Дата актуализации: г․
С 2020 года в России активно развивается система электронных трудовых книжек (ЭТК)․ К 2024 году Минтруд планирует сделать электронный кадровый документооборот обязательным для всех работодателей․ Поэтому перевод сотрудников на ЭТК уже сегодня является важной задачей любой организации․
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровая версия бумажной трудовой книжки, в которой фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника: приёмы, переводы, увольнения, изменения должностей, награды и др․ Информация хранится в единой государственной системе КЭДО и доступна сотруднику через личный кабинет «Госуслуги» или корпоративные сервисы (Контур․Экстерн, 1С:Документооборот и др․)․
Законодательная база
- Приказ Минтруда РФ № 320н от г․ «Об организации электронного документооборота в сфере труда»․
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об электронной подписи» (основа юридической силы ЭТК)․
- Постановление Правительства РФ от г․ № 1239 «О порядке ведения и хранения электронных трудовых книжек»․
Когда перевод обязателен?
С 2024 года перевод на электронную трудовую книжку станет обязательным для всех работодателей, за исключением случаев, когда работник отказывается от электронного формата․ До этого момента перевод оставался добровольным, но многие компании уже перешли на ЭТК, чтобы избежать двойного ведения документации․
Преимущества перехода на ЭТК
- Упрощённый учёт – нет необходимости вести бумажные книги и вкладыши․
- Сокращение ошибок – автоматическое заполнение полей по шаблону, проверка на соответствие требованиям Приказа 320н․
- Доступность – сотрудник может просмотреть свою трудовую историю в любой момент через интернет․
- Экономия ресурсов – отсутствие расходов на бумагу, печать, хранение․
- Повышение прозрачности – все записи фиксируются в единой базе, что упрощает проверку инспекций․
Пошаговая инструкция перевода сотрудника на электронную трудовую книжку
- Подготовка заявления сотрудника
Сотрудник подаёт заявление о желании вести трудовую книжку в электронном виде․ Форму заявления можно взять из типовых образцов, размещённых на сайте Минтруда․
- Внесение записи в бумажную трудовую книжку
В графу 3 раздела «Сведения о работе» делается запись: «Сотрудник подал заявление о переводе на электронную трудовую книжку»․ Запись оформляется в соответствии с Приказом 320н․
- Выдача бумажной трудовой книжки
Если у сотрудника уже есть бумажная книжка, её необходимо выдать обратно, подписав в книге учёта движения трудовых книжек․
- Регистрация в системе КЭДО
Работодатель в личном кабинете КЭДО (или в интегрированной системе 1С, Контур․Экстерн) создаёт электронный профиль сотрудника и привязывает к нему запись о переводе․
- Заполнение электронных данных
Вносятся все сведения о предыдущих местах работы, датах приёма, должностях, основаниях переводов и т․д․ При необходимости загружаются сканы старых записей из бумажной книжки․
- Подписание записи электронной подписью
Запись о переводе подписывается квалифицированной электронной подписью работодателя (директора, главного бухгалтера)․
- Уведомление сотрудника
Сотруднику отправляется электронное уведомление (по e‑mail или через личный кабинет) о завершении перевода и инструкцию, как просматривать ЭТК․
- Ведение учёта в книге движения трудовых книжек
В книге учёта фиксируется факт выдачи/получения бумажной книжки и перевод в электронный формат․ Сотрудник ставит подпись․
Как оформить запись о переводе в трудовой книжке (2025 год)
Согласно рекомендациям компании «Е‑Офис 24», запись делается следующим образом:
- В графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается точная формулировка:
«Перевод сотрудника Иванова И․И․ на электронную трудовую книжку (ЭТК) с »․ - Если перевод сопровождается изменением должности, необходимо заключить новый трудовой договор и оформить отдельный приказ о переводе․
- Запись подписывается работодателем и ставится печать организации․
Отказ от электронного формата
Сотрудник в любой момент может отказаться от ЭТК и потребовать выдачу бумажной трудовой книжки․ В этом случае:
- Сотрудник подаёт письменный отказ․
- Работодатель вносит запись о возврате в книгу учёта движения трудовых книжек․
- Электронный профиль в КЭДО помечается как «неактивный», но сохраняет историю записей․
После отказа работодатель больше не несёт ответственности за ведение трудовой книжки в электронном виде․
Ответственность работодателя
За ошибки в заполнении ЭТК предусмотрена административная ответственность в виде штрафов от 5 000 до 30 000 рублей (пункт 2 статьи 5․27 КоАП РФ)․ Поэтому важно соблюдать:
- Точность дат и наименований должностей․
- Соблюдение формулировок, предписанных Приказом 320н․
- Подписание всех записей квалифицированной электронной подписью․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Обязательно ли переводить всех сотрудников?
С 2024 года – да, если только сотрудник не выразил отказ․ До этого момента перевод был добровольным․
Нужно ли сохранять бумажные трудовые книжки после перевода?
Да․ После перевода бумажную книжку необходимо выдать сотруднику, а в книге учёта фиксировать факт её получения․
Как быстро проходит процесс перевода?
При наличии готовой инфраструктуры (КЭДО, 1С) перевод может быть завершён в течение 1‑2 рабочих дней․
Можно ли вести одновременно и бумажную, и электронную книжку?
Теоретически возможно, но это противоречит требованиям Приказа 320н и может привести к двойному учёту, что увеличивает риск ошибок․
Как сотруднику получить доступ к своей ЭТК?
Через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через корпоративный сервис, предоставленный работодателем (например, Контур․Экстерн)․
Перевод сотрудника на электронную трудовую книжку – это не просто модный тренд, а реальная необходимость в условиях цифровой экономики․ Правильная организация процесса позволяет сократить административные издержки, повысить прозрачность кадрового учёта и обеспечить удобный доступ к трудовой истории для каждого работника․ Следуя пошаговой инструкции и соблюдая нормативные требования, любой работодатель сможет без проблем внедрить ЭТК в свою практику․
Помните: своевременный перевод и корректное оформление записей защищают интересы как работодателя, так и сотрудника, а также позволяют избежать штрафных санкций со стороны контролирующих органов․