В России в 2019 г. был принят Федеральный закон № 439‑ФЗ, который ввёл электронную трудовую книжку (ЭТК). С 1 января 2021 г. все новые сотрудники автоматически получают ЭТК, а существующие работники могут перейти на неё в любой момент. Однако для перехода требуется письменное заявление работодателя, и существуют чёткие сроки, в которые его необходимо подать и оформить.
Кто обязан подавать заявление?
- Работник, который ранее не подавал заявление о выборе формата ведения трудовой книжки до 31 декабря 2020 г.
- Работник, который уже имеет бумажную трудовую книжку и хочет перейти на электронный формат.
- Работник, который ранее отказался от бумажной книжки, но теперь хочет подтвердить переход.
Если работник не подал заявление до 31 декабря 2020 г., работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку. В любой момент после этой даты работник может подать заявление о переходе на ЭТК.
Крайний срок подачи заявления
До 31 декабря 2020 г. включительно работник должен подать заявление, иначе работодатель продолжит вести бумажную трудовую книжку. После 31 декабря 2020 г. работник может подать заявление в любой момент, но:
- Переход на ЭТК возможен только с согласия работника.
- Вернуться к бумажному варианту после перехода уже нельзя.
Как оформить заявление?
Заявление может быть в произвольной форме, но рекомендуется использовать готовый шаблон, чтобы не упустить важные детали. Ниже приведён пример заявления.
Пример заявления
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку
Я, ФИО работника, прошу работодателя, название организации, предоставить мне сведения о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439‑ФЗ).
Дата подачи заявления: дата, месяц, год.
Подпись работника: ____________________
Сроки оформления и записи в трудовой книжке
- В течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления работодатель должен внести запись о переходе в бумажную трудовую книжку и выдать работнику бумажный документ с отметкой о выборе формата.
- Запись в трудовой книжке должна выглядеть так:
Подано письменное заявление (ФИО) о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439‑ФЗ). - После внесения записи работодатель обязан выдать работнику бумажный экземпляр трудовой книжки в течение 3 рабочих дней.
- Не позднее 25 числа следующего месяца работодатель должен оформить все необходимые документы и удостоверить переход в системе ЭТК.
Что делать, если работник ранее отказался от бумажной трудовой книжки?
Если работник ранее подавал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, но теперь хочет перейти на ЭТК, работодатель всё равно обязан:
- Внести запись о переходе в трудовой книжке при увольнении работника.
- Выдать работнику бумажный документ с отметкой о переходе.
Пошаговый чек‑лист для работодателя
- Получить от работника письменное заявление о переходе на ЭТК.
- Проверить, что заявление содержит:
- ФИО работника
- Дата подачи заявления
- Ссылка на статью 66.1 Трудового кодекса и Федеральный закон № 439‑ФЗ
- Внести запись в трудовую книжку в течение 3 рабочих дней.
- Выдать работнику бумажный экземпляр трудовой книжки с отметкой о переходе в течение 3 рабочих дней.
- Зарегистрировать переход в системе ЭТК и убедиться, что работник получил доступ к электронному учёту.
- Сохранить копию заявления и записи в трудовой книжке в кадровом архиве.
Важно помнить
- Переход на электронную трудовую книжку возможен только с согласия работника.
- После перехода к ЭТК вернуться к бумажному варианту нельзя.
- Если работник не подал заявление до 31 декабря 2020 г., работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку до момента подачи заявления.
- Работник может подать заявление в любой момент после 31 декабря 2020 г., но запись и выдача бумажного документа должны быть сделаны в течение 3 рабочих дней.
- Не позднее 25 числа следующего месяца работодатель должен завершить все процедуры регистрации перехода в системе ЭТК.
Переход на электронную трудовую книжку – это важный шаг в цифровизации кадрового учёта. Соблюдение сроков подачи заявления и оформления записей гарантирует законность и прозрачность процесса. Если вы – работник, не забудьте подать заявление до 31 декабря 2020 г., если хотите избежать бумажной трудовой книжки. Если вы – работодатель, следите за тем, чтобы все заявления обрабатывались в срок и соответствовали требованиям законодательства.