Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала неотъемлемой частью кадрового документооборота. Переход на цифровую форму стажа вызвал множество вопросов у работодателей и сотрудников: как правильно оформить переход, какую дату ставить при выдаче бумажного документа на руки и как заполнять отчетность. В этой статье мы подробно разберем образцы записей в электронной трудовой книжке и правила их внесения с учетом актуальных требований на 2026 год.

Что такое электронная трудовая книжка и как она формируется?

С 2021 года у граждан России появилось право выбора: вести только бумажную трудовую книжку, перейти исключительно на электронный вариант или сохранить обе формы. Если работник не написал заявление или выбрал бумажный формат, у него фактически стало две книжки, электронная и бумажная (ч. 2 ст. 2 закона от № 439-ФЗ).

Если же сотрудник выбрал только ЭТК, работодатель обязан сделать в бумажной книжке специальную запись о переходе на электронный формат и выдать её владельцу.

Переход на ЭТК: как правильно сделать запись в бумажной трудовой

Один из самых частых вопросов в кадровом деле — как именно сформулировать запись при переходе на электронную трудовую и какую дату ставить.

Какую дату указывать при выдаче трудовой книжки?

Согласно последним разъяснениям Роструда, бумажную трудовую книжку нужно выдать работнику в течение 3 дней после получения от него заявления о выборе электронной формы.

На практике часто возникает ситуация: заявление написано, например, в июне, а сам факт выдачи книжки на руки происходит в июле или сентябре. Какую дату ставить в записи?

• Дата заявления — это дата выбора сотрудником электронной формы.
• Дата фактической выдачи — это дата, когда книжка покидает кадровый отдел.

Эксперты рекомендуют в графе 2 (дата) указывать именно дату фактической выдачи книжки на руки, так как до этого момента документ еще находится у работодателя и он несет за него ответственность. Однако в графе 3 (сведения о приеме) упоминается сам факт перехода, который инициирован заявлением.

Образец записи о переходе на электронную трудовую книжку

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» по правилам, изложенным в Порядке ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Приказом Минтруда России от № 320н).

Пример заполнения:

1. Графа 1 — номер записи (например, 15).
2. Графа 2 — дата внесения записи (дата фактической выдачи книжки, например, ).
3. Графа 3 — текст записи: «Подано заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде. Трудовая книжка выдана на руки».
4. Графа 4 — ссылка на заявление работника и дату его подачи (например, «Заявление от »).

Важное уточнение: при приеме на работу нового сотрудника, который уже перешел на ЭТК, работодатель не делает запись о приеме в бумажную книжку (ее у сотрудника на руках нет). Сведения о приеме подаются только в электронном виде.

Как отражаются записи в электронной трудовой книжке (отчет ЕФС-1)

С 30 декабря 2025 года действует новая форма отчета ЕФС-1. Именно через этот отчет работодатели передают сведения о трудовой деятельности сотрудников в Социальный фонд России (СФР).

Заполнение ЕФС-1 при кадровых мероприятиях

Вместо классических записей в бумажном бланке, кадровик формирует Раздел 1 подраздел 1.1 «Сведения о трудовой деятельности сотрудника» отчета ЕФС-1.

Что необходимо указывать в отчете:

• Сведения о работнике (СНИЛС, ФИО);
• Код выполняемой функции;
• Вид мероприятия (прием, увольнение, перевод, совместительство и т.д.);
• Дату мероприятия;
• Причину увольнения (если применимо);
• Реквизиты приказа.

Записи о работе по совместительству

Если сотрудник работает по совместительству, правила отражения информации зависят от типа совместительства:

• Внутреннее совместительство: в бумажной трудовой делается запись по основному месту работы с пометкой «внутреннее совместительство». В ЭТК (ЕФС-1) подаются отдельные сведения по совместительству.
• Внешнее совместительство: запись в бумажную книжку вносится по основному месту работы на основании справки от работодателя по совместительству. В электронной трудовой (ЕФС-1) работодатель-совместитель напрямую сдает отчет Раздел 1 подраздел 1.1.

Где посмотреть и как заверить электронную трудовую книжку?

Сотруднику не нужно ждать, пока работодатель выдаст выписку на бумаге. Посмотреть свои электронные записи можно несколькими способами:

• Через портал Госуслуг;
• В личном кабинете на сайте Социального фонда России (СФР);
• Через приложения банков, поддерживающих данную функцию.

Образец заверения копии ЭТК в 2026 году

Иногда для получения кредита или визы требуется заверенная копия трудовой. Если книжка электронная, получить её можно всё тем же способом через Госуслуги или СФР. Выписка из ЭТК формируется в формате PDF и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) Социального фонда. Такая выписка имеет ту же юридическую силу, что и бумажная копия, заверенная кадровой службой.

Если же работнику нужна именно бумажная распечатка с мокрой печатью, он может обратиться к своему текущему работодателю. Работодатель распечатывает выписку из системы СФР и заверяет её по стандартным правилам 2026 года: ставит подпись, печать (при наличии) и отметку «Копия верна».

Исправление ошибок в ЭТК

Если в бумажной трудовой ошибку можно зачеркнуть или признать недействительной, то в электронной трудовой книжке ошибки исправляются путем подачи новых сведений в ЕФС-1. Работодатель сдает корректирующий отчет Раздела 1 подраздела 1.1, в котором указываются верные данные, и ошибочная запись автоматически аннулируется в системе СФР.

Ведение электронной трудовой книжки значительно упростило учет стажа, но потребовало от кадровиков внимательности при заполнении отчетов ЕФС-1. Главное правило при переходе сотрудника на ЭТК — не забыть сделать корректную запись в бумажном бланке о выдаче и указать правильную дату. А для самого работника сегодня доступен удобный и быстрый контроль своих записей через портал Госуслуг.