СФР

Чтобы данные появились в электронной трудовой книжке сотрудника‚ работодатель обязан подать соответствующие формы отчетности:

• ЕФС-1 (подраздел 1.1) — основная форма‚ в которой отражаются сведения о трудовой деятельности (прием‚ перевод‚ увольнение).

Важно: Срок подачи сведений об увольнении — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Шаг 3. Информирование сотрудника о получении выписки

Поскольку физически передать ЭТК нельзя‚ работодатель должен разъяснить сотруднику‚ как он может получить подтверждение своего стажа. Существует три основных способа получения выписки из ЭТК:

1. Через портал «Госуслуги» (самый быстрый способ‚ выписка приходит в электронном виде за несколько минут).
2. В личном кабинете на сайте СФР.
3. Личное обращение в клиентскую службу СФР или МФЦ (для получения бумажной выписки с печатью).

Особенности при увольнении сотрудника

Когда сотрудник увольняется‚ процедура «выдачи» зависит от того‚ какой формат учета он выбрал:

Вариант А: Сотрудник ведет бумажную книжку

Работодатель делает запись об увольнении‚ ставит печать‚ подпись кадровика и выдает бумажный документ на руки под подпись в книге учета движения трудовых книжек.

Вариант Б: Сотрудник перешел на электронную книжку (ЭТК)

В этом случае бумажная книжка (если она была) остается у сотрудника на хранении (она считается «закрытой»). Работодатель:

• Издает приказ об увольнении.
• Направляет форму ЕФС-1 в СФР.
• Сообщает сотруднику‚ что все данные переданы в электронный реестр и доступны на Госуслугах.

Частые ошибки и риски

Несоблюдение правил подачи сведений в СФР может привести к административным штрафам. Обратите внимание на следующие моменты:

• Ошибки в СНИЛС: Если СНИЛС указан неверно‚ данные не попадут в ЭТК сотрудника.
• Нарушение сроков: Задержка подачи ЕФС-1 может привести к штрафам для организации.
• Отсутствие уведомления: Работодатель должен четко проинформировать работника о том‚ где он может найти свои сведения.