Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это современный аналог привычной бумажной booklet, который ведётся в единой государственной информационной системе. Внедрение ЭТК призвано сделать учёт трудового стажа более удобным, прозрачным и защищённым от потери или подделки. Однако процесс внесения сведений, особенно при переходе с бумажного носителя, вызывает много вопросов у как у работодателей, так и у работников.

Самое главное помнить, что правильное и своевременное внесение данных в ЭТК — это прямая обязанность работодателя. Невыполнение этой обязанности может повлечь административную ответственность. В этой статье мы разберём, как и когда нужно вносить сведения в электронную трудовую книжку, с учётом законодательства России и Украины.

Общая схема ведения Электронной трудовой книжки

Принцип работы ЭТК одинаков в обеих странах: информация о приёме на работу, увольнении, отпусках, поощрениях и других кадровых событиях вносится работодателем в специальную государственную систему. У работника есть доступ к своей электронной книжке через портал госуслуг (в России) или аналогичные сервисы (в Украине).

Кто и что должен вносить?

• Работодатель (организация или ИП): обязан формировать и направлять в систему все сведения о трудовой деятельности каждого сотрудника, с которым заключён трудовой договор.
• Служба кадров (HR-специалист): непосредственно выполняет операцию по внесению данных на основании приказов, трудовых договоров и других документов.
• Работник: не вносит данные самостоятельно, но имеет право проверять их достоверность и полноту, а также получать выписку из ЭТК.

Ситуации для внесения сведений

Данные в ЭТК вносятся в двух основных случаях:

При трудоустройстве нового сотрудника (создание записи)

1. Перевод или перемещение. При изменении условий трудового договора (перевод, изменение должности, оплаты) вносится соответствующая новая запись.

При увольнении сотрудника (завершение записи)

1. Увольнение по любому основанию (собственное желание, сокращение, нарушение). Вносится дата увольнения и основание, указанное в приказе (ст. 81, 77, 78 ТК РФ и т.д.).
2. Завершение работы по срочному договору. Автоматически закрывается запись по истечении срока.

Нюансы для России (с 2021 года)

Очень важно чтобы ответ был на русском языке и отражал актуальные нормы. С 1 января 2021 года в России действует правило: при приёме на работу гражданину оформляется только электронная трудовая книжка. Бумажная выдаётся только по письменному заявлению работника. Это ключевое изменение.

Как внести данные при первом приёме?

Если у работника ранее не было трудового стажа (он выпускник или впервые устраивается), процесс прост:

1. Заключить трудовой договор.
2. В течение 5 рабочих дней с даты приёма создать запись в ЭТК через систему «Электронная трудовая книжка» (интегрирована с порталом Госуслуг и программами 1С, «Кадры» и др.).
3. Уведомить работника о создании записи (обычно через личный кабинет на Госуслугах).

Как перенести данные из бумажной книжки?

Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка с записями до 2021 года, работодатель обязан:

• При приёме на работу получить у работника бумажную книжку.
• Внести все сведения из неё в электронную книжку в течение 5 рабочих дней с даты приёма. Это делается путём ручного ввода или загрузки скана (в зависимости от возможностей ПО).
• Проверить достоверность внесённых данных с работником.
• Вернуть бумажную книжку работнику. С этого момента она считается недействительной, но может храниться у работника как архивный документ.

Невероятно важно помнить: перенос данных из бумажной книжки — это не просто формальность, а юридически значимое действие, определяющее стаж работника для назначения пенсии и других социальных выплат.

Ситуация в Украине (до 10 июня 2026)

В Украине также идёт процесс перехода на электронный учёт. До 10 июня 2026 года все бумажные трудовые книжки должны быть оцифрованы и внесены в электронный Реестр застрахованных лиц Пенсионного фонда Украины.

Кто и как выполняет оцифровку?

Обязанность лежит на работодателях:

1. Работодатель должен собрать у всех действующих и уволенных сотрудников (за период работы у данного работодателя) бумажные трудовые книжки.
2. Оформить скан-копии всех записей (приказы о приёме/увольнении, записи об отпусках и т.д.).
3. Через личный кабинет на портале Пенсионного фонда Украины или через систему электронного документооборота (например, «Клієнт-ПФУ») загрузить данные в Реестр.
4. Подтвердить корректность внесённой информации.

Для работника это означает, что после внесения данных его стаж будет отображаться в личном кабинете на портале ПФУ. Бумажная книжка после этого также теряет юридическую силу для подтверждения стажа.

Практические советы и частые ошибки

• Своевременность. Вносить данные нужно в установленные законом сроки (в РФ — 5 рабочих дней). Промедление — административное правонарушение.
• Точность; Ошибки в датах, названиях организаций или основаниях увольнения могут привести к спорам при расчёте пенсии. Всегда сверяйте данные с исходными документами (приказом, договором).
• Информирование сотрудника. После внесения или изменения записи уведомляйте работника. В России это можно сделать через Госуслуги, в Украине — через уведомление в личном кабинете ПФУ.
• Хранение документов-оснований. Все приказы, договоры и другие документы, на основании которых вносились записи, должны храниться в деле работника в течение установленного срока (75 лет).
• Работа с «историческими» данными. При приёме человека, который работал в разных компаниях, ваша обязанность — внести только данные по периоду работы у вас. Предыдущие записи должны были быть внесены его прошлыми работодателями. Если это не сделано, работник может обратиться с заявлением в Пенсионный фонд/ПФУ для оспаривания стажа.

Внесение сведений в электронную трудовую книжку — это стандартная, но ответственная процедура. Она требует от кадровиков внимательности, знания сроков и умения работать с соответствующими государственными системами. Для работников это возможность всегда иметь актуальную и защищённую версию своего трудового стажа в цифровом виде.

Главный вывод: процесс цифровизации трудовых книжек не отменяет, а переводиет в электронный формат те же самые обязанности работодателя по ведению кадрового учёта. Соблюдение правил внесения данных сегодня — это забота о социальных гарантиях ваших сотрудников завтра.