С 1 января 2026 года в Российской Федерации завершается переходный период на внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это ключевое изменение в трудовом законодательстве кардинально изменило требования к документам, которые работники обязаны предоставлять при устройстве на работу․ В этой статье мы подробно разберем, что именно нужно предъявлять при приеме на работу — бумажную трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, и как правильно действовать работодателю и соискателю в 2026 году․

Что изменилось с 1 января 2026 года?

До 2026 года трудовая книжка (ТК) была единственным официальным документом, подтверждающим трудовой стаж и опыт работы сотрудника․ С 2020 года начался постепенный переход на электронный формат, а с 2026 года он стал обязательным и завершенным․

Согласно новым нормам Трудового кодекса РФ (ст․ 65, 66), при первичном приеме на работу в 2026 году и далее:

• Работник может предоставить либо бумажную трудовую книжку, либо сведения о трудовой деятельности в электронном виде․
• Работодатель обязан принимать оба варианта․ Отказ в приеме на работу из-за отсутствия бумажной ТК является нарушением закона․
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажной, хранящийся в системе Пенсионного фонда РФ (ПФР) и доступный через личный кабинет на сайте www․pfrf․ru или портале Госуслуг․

Что такое сведения о трудовой деятельности?

Сведения о трудовой деятельности — это официальная выписка из электронной трудовой книжки, содержащая:

• Наименования всех работодателей, с которыми у работника заключались трудовые договоры;
• Периоды работы (даты начала и окончания трудовых отношений);
• Должности и профессии;
• Основания для прекращения трудового договора;
• Награды, поощрения, если они были занесены в ЭТК․

Эти сведения формируются автоматически на основании данных, передаваемых работодателями в ПФР через электронные отчеты (формы СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ)․ Работник может получить их в двух форматах:

1. Электронный документ, через личный кабинет на сайте ПФР или Госуслуг (с электронной цифровой подписью)․
2. Бумажная выписка, при личном обращении в отделение ПФР или МФЦ (с печатью и подписью)․

Что делать, если у работника нет ни бумажной ТК, ни ЭТК?

Возможны следующие ситуации:

Работник впервые устраивается на работу

С 2020 года при первичном приеме на работу все новые сотрудники оформляются исключительно с электронной трудовой книжкой․ Бумажная ТК им не выдается․ Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней направить сведения о трудоустройстве в ПФР — и ЭТК автоматически создается․

Работник утерял бумажную трудовую книжку

Если работник ранее имел бумажную ТК, но она утеряна, испорчена или повреждена, он может:

• Обратиться в ПФР с заявлением о восстановлении сведений;
• Предоставить подтверждающие документы: трудовые договоры, справки с предыдущих мест работы, выписки из архивов;
• После проверки ПФР сформирует электронную трудовую книжку на основе имеющихся данных․

Работник не знает, есть ли у него ЭТК

Проверить наличие электронной трудовой книжки можно:

• На сайте ПФР: https://es․pfrf․ru — в разделе «Электронная трудовая книжка»;
• Через приложение «Госуслуги», в разделе «Пенсии и социальные выплаты»;
• В личном кабинете на портале «Работа в России»․

Какие документы нужно предоставить при приеме на работу в 2026 году?

Согласно ст․ 65 ТК РФ, при трудоустройстве работник обязан предоставить:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• СНИЛС;
• Документ об образовании и (или) квалификации;
• Одно из следующих:
  • Электронная трудовая книжка (выписка в электронном виде с ЭЦП);
  • Бумажная трудовая книжка (если есть);
  • Справка о трудовой деятельности, выданная ПФР (если ЭТК отсутствует)․
• Документ о воинской обязанности (для военнообязанных);
• Справка об отсутствии судимости (по требованию работодателя, если это предусмотрено законом)․

Важно! Работодатель не вправе требовать одновременно и бумажную ТК, и выписку из ЭТК․ Достаточно одного из вариантов․

Как работодатель должен оформить трудовые отношения?

При приеме на работу в 2026 году работодатель обязан:

1. Определить, какой тип трудовой книжки предоставил работник — бумажную или электронную․
2. Если работник предоставил бумажную ТК — внести в нее все записи о приеме, переводе, увольнении (как раньше)․
3. Если работник предоставил сведения из ЭТК, внести данные о приеме в электронную трудовую книжку через систему ПФР (через личный кабинет работодателя на сайте ПФР или через специализированное ПО)․
4. Если работник не имеет ни ТК, ни ЭТК — создать ему электронную трудовую книжку, направив в ПФР сведения о приеме на работу в течение 5 рабочих дней․

Все записи в ЭТК имеют юридическую силу, равную записям в бумажной книжке․ Они подтверждаются электронной подписью работодателя и ПФР․

Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки?

Да, можно․ С 2026 года:

• Работник, у которого есть бумажная ТК, может подать заявление в свою организацию о прекращении ведения бумажной трудовой книжки и переводе всех сведений в ЭТК․
• Работодатель обязан в течение 10 рабочих дней направить сведения из бумажной ТК в ПФР и передать работнику саму книжку на хранение․
• После этого все дальнейшие записи ведутся только в ЭТК․

Важно! Бумажная трудовая книжка не становится «недействительной»․ Она сохраняет юридическую силу как подтверждение стажа до 2020 года․ Цифровой стаж не может обнулить реальные годы работы, оба формата дополняют друг друга․

Почему электронная трудовая книжка — это удобно?

• Доступ в любое время — сведения можно посмотреть онлайн, даже если книжка осталась у бывшего работодателя․
• Нет риска потери, данные хранятся в защищенной системе ПФР․
• Быстрое трудоустройство — не нужно ждать, пока бывший работодатель выдаст книжку․
• Автоматическое формирование стажа — для расчета пенсии и социальных выплат․

С 2026 года выбор остается за работником․ Однако:

• Новым сотрудникам — ЭТК оформляется автоматически, бумажная книжка не выдается․
• Опытным работникам — можно сохранить бумажную ТК, но рекомендуется перевести сведения в ЭТК для удобства․
• Работодателям — необходимо обеспечить техническую возможность ведения ЭТК и обучить кадровые службы работе с новой системой․

Главное правило 2026 года: Трудовая книжка, это не просто листок бумаги․ Это ваш трудовой стаж․ И он может быть как в бумажном, так и в электронном виде — главное, чтобы он был подтвержден и защищен законом․

Если вы — соискатель — не знаете, что предоставить, обратитесь в ближайшее отделение ПФР или воспользуйтесь порталом Госуслуг․ Если вы — работодатель — убедитесь, что ваша кадровая служба готова к работе с электронными трудовыми книжками․ В 2026 году цифровая трансформация трудовых отношений уже не выбор, это обязательное условие законности․