Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, содержащий сведения о трудовой деятельности гражданина. В статье рассмотрим ключевые даты введения и постепенного перехода на ЭТК, а также практические рекомендации для работников и работодателей.

Исторический контекст

Идея перехода на электронный формат трудовой книжки обсуждалась ещё в начале 2010‑х годов. Однако реальные законодательные шаги начались с принятия Федерального закона № 439‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части внедрения электронной трудовой книжки» в декабре 2019 года.

Основные этапы внедрения ЭТК

• 1 января 2020 г. – вступил в силу ФЗ 439‑ФЗ, официально запустив пилотный проект электронной трудовой книжки. С этой даты работодатели получили возможность направлять сведения о приёме, переводе и увольнении сотрудников в Пенсионный фонд РФ (ПФР) через форму СЗВ‑ТД.
• 1 января 2021 г. – обязательное ведение ЭТК для всех newly hired (первично трудоустроенных) сотрудников. Работники, уже имевшие бумажную книжку до этой даты, могли продолжать её использовать, но при необходимости могли перейти на электронный формат по заявлению.
• 1 января 2022 г. – расширение обязательного применения ЭТК: все работники, заключающие трудовой договор впервые после этой даты, оформляются исключительно в электронном виде. Для тех, кто уже работал до 2022 года, сохранялась возможность вести бумажную книжку параллельно с электронной.
• 1 января 2023 г. – завершение переходного периода: работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки для всех сотрудников, независимо от даты их приёма на работу. Бумажные книжки сохраняются только как архивный документ, а их выдача новопринятым сотрудникам прекращена.
• 2025 год (планируется) – полное исключение бумажных трудовых книжек из оборота. К этому моменту ожидается, что у каждого работающего по трудовому договору будет только электронная трудовая книжка, хранящаяся в Социальном фонде РФ (ранее ПФР).

Как оформить электронную трудовую книжку?

Для сотрудника, впервые устраивающегося на работу после 1 января 2022 года, процедура выглядит следующим образом:

1. При заключении трудового договора работник предоставляет свой СНИЛС и паспорт.
2. Работодатель формирует электронный документ о приёме (форма СЗВ‑ТД) и направляет его в Социальный фонд через личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги» или через специализированные сервисы ЭДО.
3. Социальный фонд создаёт запись в единой базе данных ЭТК и присваивает ей уникальный идентификатор.
4. Сотрудник может в любой момент получить выписку из своей электронной трудовой книжки через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в МФЦ.

Для сотрудников, уже имевших бумажную трудовую книжку до 2022 года, переход возможен по заявлению:

• Сотрудник подаёт заявление работодателю о желании перейти на ЭТК.
• Работодатель формирует СЗВ‑ТД с отметкой о переходе и отправляет его в Социальный фонд.
• После обработки заявления в базе появляется электронная запись, а бумажная книжка может быть оставлена на хранение у сотрудника как архив.

Преимущества электронной трудовой книжки

• Постоянный и удобный доступ к информации о трудовой деятельности (через «Госуслуги»).
• Исключение риска потери или повреждения документа.
• Сокращение времени на оформление и проверку трудовых отношений при приёме на работу.
• Возможность быстрой проверки стажа и выплат пенсионных взносов.
• Снижение административной нагрузки на работодателей (меньше бумажного документооборота).

Что нужно помнить работнику?

• Храните свой СНИЛС в безопасном месте – он является ключом к доступу к ЭТК.
• Регулярно проверяйте выписку из электронной трудовой книжки в личном кабинете «Госуслуги», чтобы убедиться в корректности внесённых данных.
• При изменении личных данных (ФИО, дата рождения) своевременно информируйте работодателя, чтобы он обновил сведения в СЗВ‑ТД.
• Если вы планируете работать у нескольких работодателей одновременно, убедитесь, что каждый из них передаёт сведения в Социальный фонд.

Электронная трудовая книжка вступила в силу с 1 января 2020 года как пилотный проект, а обязательное применение для всех newly hired сотрудников началось с 1 января 2022 года. К концу 2025 года планируется полное исключение бумажных трудовых книжек из оборота, и каждый работающий по трудовому договору будет иметь только электронную версию, хранящуюся в Социальном фонде РФ. Следовательно, ответ на вопрос «С какого числа будет электронная трудовая книжка?» – с 1 января 2020 года (начало внедрения), а обязательное использование для всех работников – с 1 января 2022 года, с полным переходом к 2025 году.