С 1 января 2020 года в России началось массовое внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК). С 1 января 2026 года завершается переходный период, после которого все сведения о трудовой деятельности будут храниться только в электронном виде. Это породило много вопросов у граждан. Один из самых распространенных: «Могу ли я самостоятельно создать себе электронную трудовую книжку?»
Давайте разберемся по порядку.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
ЭТК — это не просто файл в формате .docx или .pdf, который можно создать в Word. Это официальный электронный документ, который:
- Ведется в Единой государственной системе информации о трудовой деятельности (ЕГИС ТД).
- Имеет юридическую силу равную бумажному трудовому договору и трудовой книжке.
- Хранится на защищенных государственных серверах.
- Подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя и, при необходимости, самого работника.
Кто и как ведет электронную трудовую книжку?
Самостоятельно создать ЭТК гражданин НЕ МОЖЕТ. Ее ведение — это обязанность и право работодателя. Процесс выглядит так:
- При приеме на работу работодатель (или его представитель) обязан в течение 5 рабочих дней внести в ЕГИС ТД сведения о приеме (дата, должность, условия труда).
- В течение всего периода работы при каждом изменении (увольнение, перевод, отпуск, награждение) работодатель обязан оперативно (обычно в течение 15 дней) вносить соответствующие записи в ЭТК через ЕГИС ТД.
- При увольнении работодатель обязан внести запись об увольнении, включая основание и дату.
- Все записи в ЭТК подписываются УКЭП работодателя, что гарантирует их подлинность и неизменность.
Почему нельзя «сделать» ЭТК самому в Word?
Попытка создать файл в Word (даже в формате .docx, который используется с 2007 года) — это не имеет никакого юридического значения. Вот почему:
- Отсутствие доступа к ЕГИС ТД. Только аккредитованные организации (работодатели, Фонд социального страхования, МФЦ) имеют доступ к системе для внесения записей.
- Нет электронной подписи. Без УКЭП записи не считаются подлинными. Получить УКЭП для ведения ЭТК может только юридическое лицо или ИП.
- Нет централизованного хранения. Ваш файл на компьютере не защищен от подделки, его не проверит ни Пенсионный фонд, ни новый работодатель, ни банк при оформлении кредита.
- Это не та документация. Формат .docx — это просто технология Microsoft Office. ЭТК — это данные в государственной информационной системе.
Что же можно и нужно делать работнику?
Хотя создать ЭТК самостоятельно нельзя, вы можете и должны контролировать ее ведение. Вот ваши действия:
Проверить, ведется ли у вас ЭТК
С 2020 года работодатель обязан уведомить вас о ведении ЭТК. Вы можете:
- Запросить информацию у отдела кадров (HR) или бухгалтерии.
- Проверить свои данные через портал «Госуслуги» (услуга «Сведения о трудовой деятельности»). Для этого нужна подтвержденная учетная запись.
- Обратиться в Пенсионный фонд России (ПФР) через личный кабинет на их сайте или в отделении.
Получить выписку из ЭТК
Вы вправе в любой момент получить выписку из своей электронной трудовой книжки. Это можно сделать:
- Через «Госуслуги» (бесплатно, в электронном виде).
- Через личный кабинет на сайте ПФР.
- Написав заявление работодателю (он обязан выдать вам выписку на бумажном носителе с печатью и подписью, если вы так хотите).
Принять меры, если записи не ведутся или ведутся с ошибками
Если вы обнаружили, что работодатель не вносит данные в ЕГИС ТД или вносит их некорректно:
- Напишите письменное заявление на имя руководителя с требованием исправить записи в ЭТК.
- Если ответа нет или он неудовлетворительный, обратитесь с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в Прокуратуру.
- Можете также подать иск в суд о восстановлении трудовых прав.
- Электронную трудовую книжку нельзя «сделать» самостоятельно в Word или любом другом редакторе. Это государственная система.
- Ведение ЭТК — это прямая обязанность работодателя. Он отвечает за полноту, точность и своевременность записей.
- Ваша задача, контролировать процесс. Регулярно проверяйте свою ЭТК через «Госуслуги» или ПФР.
- До 2026 года у вас может быть как электронная, так и (по заявлению) бумажная трудовая книжка. После 2026 года бумажный вариант перестанет выдаваться.
- Все сведения о стаже, отпусках, увольнениях, которые раньше были в бумажной книжке, теперь вносятся в ЕГИС ТД. Пенсионный фонд будет считать стаж на основании этих данных.
Помните: Ваша электронная трудовая книжка — это ваш цифровой трудовой актив. Заботьтесь о нем, проверяйте его, но не пытайтесь создать его сами. Это задача для вашего работодателя и государства.
Информация актуальна на май 2026 года. Уточняйте детали на официальных ресурсах: Госуслуги, Пенсионный фонд России, Государственная инспекция труда.