Цифровизация кадрового делопроизводства в России шагнула далеко вперед. Электронная трудовая книжка (ЭТК) появилась в нашей стране несколько лет назад‚ и с 1 января 2026 года завершился переходный период по их внедрению. Это означает‚ что трудовой стаж теперь в обязательном порядке формируется в цифровом формате. Однако у многих кадровиков и работодателей до сих пор возникают вопросы о документальном оформлении этого процесса. Один из самых частых: нужно ли регистрировать заявления сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки? Разберемся в этом подробно.
Краткая история перехода на ЭТК
Переход на электронные трудовые книжки начался в 2020 году. Работодателей обязали вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в цифровом виде и регулярно передавать их в Социальный фонд России (СФР). До 2021 года работникам давали право выбора: остаться на бумажном варианте‚ перейти на «электронку» или сохранить оба формата.
С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки для тех‚ кто впервые устраивается на работу. А с 1 января 2026 года переходный период полностью завершен. Теперь цифровой формат стал основным‚ хотя в некоторых ситуациях вести бумажную книжку все еще продолжают (например‚ по желанию работника‚ сохранившего оба формата).
Зачем нужно заявление о переходе на ЭТК?
Несмотря на общую цифровизацию‚ выбор формата трудовой книжки для сотрудников‚ начавших свою трудовую деятельность до 2021 года‚ осуществляется исключительно добровольно. Работодатель не имеет права принудительно перевести человека на ЭТК. Именно поэтому:
- Уведомление: работодатель обязан проинформировать сотрудников о грядущих изменениях и их правах.
- Заявление: служит главным юридическим основанием для действий кадровика. Если работник хочет перейти на ЭТК и отказаться от бумажной книжки‚ он пишет заявление. Если хочет сохранить бумажный вариант — пишет заявление о сохранении бумажной ТК. Если хочет вести оба формата — также пишет соответствующее заявление.
Подлежит ли регистрации заявление работника?
Ответ однозначный: да‚ подлежит. Заявление о переходе на электронную трудовую книжку (или о сохранении бумажной), это важный кадровый документ‚ который влечет за собой юридические и бухгалтерские последствия. Как и любые другие заявления сотрудников (на отпуск‚ на увольнение‚ на выдачу справок)‚ оно должно быть должным образом зафиксировано.
Где и как регистрировать заявления?
Трудовой кодекс РФ не содержит строгих указаний о том‚ в каком именно журнале нужно регистрировать такие заявления. На практике у работодателя есть два основных варианта:
- Книга учета заявлений о выборе формы трудовой книжки. Это отдельный журнал‚ который многие компании завели специально под нужды переходного периода. Это наиболее удобный и наглядный вариант‚ позволяющий быстро отследить‚ кто из сотрудников уже определился с форматом‚ а кто еще нет.
- Общий журнал учета входящей корреспонденции. Если отдельной книги нет‚ заявление регистрируется в общем журнале входящих документов. Ему присваивается входящий номер и дата.
Регистрация заявления необходима по нескольким причинам:
- Подтверждение факта получения документа от работника в конкретную дату.
- Защита работодателя от возможных трудовых споров (например‚ если работник заявит‚ что не просил выдавать ему бумажную книжку на руки).
- Контроль сроков: после получения заявления о переходе на ЭТК работодатель обязан выдать бумажную трудовую на руки не позднее 5 рабочих дней.
Нужно ли регистрировать саму электронную трудовую книжку?
Часто вместе с вопросом о регистрации заявлений возникает другой: нужно ли регистрировать в книге учета или ином документе сами электронные трудовые книжки и должен ли работник предъявить ее при приеме на работу?
Здесь важно понимать разницу между бумажным и электронным документом:
- Бумажная ТК: это физический бланк строгой отчетности. При приеме на работу работник обязан ее предъявить‚ а кадровик, внести запись в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
- Электронная ТК: это совокупность сведений в информационной системе СФР. Физически ее не существует‚ ее нельзя «взять в руки» или «потерять» в сейфе работодателя.
Следовательно‚ электронную трудовую книжку не нужно регистрировать в Книге учета движения трудовых книжек. При приеме на работу сотрудник с ЭТК не приносит бумажный бланк. Вместо этого кадровик запрашивает сведения о его трудовой деятельности выгрузкой из базы СФР (через программы электронного документооборота‚ такие как СБИС‚ Контур.Экстерн и др.‚ или через портал Госуслуг/сайт СФР).
Однако стоит отметить: несмотря на переход на ЭТК‚ у многих россиян еще остаются бумажные трудовые книжки. Если работник при приеме на работу предъявляет бумажную ТК (например‚ потому что ранее выбрал ведение обоих форматов или не подавал никакого заявления)‚ работодатель обязан принять ее‚ продолжить ведение и зарегистрировать в Книге учета по общим правилам. С 2023 года при оформлении новых бумажных бланков используются бланки нового образца.
Как подтвердить наличие у работника ЭТК?
Если работник перешел на электронный формат‚ подтверждением его стажа для нового работодателя служат:
- Сведения о трудовой деятельности из информационных ресурсов СФР.
- Выписка из электронной трудовой книжки‚ которую работник может самостоятельно запросить через портал Госуслуг или МФЦ и предоставить при трудоустройстве.
С помощью электронной цифровой книжки россияне всегда могут проверить‚ передает ли текущий работодатель корректные сведения в Социальный фонд России и какая информация о стаже зафиксирована в системе.
Резюме
Переход на электронные трудовые книжки значительно упростил жизнь и крупным работодателям‚ и сотрудникам. Но кадровый учет остается важной частью работы. Заявления о переходе на ЭТК (или сохранении бумажного формата) обязательно подлежат регистрации — в специальном журнале учета заявлений или в книге входящей корреспонденции. В то же время саму электронную трудовую книжку регистрировать в классической Книге учета движения трудовых книжек не требуется‚ так как она не имеет физического носителя и хранится в базах СФР.