Трудовая книжка (бумажная или электронная) – основной документ‚ фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника‚ его должностях‚ переводах‚ увольнениях и‚ самое главное‚ о трудовом и страховом стаже. Знание точного стажа необходимо для расчёта больничных‚ отпускных‚ пенсии и иных социальных выплат.

Содержание

1. Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
2. Нормативно‑правовая база (ст. 66.1 ТК РФ)
3. Где и как получить сведения о стаже
4. Пошаговая инструкция для работодателя
5. Онлайн‑калькуляторы и их использование
6. Часто задаваемые вопросы

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

Электронная трудовая книжка – это совокупность сведений о трудовой деятельности и стаже‚ хранящаяся в информационных ресурсах Фонда пенсионного и социального страхования РФ (СФР). С 2020 года в России постепенно заменяется бумажный вариант. Основные отличия:

• Доступ к данным возможен через портал Госуслуги и личный кабинет ПФР;
• Сведения обновляются автоматически после каждого изменения статуса работника (приём‚ перевод‚ увольнение);
• Для работодателя данные доступны в виде выписки (формы СТД‑Р‚ СТД‑ПФР) и через запрос в системе «Электронный трудовой документ».

ЭТК не «обнуляет» реальный опыт работы – все периоды‚ указанные в бумажных трудовых книжках‚ автоматически переносятся в электронный реестр.

Нормативно‑правовая база

Главным нормативным актом‚ регулирующим порядок ведения и использования трудовых книжек‚ является статья 66.1 Трудового кодекса РФ. Ключевые положения:

• Работодатель обязан вести трудовую книжку (бумажную или электронную) и фиксировать в ней все изменения в трудовом статусе.
• Сотрудник имеет право получать выписку о своей трудовой деятельности из:
• последнего места работы (форма СТД‑Р);
• Многофункционального центра (МФЦ);
• Пенсионного фонда России (форма СТД‑ПФР).
• Электронная трудовая книжка считается официальным документом‚ её сведения имеют ту же юридическую силу‚ что и записи в бумажной книжке.

Где и как получить сведения о стаже

3.1 Через работодателя (последнее место работы)

Работодатель оформляет справку по форме СТД‑Р. Для этого:

1. Запрашивает в отделе кадров сведения из ЭТК;
2. Заполняет форму СТД‑Р (можно скачать с сайта Гарант.ру);
3. Подписывает справку и передаёт её сотруднику.

3.2 Через МФЦ

В МФЦ можно получить выписку о трудовой деятельности‚ заполнив заявление «О получении справки о трудовом стаже». Необходимы:

• Паспорт;
• ИНН (при наличии);
• Согласие работника (если запрос делается от имени работодателя).

3.3 Через Пенсионный фонд России (ПФР)

Самый полный документ – справка по форме СТД‑ПФР‚ содержащая как трудовой‚ так и страховой стаж. Получить её можно:

1. Через личный кабинет на сайте ПФР (раздел «Электронная трудовая книжка» → «Заказать справку»);
2. Лично в отделении ПФР‚ предоставив паспорт и заявление.

3.4 Через портал Госуслуги

Для большинства граждан процесс полностью онлайн:

1. Войдите в Госуслуги (необходимо подтверждённый аккаунт).
2. В разделе «Пенсия и социальное страхование» выберите «Электронная трудовая книжка» → «Заказать выписку о трудовой деятельности».
3. Подтвердите запрос (можно через СМС‑код или электронную подпись).
4. Получите готовый документ в личном кабинете (PDF) – его можно распечатать или отправить работодателю.

Пошаговая инструкция для работодателя: как узнать стаж нового сотрудника

Шаг 1. Уточнить наличие ЭТК у соискателя

При приёме на работу спросите у кандидата:

• Есть ли у него электронная трудовая книжка (ЭТК)?
• Есть ли у него бумажная трудовая книжка (для сравнения).

Шаг 2. Получить согласие на запрос данных

Сотрудник должен подписать заявление о выдаче справки о трудовом стаже (форма СТД‑Р/СТД‑ПФР) или дать электронное согласие в личном кабинете Госуслуг.

Шаг 3. Выбрать способ получения справки

Шаг 4. Оформить запрос

Пример запроса в ПФР (через личный кабинет):

Войдите в личный кабинет.
Выберите «Электронная трудовая книжка».
Нажмите «Заказать справку о трудовой деятельности».
Укажите период‚ за который нужен стаж (например‚ «с по »).
Подтвердите запрос.

Шаг 5. Получить и проверить справку

После получения справки проверьте:

• Дата начала и окончания каждого трудового периода;
• Наличие всех работодателей (в т.ч. до перехода на ЭТК);
• Отражение отпусков без сохранения заработной платы (не учитываются в стаже).

Шаг 6. Рассчитать стаж для конкретных целей

Для расчёта больничного‚ отпускных‚ пенсии используйте:

• Трудовой стаж (все годы работы‚ включая периоды без страховых отчислений);
• Страховой стаж (учитываются только периоды‚ за которые уплачивались страховые взносы).

Для расчёта больничного листа в России обычно берут страховой стаж (по формуле: средний заработок за последние 2 года × 60 % × количество дней болезни). Точный стаж можно проверить в выписке ПФР.

Онлайн‑калькуляторы и их использование

Существует несколько бесплатных сервисов‚ позволяющих быстро подсчитать трудовой и страховой стаж‚ а также выслугу лет:

• Контур.Экстерн – онлайн‑калькулятор стажа 2026. Требует ввод дат начала и окончания каждого места работы.
• Керубини.ру – Калькулятор стажа с днями. Позволяет добавить отпускные периоды и получить итог в годах‚ месяцах и днях.
• Госуслуги – в личном кабинете можно сразу увидеть суммарный страховой стаж и количество пенсионных баллов.

Пример расчёта в Контур.Экстерн:

Вводим дату приёма на работу: .
Вводим дату увольнения (или текущую дату‚ если сотрудник работает): .
Добавляем предыдущие места работы (например‚ – ).
Нажимаем «Рассчитать».
Получаем: 14 лет 3 месяца 15 дней (трудовой стаж) и 13 лет 10 месяцев (страховой стаж).

Часто задаваемые вопросы

6.1 Как подтвердить стаж до ‚ если у работника только электронная трудовая книжка?

Согласно разъяснениям Минтруда и ФСС‚ стаж до можно подтвердить не только трудовым договором‚ но и выпиской из ПФР (форма СТД‑ПФР) или справкой от предыдущего работодателя. Электронная запись в СФР содержит все данные‚ независимо от даты перехода на ЭТК.

6.2 Что делать‚ если у сотрудника нет ни бумажной‚ ни электронной трудовой книжки?

В этом случае стаж можно подтвердить следующими документами:

• Выписка из индивидуального лицевого счёта ПФР (форма СТД‑ПФР);
• Справки с места работы (трудовые договоры‚ приказы о приёме/увольнении);
• Свидетельские показания (в крайнем случае‚ при споре в суде).

6.3 Можно ли получить справку о стаже бесплатно?

Да. Справка из ЭТК через портал Госуслуги и в ПФР предоставляется бесплатно. В МФЦ может взиматься небольшая плата за услуги (обычно 200–300 р.)‚ но это не обязательный способ.

6.4 Какой срок хранения данных в СФР?

СФР хранит сведения о трудовой деятельности в течение всей жизни гражданина‚ а также 5 лет после смерти (для целей наследования). Поэтому даже старые периоды работы доступны в электронном виде.

6.5 Нужно ли подписывать согласие каждый раз‚ когда работодатель запрашивает справку?

Согласие требуется только один раз – при первом запросе данных в ПФР/Госуслуги. После этого работодатель может получать выписки без повторного согласия‚ если это предусмотрено внутренними регламентами компании.

Узнать трудовой и страховой стаж сотрудника в современной России стало проще благодаря электронной трудовой книжке и онлайн‑сервисам. Основные шаги:

1. Уточнить наличие ЭТК у работника;
2. Получить согласие на выдачу справки;
3. Выбрать удобный способ получения (работодатель‚ МФЦ‚ ПФР‚ Госуслуги);
4. Оформить запрос и получить справку (СТД‑Р‚ СТД‑ПФР);
5. Проверить корректность данных и рассчитать стаж с помощью онлайн‑калькулятора.

Точная информация о стаже позволяет правильно рассчитать больничные‚ отпускные‚ пенсию и другие социальные выплаты‚ а также избежать конфликтов с сотрудниками и контролирующими органами.

Помните‚ что электронная трудовая книжка имеет ту же юридическую силу‚ что и бумажный документ‚ и её данные доступны в любой момент через официальные государственные сервисы.

Статья актуальна на 22 мая 2026 года. Для получения самых свежих форм и инструкций рекомендуется проверять официальные ресурсы: портал Госуслуги‚ сайт ПФР и справочную службу Минтруда РФ.