В 2026 году в России завершается переход на полностью электронные трудовые книжки (ЭТК)․ При этом многие работники одновременно работают по нескольким трудовому договорам – совместительство․ В статье разберём, как оформить и вести электронную трудовую книжку в таком случае․

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка – цифровой аналог традиционного документа, в котором фиксируется:

• место и дата рождения работника;
• сведения о трудовом стаже;
• информацию о местах работы, должностях, периодах труда;
• сведения о воинском учёте (если применимо)․

Все записи вносятся в единую электронную форму, доступную работодателю, самому работнику и контролирующим органам․

Совместительство и электронная трудовая книжка

Совместительство – когда сотрудник работает одновременно в нескольких организациях․ В этом случае:

1. Каждая работа оформляется отдельным трудовым договором․
2. В ЭТК вносятся сведения обо всех местах работы․
3. Важно соблюдать ограничения, установленные Трудовым кодексом (не более 40 часов в неделю, отсутствие конфликтов интересов и т․д․)․

Как оформлять запись о совместительстве

• Раздел «Место работы» – в каждый период работы указывается полное наименование организации, ИНН, адрес․
• Раздел «Должность/должности» – вносятся все занимаемые позиции․
• Раздел «Трудовой стаж» – суммируются все отработанные годы, включая совместительство․

Приём на работу впервые

С 1 января 2026 года при первом приёме на работу гражданин получает электронную книжку автоматически через государственную информационную систему (ГИС)․ При этом:

• Не требуется заполнять бумажный вариант․
• Если работник отказывается от электронного документа, он может оформить бумажную копию, но это исключение․

Как заполнить электронную трудовую книжку

Заполнение происходит в специальном модуле программы «Электронный трудовый документ», доступной через портал trud․gov․ru․ Пошаговая инструкция:

1. Регистрация в системе – вводим ИНН, СНИЛС, контактные данные․
2. Выбор организации – через поиск по ОГРН или названию компании․
3. Указание периода работы – указываем даты начала и окончания (или «по настоящее время»)․
4. Заполнение должностных данных – название должности, уровень квалификации, оклад․
5. Подтверждение записи – работодатель подписывает запись электронной подписью․
6. Сохранение и экспорт – генерируется PDF‑отчёт, который можно сохранить или распечатать․

Сроки заполнения

• При приёме на работу – в течение 30 дней․
• При изменении условий труда (повышение, перевод) – в течение 10 рабочих дней․
• При увольнении – запись фиксируется автоматически, но можно добавить примечание о причинах увольнения․

Как оформить электронную книжку при увольнении

Увольнение оформляется так же, как и обычная запись, но в конце периода работы добавляются:

• Причина увольнения (по соглашению сторон, по инициативе работодателя, по собственному желанию)․
• Дата окончания труда – последняя рабочая дата․
• Подтверждение работодателя – подпись и печать (или электронная подпись) организации․

После увольнения работник получает уведомление в личный кабинет, где может загрузить копию трудовой книжки для личного пользования․

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки

Подтверждение осуществляется несколькими способами:

• Личный кабинет на портале труда – в разделе «Мои документы» отображается список всех записей․
• Электронная подпись – работодатель может отправить подтверждающий документ с электронной подписью․
• Печать в PDF – документ можно вывести на печать и использовать как справку․

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли одновременно вести бумажную и электронную книжки? – Да, если работник не отказывается от бумажного варианта․ В этом случае в системе фиксируется оба формата․
2. Какие ограничения по совместительству? – Не более 40 часов в неделю, отсутствие конфликтов интересов, соблюдение условий труда в каждой организации․
3. Кто может запросить мою электронную трудовую книжку? – Работодатель, государственные инспекции, пенсионный фонд и другие уполномоченные органы․
4. Что делать, если в книжке допущена ошибка? – Обратиться в отдел кадров текущего работодателя или в территориальный орган Пенсионного фонда для внесения исправлений․

Электронная трудовая книжка упрощает учёт и контроль трудовой деятельности, особенно в условиях множества рабочих мест․ При соблюдении установленных сроков и правил заполнения работник может без проблем вести несколько трудового договора одновременно, а работодатели получают полную и актуальную информацию о своём персонале․

Если у вас возникнут дополнительные вопросы – обратитесь в ближайшее подразделение Пенсионного фонда или в службу поддержки портала trud․gov․ru․