Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных изменений в кадровом документообороте за последние десятилетия. Сегодня, в 2026 году, ведение ЭТК, это не просто следование цифровым трендам, но и строгая обязанность работодателя. Чтобы избежать штрафов от государства и оптимизировать работу кадровой службы, компании используют современные программные решения. Одной из самых удобных и популярных платформ для этих целей является СБИС (Saby).

В этой статье мы подробно разберем, что такое электронная трудовая книжка, как ее вести и как функционал СБИС помогает бизнесу автоматизировать этот процесс.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки. Она представляет собой сведения о трудовой деятельности работника, которые хранятся в базе Социального фонда России (СФР). Бумажный формат при этом не отменяется окончательно, однако для определенных категорий работников электронный вариант стал единственным возможным.

Кто должен вести электронные трудовые книжки?

• Для новых сотрудников: Выбора не будет у тех, кто начал свою трудовую деятельность с 2021 года. Для них электронный формат трудовой является единственным вариантом по закону.
• Для действующих сотрудников: Те, кто работал до 2021 года, имели право выбора. Если сотрудник подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки в электронном виде, работодатель обязан вести для него только ЭТК.
• Для всех работодателей: Независимо от того, выбрал сотрудник бумажный формат или электронный, работодатель обязан представлять форму ЕФС-1 «Сведения о трудовой деятельности» в Социальный фонд России.

Какие данные хранятся в ЭТК?

В электронной трудовой книжке отражается вся ключевая информация о стаже и трудовой деятельности:

1. Сведения о работнике (ФИО, СНИЛС).
2. Сведения о работодателе (наименование, ИНН, КПП).
3. Даты приема, перевода, увольнения.
4. Должность, профессия, специальность и квалификация.
5. Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение и т.д.).
6. Основание для кадрового мероприятия (приказ, реквизиты документа).

Преимущества и недостатки ЭТК

Цифровой формат имеет свои сильные и слабые стороны как для работника, так и для работодателя.

Преимущества электронной трудовой книжки:

• Сохранность данных: ЭТК невозможно потерять, испортить или залить кофе. Данные надежно хранятся на серверах СФР.
• Удобный доступ: Доступ к ЭТК возможен через портал Госуслуг, платформу СБИС, кадровые системы и 1С при наличии соответствующих интеграций.
• Замена копии: Сведения из ЭТК заменяют собой заверенную копию бумажной трудовой книжки для работников, которые выбрали ведение в электронной форме.
• Снижение бумажного документооборота: Кадровикам больше не нужно хранить горы бумаг и беспокоиться о физическом износе бланков.

Недостатки и риски ЭТК:

• Технические сбои: Зависание сервисов или отсутствие интернета могут временно затруднить доступ к данным.
• Необходимость обучения: Кадровым специалистам и бухгалтерам требуется время на освоение нового ПО и правил сдачи отчетности.
• Штрафы за ошибки: Несвоевременная или некорректная подача сведений в СФР грозит бизнесу серьезными штрафами.

Как работать с ЭТК в системе СБИС

СБИС (Saby) — это удобная цифровая среда, где все важные бизнес-процессы объединены в одном окне. Личный кабинет СБИС Онлайн дает возможность формировать, проверять и отправлять электронные отчеты, работать с кадровым ЭДО и вести электронные трудовые книжки без лишних усилий.

Сдача отчетности по форме ЕФС-1

Главный отчет, который касается ЭТК, это форма ЕФС-1. В СБИС Электронная отчетность всегда под рукой: доступны только актуальные формы отчетов, встроенный календарь бухгалтера и автоматический форматно-логический контроль (ФЛК). Это значит, что система сама укажет на ошибку или несовпадение данных до отправки отчета в СФР, что минимизирует риск штрафов.

Как помочь сотруднику перейти на ЭТК через СБИС

Если сотрудник решает перейти на электронный формат, работодатель должен корректно оформить это кадровое мероприятие. В системе СБИС это делается просто:

1. Перейдите в раздел «Задачи».
2. Нажмите на задачу «О переходе на электронную трудовую».
3. В заявлении откройте карточку нужного сотрудника.
4. Перейдите на вкладку «Зарплата» в раздел «Трудовая книжка».
5. Укажите статус и способ ведения трудовой книжки, после чего система автоматически учтет это при формировании отчета ЕФС-1.

Внесение данных и неоперативные мероприятия

Помимо приема и увольнения (оперативные мероприятия), в ЭТК необходимо вносить данные и по неоперативным событиям. К ним относятся:

• Перевод на другую должность.
• Переименование организации.
• Присвоение новой квалификации.
• Подача заявления о выборе способа ведения трудовой книжки.

В СБИС все эти действия легко проводятся через кадровый электронный документооборот (ЭДО). Электронный архив в облаке позволяет хранить все приказы и заявления в привязке к карточке сотрудника, а редактор маршрутов документов гарантирует, что нужный документ дойдет до всех заинтересованных лиц внутри компании.

Интеграция СБИС с 1С

Для многих компаний процесс ведения ЭТК неразрывно связан с программами 1С (например, «1С:Зарплата и управление персоналом»). Электронные трудовые книжки и их реализация в 1С отлично синхронизируются с платформой СБИС.

Благодаря бесшовной интеграции, данные, внесенные в 1С, автоматически подтягиваются в СБИС для последующей отправки формы ЕФС-1 в СФР. Это исключает двойной ввод информации и снижает риск человеческой ошибки.

Тарифы и доступ

Работа с электронными трудовыми книжками, больничными и камеральной проверкой отчетности доступна в рамках тарифов на электронную отчетность СБИС (Saby Report). Стоимость зависит от потребностей компании: от сдачи нулевой отчетности для ИП от 3 000 рублей до комплексных решений для крупного бизнеса со сверкой ЕНС и сдачей отчетов в ФНС, СФР и Росстат.

В 2026 году ведение электронных трудовых книжек — это повседневная реальность, а не нововведение. Главное для бизнеса — правильно работать с цифровыми книжками, чтобы не получить штраф от государства. Использование платформы СБИС позволяет полностью автоматизировать процесс: от сбора заявлений от сотрудников и настройки графиков работ до отправки формы ЕФС-1 в Социальный фонд. СБИС делает переход и ведение ЭТК легким, простым и безопасным для вашего бизнеса!