С 2025‑го года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК)․ Она заменяет традиционный бумажный документ, позволяя вести запись о трудовой деятельности полностью в электронном виде через портал Госуслуги и системы работодателя․ Ниже – подробная инструкция, как правильно и законно внести сведения в ЭТК․

Что такое электронная трудовая книжка?

ЭТК – это цифровой документ, содержащий сведения о трудовой истории работника: даты приема, увольнения, перевода, повышения, награждения, стаж и пр․ По своей функции она полностью эквивалентна бумажной трудовой книжке, но обладает рядом преимуществ:

• Удобство доступа – запись можно просматривать в любой момент через личный кабинет на Госуслугах․
• Автоматизация – данные вносятся автоматически из кадровой системы работодателя․
• Защищённость – запись подписывается электронной подписью, что исключает подделку․

Правовая база

Ведение и внесение записей в ЭТК регулируется следующими нормативными актами:

1. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ), статья 66․1 – предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде․
2. Федеральный закон № 439‑ФЗ от  г․ «О внесении изменений в ТК РФ» (часть 5, ст․ 2) – уточняет порядок перехода на электронный формат․
3. Приказ Минтруда России от  № РМ‑К‑2024‑03 – порядок ведения электронных трудовых книжек в государственных и частных организациях․

Кто обязан вести электронную трудовую книжку?

ЭТК обязаны вести:

• Организации, имеющие более 50 сотрудников (по состоянию на 2026 г․)
• Государственные службы и муниципальные учреждения
• Работодатели, которые добровольно перешли на электронный формат, получив согласие работника․

Работники, не желающие использовать ЭТК, могут сохранить традиционную бумажную книжку, но в этом случае их трудовая история будет дублироваться в обеих системах․

Переход с бумажной трудовой книжки на электронную

Процедура перехода состоит из нескольких обязательных шагов:

1. Заявление работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (см․ образец ниже)․
2. Работодатель вносит в бумажную трудовую запись о переходе на ЭТК․
3. Работнику выдают бумажную книжку с пометкой о переходе (не позднее 3 дней с момента получения заявления)․
4. В системе работодателя создаётся электронный профиль сотрудника и передаётся в Фонд социального страхования (ФСС) через портал Госуслуги․

Пошаговая инструкция: как внести сведения в ЭТК

Ниже – типовые операции, которые необходимо фиксировать в ЭТК․ Каждая запись делается на основании официального документа (приказ, договор, соглашение)․

5․1 Приём на работу

1. Подготовьте трудовой договор и приказ о приёме (дата, основание, должность, подразделение)․
2. В кадровой системе введите данные работника (ФИО, ИНН, СНИЛС, дата рождения)․
3. Система автоматически формирует запись в ЭТК:
   • Дата приёма
   • Должность и штатное расписание
   • Основание (трудовой договор № … от …)
4. Запись подписывается электронной подписью уполномоченного лица․

5․2 Перевод, повышение, изменение условий труда

1. Сформируйте приказ о переводе/повышении (дата, новое место работы, новая должность, оклад)․
2. В системе укажите основание изменения и дату вступления в силу․
3. Система вносит запись:
   • Дата изменения
   • Новое место работы (подразделение, адрес)
   • Новая должность
   • Основание (приказ № … от …)
4. При необходимости добавьте примечание о причинах перевода (реорганизация, сокращение и т․п․)․

5․3 Увольнение (по собственному желанию, по инициативе работодателя, по соглашению сторон)

1. Подготовьте приказ об увольнении и трудовую справку (если требуется)․
2. В системе укажите:
   • Дата увольнения
   • Основание (ст․ 81 ТК РФ, ст․ 80 ТК РФ и т․д․)
   • Ссылка на приказ № … от …
3. Запись подписывается и автоматически отправляется в ФСС․
4. Работнику отправляется уведомление о завершении записи в ЭТК․

5․4 Награждения, премии, аттестации

1. Составьте приказ о награждении (дата, вид награды, основание)․
2. В системе введите запись:
   • Дата награждения
   • Вид награды (грамота, медаль, премия)
   • Основание (приказ № … от …)
3. ЭТК позволяет добавить примечание о размере премии или условии её выплаты․

Образец заявления работника о предоставлении сведений в электронном виде

Работник, желающий перейти на ЭТК, подаёт письменное заявление․ Ниже – типовой образец․

Заявление

Я, ФИО полностью, паспорт: серия, номер, выдан кем и когда,
проживающий(ая) по адресу: адрес,
прошу предоставить сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде
в соответствии со ст․ 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации
(ч․ 3 ст․ 2 закона № 439‑ФЗ от г․)․

После получения заявления работодатель вносит запись о переходе в бумажную трудовую книжку и создает профиль в ЭТК․

Как работнику посмотреть свою электронную трудовую книжку

Для доступа к ЭТК необходимо:

1. Зарегистрироваться (или войти) в личный кабинет на Госуслуги․
2. В разделе «Мои документы» выбрать «Электронная трудовая книжка»․
3. Нажать «Просмотр», где будет отображена полная история записей․
4. При необходимости распечатать выписку – функция «Скачать PDF»․

Частые ошибки при внесении сведений и как их исправлять

• Отсутствие основания записи – каждая запись должна ссылаться на конкретный документ (приказ, договор)․ Решение: добавить в систему скан-копию приказа․
• Неправильная дата – часто указывают дату подписания приказа, а не дату вступления в силу․ Решение: проверять поле «Дата начала действия»․
• Дублирование записей – при одновременном вводе в бумажную и электронную книжки может возникнуть дубль․ Решение: использовать единую кадровую систему, которая синхронизирует обе формы․
• Отсутствие подписи – запись без электронной подписи считается недействительной․ Решение: убедиться, что уполномоченный сотрудник подписал запись в системе․

Советы экспертов по работе с ЭТК

• Автоматизируйте процесс – внедрите в HR‑систему модуль «ЭТК», который автоматически генерирует записи из приказов․
• Проводите обучение персонала – каждый сотрудник отдела кадров должен знать порядок заполнения полей и требования к документам․
• Регулярно проверяйте актуальность данных – раз в квартал сравнивайте данные в ЭТК с бумажными справками, если они ещё используются․
• Храните электронные копии всех приказов – система требует прикрепления оригиналов в виде PDF․
• Обратная связь с сотрудниками – информируйте работников о каждой внесённой записи через автоматическое уведомление в личном кабинете․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться от ЭТК?

Да․ Работник имеет право требовать ведения только бумажной трудовой книжки, но в этом случае работодатель обязан вести обе формы параллельно․

Сколько времени занимает переход на электронный формат?

С момента получения заявления – до 5 рабочих дней․ После этого работник получает бумажную книжку с пометкой о переходе․

Как исправить ошибку в записи?

Работодатель оформляет приказ об исправлении, в системе вносит корректировку, а старую запись помечает как «исправлена»․

Можно ли использовать ЭТК для получения пенсионных прав?

Да․ Информация из ЭТК автоматически передаёться в Пенсионный фонд РФ и учитывается при расчёте страховых лет․

Что делать, если сотрудник уволился, а запись в ЭТК не появилась?

Проверить наличие подписанного приказа об увольнении в кадровой системе, затем инициировать повторную отправку данных в ФСС․

Дата актуализации статьи: