С 1 января 2026 года в России официально завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК); Это важное событие меняет правила кадрового документооборота и требует осознанного выбора от каждого работника. В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление о переходе на электронную или бумажную трудовую книжку, кто должен его писать и какие нюансы необходимо учитывать.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог традиционного бумажного документа. Сведения о трудовой деятельности и стаже работника хранятся в информационной системе Пенсионного фонда России (ныне — Социального фонда России). Электронные документы позволяют безопасно хранить персональные данные, минимизировать риски их потери или порчи, а также оперативно получать доступ к сведениям о стаже как работнику, так и работодателю.
Кому необходимо писать заявление?
Обязанность подачи заявления зависит от статуса работника и даты его трудоустройства:
- Впервые устраивающиеся на работу: Лица, принимаемые на работу впервые начиная с 1 января 2021 года, автоматически получают электронную трудовую книжку. Бумажный вариант им не заводится, писать заявление им не нужно.
- Действующие работники: Граждане, которые начали свою трудовую деятельность до 2021 года, имели право выбора до конца 2020 года. Однако, если вы ранее не подавали заявление или изменили свое решение, вы можете сделать это в 2026 году и позже.
- Работники, выбравшие ЭТК ранее: Если вы уже перешли на электронный формат, но хотите вернуться к бумажному варианту, актуальным становится вопрос о возобновлении ведения бумажной трудовой книжки.
Как сделать выбор: электронная или бумажная?
Работник имеет право выбрать один из двух вариантов:
- Сохранить бумажную трудовую книжку. В этом случае работодатель продолжит вносить записи как в бумажный документ, так и в электронную систему (дублирование данных).
- Перейти на электронную трудовую книжку. В этом случае бумажный бланк выдается работнику на руки с соответствующей записью, и далее работодатель ведет сведения о стаже только в электронном виде.
Важно помнить: если работник в течение переходного периода (до 2026 года) молчал и не подавал никакого заявления, по умолчанию считалось, что он сохраняет бумажную трудовую книжку. Однако сейчас право выбора сохраняется, и подать заявление можно в любой момент.
Как правильно составить заявление?
Законом строгий шаблон или унифицированная форма заявления не предусмотрена. Документ составляется в произвольной форме. Его можно написать от руки на обычном листе бумаги формата А4 или набрать на ПК и распечатать.
Обязательные реквизиты заявления:
- Шапка: Должность руководителя организации, наименование компании, ФИО руководителя (в дательном падеже), а также должность и ФИО работника (в родительном падеже).
- Название документа: По центру листа пишется слово «Заявление».
- Суть обращения: Четко сформулированная просьба о переходе на ЭТК или о сохранении/возобновлении бумажного варианта со ссылкой на соответствующую статью закона (например, ст. 66.1 ТК РФ).
- Дата составления: Указывается актуальная дата подачи документа.
- Личная подпись работника: На заявлении обязательно должна быть поставлена подпись автора, далее заявление направляется руководителю для резолюции.
Образцы заявлений
Образец 1: Заявление о переходе на электронную трудовую книжку
Генеральному директору
ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
от менеджера
Петрова П.П.
ЗАЯВЛЕНИЕ
В связи с переходом на электронные трудовые книжки и в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, прошу предоставить мне сведения о трудовой деятельности за период работы в ООО «Ромашка» в электронном виде (сформировать электронную трудовую книжку).
О переходе на электронную трудовую книжку уведомлен(а).
Подпись: _____________ / Петров П.П./
Образец 2: Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки
Генеральному директору
ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
от бухгалтера
Сидоровой А.В.
ЗАЯВЛЕНИЕ
В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации, прошу продолжить вести мою трудовую книжку на бумажном носителе. От перехода на электронную трудовую книжку отказываюсь.
Подпись: _____________ / Сидорова А.В./
Возможно ли возобновление бумажной трудовой книжки после перехода на ЭТК?
Частый вопрос среди работников: можно ли вернуть бумажный формат, если ранее вы уже выбрали ЭТК? Да, это возможно. Законодательство позволяет работнику в любой момент подать заявление о возобновлении ведения бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель обязан завести новый бумажный бланк и внести в него запись о текущей работе, а также продолжать дублировать информацию в электронном формате.
Действия работодателя после получения заявления
После того как работник подает заявление, кадровая служба обязана:
- Зарегистрировать заявление в журнале учета входящих документов.
- Издать приказ о переходе работника на ЭТК (или сохранении бумажного формата).
- При переходе на ЭТК: не позднее 15 календарных дней подать отчет в Социальный фонд России (форма ЕФС-1).
- Выдать бумажную трудовую книжку на руки работнику под роспись (если выбрана ЭТК), предварительно сделав в ней запись о подаче заявления.
Переход на электронные трудовые книжки, это шаг к современному и безопасному документообороту. Независимо от того, выберете ли вы электронный формат или решите сохранить бумажный документ, самое главное, сделать осознанный выбор и правильно оформить заявление. Используйте наши образцы и рекомендации, чтобы составить документ без ошибок и в полном соответствии с законодательством 2026 года.