С 1 января 2020 года в России начался масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). На сегодняшний день, май 2026 года, этот процесс стал стандартом кадрового делопроизводства. Программа 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (1С:ЗУП) является одним из основных инструментов для работодателей, позволяющим автоматически формировать и отправлять отчетность в Социальный фонд России (СФР, ранее ПФР) по форме СЗВ-ТД.
В этой статье мы подробно разберем, как правильно настроить программу, оформить прием сотрудника, перевести бумажную трудовую в электронную и исправить возможные ошибки.
Что такое электронная трудовая книжка и роль 1С:ЗУП
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажного документа, содержащий информацию о стаже работника. Работодатель обязан оперативно (не позднее следующего рабочего дня после издания приказа) передавать сведения о кадровых мероприятиях в СФР.
Основные задачи 1С:ЗУП в работе с ЭТК:
- Автоматическое формирование отчета СЗВ-ТД на основе введенных кадровых документов.
- Контроль заполнения обязательных полей (должность, код функции, дата приема).
- Выгрузка данных в формате XML для передачи через интернет-каналы связи или интеграция с сервисом «1С-Отчетность».
- Печать форм СТД-Р (о сведениях трудовой деятельности) для выдачи работнику.
Подготовка к работе: Настройка программы
Прежде чем оформлять сотрудников, необходимо убедиться, что в программе 1С:ЗУП (актуальные версии 2025-2026 гг.) выполнены базовые настройки.
- Перейдите в раздел Настройка -> Параметры учета.
- Откройте вкладку Кадровый учет.
- Убедитесь, что установлена галочка Ведутся электронные трудовые книжки.
- Проверьте настройки кодов в справочнике «Должности»: для каждой должности должен быть указан код функции согласно классификатору ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий). Без этого кода отчет СЗВ-ТД не сформируется.
Важность кодов ОКЗ
Одной из частых ошибок является отсутствие или неверное указание кода выполняемой функции. В карточке должности в 1С:ЗУП обязательно заполните поле «Код функции». Если программа не может автоматически подобрать код, его необходимо выбрать вручную из встроенного классификатора.
Пошаговая инструкция: Оформление приема на работу
Процесс приема нового сотрудника в 1С:ЗУП теперь включает этап выбора формы трудовой книжки.
Шаг 1. Создание документа «Прием на работу»
В разделе Кадры создайте документ Прием на работу. Заполните все обязательные поля: дату приема, подразделение, должность, оклад.
Шаг 2. Выбор формы трудовой книжки
В блоке «Трудовая книжка» необходимо указать статус ЭТК:
- Электронная — если сотрудник ранее уже перешел на ЭТК (работал после 2020 года или написал заявление ранее).
- Бумажная — если сотрудник впервые поступает на работу в 2026 году (у них бумажные уже не заводятся) или если он сохранил бумажную версию, написав заявление до конца 2020 года.
Важно: Для сотрудников, поступивших на работу впервые с 1 января 2020 года, бумажные трудовые книжки не заводятся. В 1С:ЗУП для них сразу выбирается статус «Электронная».
Шаг 3. Формирование отчета СЗВ-ТД
После проведения документа «Прием на работу»:
- Перейдите в раздел Отчетность, справки -> Персонифицированный учет.
- Создайте отчет СЗВ-ТД.
- Укажите период и организацию.
- Нажмите кнопку Заполнить. Программа автоматически подтянет данные о принятых сотрудниках.
- Проверьте данные (особенно коды должностей и даты).
- Нажмите Проверить для выявления ошибок.
- Выгрузите файл для отправки в СФР или отправьте напрямую через 1С-Отчетность.
Перевод бумажной трудовой в электронную
Хотя основной срок перехода (до конца 2020 года) прошел, в 2026 году могут возникать ситуации с восстановлением данных или исправлением ошибок прошлых периодов. Если сотрудник принял решение перейти на ЭТК (в рамках допустимых законодательством переходных периодов или при утере бумажного документа с восстановлением стажа), в 1С:ЗУП необходимо:
- Зафиксировать факт подачи заявления сотрудником (скан-копия хранится в личном деле).
- Внести сведения о стаже до 2020 года в раздел Кадры -> История изменений ЭТК (если требуется досылка исторических данных по запросу СФР).
- Сформировать отчет СЗВ-ТД с признаком «Первичная» или «Дополняющая» (в зависимости от ситуации) для передачи актуального статуса.
Типичные ошибки и способы их устранения
При работе с электронными трудовыми в 1С:ЗУП пользователи часто сталкиваются со следующими проблемами:
Ошибка «Не указан код функции»
Причина: В карточке должности не заполнен классификатор ОКЗ.
Решение: Зайдите в справочник «Должности», откройте нужную должность и в поле «Код функции» выберите значение из классификатора.
Расхождение дат в отчете и приказах
Причина: Дата документа в 1С отличается от даты фактического издания приказа.
Решение: В ЭТК важна точность. Дата в отчете СЗВ-ТД должна строго соответствовать дате приказа о приеме/переводе/увольнении. Проверьте документ-основание в 1С.
Ошибка при выгрузке XML
Причина: Неверный формат данных или незаполненные обязательные реквизиты организации в настройках 1С.
Решение: Проверьте раздел Настройка -> Организации. Убедитесь, что заполнены ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР.
Работа с электронными трудовыми книжками в 1С:ЗУП к 2026 году стала полностью прозрачным и автоматизированным процессом. Главное требование к специалисту по кадрам или бухгалтеру — внимательность при вводе исходных данных (особенно кодов должностей) и своевременность формирования отчетов СЗВ-ТД. Использование актуальных версий платформы 1С:Предприятие гарантирует соответствие законодательству РФ и минимизирует риск штрафных санкций со стороны контролирующих органов.
Помните: электронная трудовая книжка, это не просто файл, это юридически значимый документ, формирующий пенсионные права гражданина.