Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это современный способ ведения сведений о трудовой деятельности работника. За последние несколько лет она стала обязательным форматом в России, заменив часть бумажных документов и упростив процесс оформления.
История и правовая база
Электронная трудовая книжка появилась в России 5 лет назад. С 2021 года в законодательстве закреплено, что все сведения о трудовой деятельности могут храниться исключительно в электронном виде. С 1 января 2026 года переходный период завершается, и полностью перейти на ЭТК обязаны все работники.
Ключевые даты
- 2020 г. – ввод в эксплуатацию первой электронной версии трудовых книжек.
- 2021 г. – начало обязательного использования электронных записей для новых сотрудников.
- 1 января 2026 г. – завершение переходного периода, после которого бумажные книжки перестают выдаваться.
Кто получает электронную трудовую книжку?
ЭТК выдается:
- Всем новым работникам, которые начали трудовую деятельность после 1 января 2021 года.
- Сотрудникам, которые до этого работали только на бумажных формах, но не отказались от бумажной версии.
- При переходе с одной организации на другую, если прежний работодатель уже использовал ЭТК.
Если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки, он может одновременно пользоваться обоими форматами.
Как происходит выдача электронной трудовой книжки?
Процедура выдачи регулируется несколькими шагами:
- Регистрация в системе – работодатель заносит данные о новом сотруднике в официальную электронную систему труда.
- Подтверждение личности – через электронную подпись или подтверждение по паспорту.
- Создание записи – в системе формируется электронный профиль с указанием места работы, должности, даты начала и прочих реквизитов.
- Отправка ссылки – работнику приходит уведомление с инструкцией, как получить доступ к своей ЭТК (через портал trudovedeniye.gov.ru или мобильное приложение).
- Проверка и подпись – сотрудник проверяет введённые данные, при необходимости вносит поправки и ставит электронную подпись.
Преимущества электронной формы
Электронная трудовая книжка имеет несколько значимых плюсов:
- Неограниченный доступ – информацию можно проверить в любой момент, используя смартфон или компьютер.
- Безопасность – данные защищены шифрованием, а доступ к ним контролируется только уполномоченными лицами.
- Отсутствие потерь – в отличие от бумажных документов, электронный файл не может «потеряться» или «повредиться».
- Упрощённый перенос – при смене работы информация переносится автоматически, без необходимости оформлять новые бумажные копии.
Как пользоваться своей электронной трудовой книжкой?
Для работы с ЭТК необходимо выполнить несколько простых действий:
- Перейдите на официальный портал trudovedeniye.gov.ru или откройте мобильное приложение.
- Войдите в личный кабинет, используя ИНН, СНИЛС или электронную подпись.
- В разделе «Моя трудовая деятельность» вы увидите список всех мест работы, даты начала и окончания, а также сведения о стаже.
- При необходимости можно запросить выписку о стаже, которая пригодится для расчёта пенсии или подачи в другие органы.
- Если обнаружены ошибки, их можно исправить, подав запрос в службу поддержки работодателя.
Что делать, если работодатель не предоставляет ЭТК?
Если по какой‑то причине ваш работодатель не оформил электронную трудовую книжку, вы имеете право:
- Подать официальное заявление в отдел кадров или в HR‑отдел.
- Обратиться в контролирующие органы – Федеральную службу по труду и занятости (ФСТЭО).
- Требовать выдачи бумажной копии до полного перехода на электронный формат (до 1 января 2026 г.).
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную книжку?
Ответ: Да, если работник не отказался от бумажной формы, он может пользоваться обеими версиями одновременно.
Вопрос: Как получить выписку о стаже?
Ответ: В личном кабинете ЭТК есть кнопка «Получить выписку», после чего система генерирует документ в PDF‑формате, который можно распечатать или отправить по e‑mail.
Вопрос: Что делать, если в ЭТК отображены неверные сведения?
Ответ: Нужно сразу же уведомить работодателя и запросить корректировку данных. При невозможности решения issue обратитесь в ФСТЭО.
Электронная трудовая книжка – это современный, надёжный и удобный инструмент для ведения информации о трудовом стаже. Переход на электронный формат упрощает жизнь как работников, так и работодателей, обеспечивая постоянный доступ к актуальной информации и исключая риск потери данных. Если вы только начинаете работать или планируете сменить место работы, обязательно уточните у работодателя, как оформляется ЭТК, и следуйте инструкциям по её получению.
Не откладывайте переход на электронную форму – уже сейчас вы можете пользоваться всеми её преимуществами и быть уверенными в надёжности своей трудовой истории.