С 2019 г․ в России действует Федеральный закон № 439‑ФЗ «О трудовой книжке», который предусматривает возможность вести трудовую книжку в электронном виде․ Это удобно, экономит время и упрощает контроль за стажем работы․ Ниже вы найдете подробную инструкцию, как правильно оформить заявление, а также готовый образец заявления, который можно использовать в любой организации․

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника․
• Она хранится в системе «1С: Зарплата и управление персоналом» и доступна как работодателю, так и работнику через личный кабинет в системе «ПФР»․
• Переход на ЭТК возможен в любой момент, но после принятия решения вернуть бумажную трудовую книжку невозможно (Письмо Минтруда от № 14‑2/ООГ‑10180)․

Когда можно перейти на ЭТК

1. Если работник ранее не подавал заявление о выборе бумажной трудовой книжки, он может сделать это в любой момент․
2. Если работник в 2020 г․ выбрал бумажную трудовую, он может подать новое заявление о переходе на ЭТК․
3. Переход возможен даже при трудоустройстве в новую организацию․

Как оформить заявление

Заявление должно быть подано в письменной форме и подписано работником․ Важно, чтобы в заявлении были указаны все необходимые реквизиты, чтобы работодатель мог корректно внести запись в бумажную трудовую книжку и зарегистрировать переход в системе․

Что должно содержать заявление

• ФИО работника
• Должность и подразделение
• Дата и место работы
• Сведения о выборе электронного формата (пункт о переходе на ЭТК)
• Дата подачи заявления
• Подпись работника

Шаги при подаче заявления

1. Соберите все необходимые данные (ФИО, должность, дата начала работы)․
2. Заполните форму заявления (см․ образец ниже)․
3. Подпишите заявление и передайте его руководству или в отдел кадров․
4. Руководитель оформляет запись о переходе в бумажной трудовой книжке и передает документ работнику․
5. После этого работник получает доступ к своей ЭТК через личный кабинет ПФР․

Образец заявления

Ниже приведён готовый шаблон заявления, который можно скопировать и адаптировать под конкретную организацию․ Вставьте свои данные в квадратные скобки []․

После подписания заявление передаётся руководству или в отдел кадров․ Работодатель оформляет запись о переходе в бумажной трудовой книжке (см․ пункт 5 ниже)․

Как оформить запись в бумажной трудовой книжке

После получения заявления работодатель делает запись о выборе электронного формата․ В соответствии с приказом Минтруда № 320н, запись выглядит следующим образом:

• Графа 1 – номер записи (следующий после последнего номера)․
• Графа 2 – дата выдачи бумажной трудовой книжки (обычно дата подписания заявления)․
• В тексте записи указывается: «Переход на электронную трудовую книжку»․

После этого работник получает бумажную трудовую книжку с записью о переходе и может использовать её как подтверждение выбора электронного формата․

Что делать после подачи заявления

1. Проверьте, что в системе «1С: Зарплата и управление персоналом» появился ваш профиль в режиме ЭТК․
2. Получите доступ к личному кабинету ПФР и убедитесь, что сведения о стаже отображаются корректно․
3. Сохраните копию подписанного заявления и записи в трудовой книжке для личного архива․
4. Если возникнут вопросы, обратитесь в отдел кадров или к специалисту по кадровому учету․

Возможные ошибки и как их избежать

• Неполное заполнение заявления – убедитесь, что все поля заполнены, особенно дата начала работы․
• Отсутствие подписи – заявление без подписи не будет принято․
• Переход на ЭТК после выбора бумажной в 2020 г․ – это возможно, но обратного шага не будет․
• Несвоевременное оформление записи в бумажной трудовой книжке – это может вызвать проблемы при проверке стажа․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК? – Нет, согласно Письму Минтруда от № 14‑2/ООГ‑10180․
2. Как узнать, что у меня уже есть электронная трудовая книжка? – В личном кабинете ПФР будет указана информация о наличии ЭТК․
3. Что делать, если я забыл подать заявление в 2020 г․? – Подача возможна в любой момент, даже при текущем трудоустройстве․
4. Нужна ли отдельная форма для каждой организации? – Нет, один образец заявления подходит для всех․

Переход на электронную трудовую книжку – это шаг в сторону цифровизации кадрового учёта․ Он упрощает доступ к информации, ускоряет процессы проверки стажа и снижает бумажную нагрузку․ Следуйте приведённой инструкции, используйте готовый образец заявления, и вы быстро получите доступ к своей ЭТК․ Если возникнут вопросы, не стесняйтесь обращаться в отдел кадров вашей организации․

Удачной работы с электронными трудовыми книжками!