С 1 января 2020 года в Российской Федерации действует возможность ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Переход на электронную трудовую книжку является добровольным, но работодатель обязан правильно оформить все необходимые документы и внести соответствующие записи в бумажный трудовой документ. Ниже представлена пошаговая инструкция, основанная на актуальной нормативной базе и практических рекомендациях (данные актуальны на 21 мая 2026 года).

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66.1 (предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде).
• Федеральный закон № 432‑ФЗ от «О трудовой книжке» (с изменениями, учитывающими электронный формат).
• Приказ Минтруда России № 18н от «Об утверждении формы заявления о переходе на ведение электронной трудовой книжки и порядке его заполнения».
• Инструкции по работе с электронными трудовыми книжками в системах 1С, «Госуслуги» и СФР (актуальные на 2026 год).

Что нужно сделать, если работник подал заявление о переходе на ЭТК в день приёма на работу?

1. Оформить приём на работу в общем порядке – внести запись о приёме в трудовую книжку (раздел «Сведения о работе»).
2. Письменно уведомить сотрудника о возможности ведения электронной трудовой книжки и о порядке подачи заявления.
3. Принять заявление о переходе на электронную трудовую книжку (форма по приказу Минтруда № 18н).
4. После получения заявления сделать запись в трудовой книжке о подаче такого заявления и о выдаче трудовой книжки работнику на руки.

Важно: запись о подаче заявления делается после её получения, а не до.

Как правильно оформить запись в трудовой книжке при переходе на электронную?

Согласно разъяснениям Минтруда и практике кадровых служб, в трудовой книжке делается следующая запись:

«В соответствии со ст. 66.1 ТК РФ работником подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Трудовая книжка выдана работнику на руки.»

Запись оформляется в разделе «Сведения о работе» (обычно после последней записи о трудовой деятельности). Обязательно:

• указать дату подачи заявления (можно указать дату фактического получения заявления работодателем);
• поставить подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печать организации;
• если требуется, заверить запись согласно внутреннему регламенту организации (например, подпись руководителя и печать).

Выдача бумажной трудовой книжки

После подачи заявления работнику обязательно выдаётся бумажная трудовая книжка на руки. Это подтверждает факт ознакомления с записью о переходе и обеспечивает возможность дальнейшего ведения бумажного варианта (если сотрудник решит сохранить его).

При выдаче книжки:

1. Сделать отметку о выдаче в журнале учёта трудовых книжек (или в электронной системе кадрового учёта).
2. Получить расписку от сотрудника о получении трудовой книжки (можно оформить в виде отдельного листа или сделать запись в заявлении о переходе).
3. Обеспечить сохранность копии заявления в личном деле сотрудника.

Даты в трудовой книжке: могут ли они не совпадать?

Многие кадровые специалисты задаются вопросом: если заявление подано, например, 05.04, а трудовая книжка выдаётся 06.04, какие даты указывать?

Ответ: Даты могут не совпадать. В трудовой книжке указывается дата подачи заявления (или дата получения заявления работодателем), а не дата выдачи книжки. Это подтверждается разъяснениями Минтруда и практикой судов.

Пример записи:

 – подано заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ст. 66.1 ТК РФ).
 – трудовая книжка выдана работнику на руки.

Особенности оформления в 2026 году

К 2026 году процесс перехода на электронные трудовые книжки стал более автоматизированным:

• Большинство крупных компаний используют интеграцию с системой «Госуслуги» и СФР, где заявление подаётся электронно и автоматически формируется запись в ЭТК.
• При электронном подаче заявления через личный кабинет сотрудника на портале Госуслуг, работодатель получает уведомление и может сразу же сформировать запись в бумажной трудовой книжке.
• В 2026 году рекомендуеться использовать шаблоны записей, утверждённые приказом Минтруда № 18н, чтобы избежать разночтений при проверках контролирующих органов.

Пошаговая инструкция для кадровой службы

1. Приём на работу – оформить стандартную запись о приёме.
2. Информирование сотрудника – разъяснить право на переход на ЭТК, предоставить образец заявления.
3. Приём заявления – принять заявление (в бумажном или электронном виде), поставить дату получения.
4. Внесение записи в трудовую книжку – записать факт подачи заявления (см. п. 3).
5. Выдача трудовой книжки – выдать документ сотруднику, получить расписку.
6. Формирование электронной трудовой книжки – передать сведения в СФР через электронный документооборот (или через личный кабинет на Госуслугах).
7. Хранение документов – сохранить оригинал заявления в личном деле сотрудника, копию – в кадровом архиве (не менее 50 лет).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказать сотруднику в переходе на ЭТК?

Нет. Переход на электронную трудовую книжку является правом работника, а не обязанностью. Отказ возможен только если сотрудник не подаёт заявление.

Нужно ли нотариально заверять запись в трудовой книжке?

Нотариальное заверение не требуется. Достаточно подписи уполномоченного лица и печати организации.

Что делать, если сотрудник потерял бумажную трудовую книжку после выдачи?

Сотрудник может запросить дубликат у работодателя (в соответствии с внутренними правилами) либо восстановить сведения через СФР, используя электронную трудовую книжку как основной источник.

Срок хранения заявления о переходе на ЭТК?

Согласно законодательству о защите персональных данных, заявление хранится в личном деле сотрудника не менее 50 лет после окончания трудовой деятельности.

Оформление трудовой книжки при переходе на электронную форму требует внимательного соблюдения порядка, установленного Трудовым кодексом и нормативными актами Минтруда. Главные этапы – приём на работу, информирование сотрудника, приём заявления, внесение соответствующей записи в бумажную трудовую книжку, выдача документа на руки и формирование электронной трудовой книжки в государственных системах. Следуя представленной инструкции, кадровая служба сможет избежать ошибок, обеспечить прозрачность процедуры и минимизировать риски претензий со стороны контролирующих органов.

Помните: ключевой момент – фиксировать факт подачи заявления до выдачи трудовой книжки и указывать в записи именно дату подачи (или получения) заявления, а не дату выдачи документа.