Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой документ‚ в котором фиксируются все трудовые отношения работника: даты приема‚ увольнения‚ сведения о заработной плате‚ отпусках‚ профессиональном обучении и т․д․ В Украине с 1 января 2024 года началась массовая оцифровка трудовых книжек‚ а с 10 июня 2026 года учёт трудового стажа будет вестись исключительно в электронном виде․

Законодательная база

• Закон Украины «О трудовых книжках» от 22 июня 2022 г․
• Постановление Кабинета Министров Украины № 707 от 12 апреля 2024 г․ «Об организации электронного реестра трудовых книжек»․
• Регламент работы Порталу електронної трудової книжки (ПФУ) – etk․pfu․gov․ua․

Кто обязан оцифровывать трудовую книжку?

Согласно текущим правилам:

1. Работники‚ у которых трудовая книжка была выдана до 1 января 2004 г․‚ обязаны оцифровать её в срок до 10 июня 2026 г․
2. Работодатели обязаны обеспечить возможность доступа к ЭТК своих сотрудников в течение 30 дней после получения согласия работника․
3. Для новых работников (трудовая книжка выдана после 1 января 2004 г․) сразу оформляется электронная запись без бумажного аналога․

Где хранится электронная трудовая книжка?

ЭТК хранится в единой государственной базе данных Социального фонда Украины (ПФУ)․ Доступ к ней предоставляется через защищённый Портал електронної трудової книжки‚ который интегрирован с системами «Дія» и «Е-Госуслуги»․

Как работодатель получает доступ к ЭТК?

Для просмотра электронных трудовых книжек работодателю необходимо:

• Иметь аккредитованный аккаунт в Портале ПФУ (обычно создаётся в рамках корпоративного аккаунта)․
• Получить согласие работника на предоставление доступа (электронная подпись или письменное согласие)․
• Подключить интеграцию с ERP/HR‑системой (по желанию) через API ПФУ․

Пошаговая инструкция для работодателя

Шаг 1․ Регистрация в Портале ПФУ

1. Перейдите на https://etk․pfu․gov․ua․
2. Нажмите «Регистрация юридического лица»․
3. Заполните форму: ИНН‚ ЕДРПОУ‚ юридический адрес‚ контактное лицо․
4. Подтвердите регистрацию через Электронный цифровой подпись (ЭЦП) или Дія‑ID․
5. После одобрения получите логин и пароль администратора․

Шаг 2․ Настройка прав доступа

1. Войдите в личный кабинет ПФУ․
2. Раздел «Управление пользователями» → «Создать пользователя»․ Добавьте HR‑специалистов‚ указав их ЕДРПОУ и ЭЦП․
3. Назначьте роль «Просмотр трудовых книжек» (можно ограничить только чтением)․

Шаг 3․ Получение согласия от работника

Согласие может быть оформлено двумя способами:

• Электронный запрос через Дія: отправьте работнику ссылку‑приглашение‚ он подтверждает доступ своей Дія‑подписью․
• Печатный документ: работник подписывает форму «Согласие на предоставление доступа к электронной трудовой книжке»‚ сканирует и загружает в систему․

Шаг 4․ Поиск и просмотр ЭТК

1. В личном кабинете выберите «Поиск трудовой книжки»․
2. Введите один из идентификаторов: СНИЛС‚ номер трудовой книжки (если известен)‚ ФИО + дата рождения․
3. Нажмите «Найти»․ Система отобразит карточку работника․
4. Для просмотра нажмите «Открыть электронную трудовую книжку»․ Доступен полный журнал записей‚ а также возможность выгрузки в PDF․

Шаг 5․ Интеграция с HR‑системой (по желанию)

Если у компании уже используется HR‑система (SAP SuccessFactors‚ 1C:Зарплата и Управление Персоналом и т․д․)‚ можно настроить автоматический импорт данных через API ПФУ:

• Получите API‑ключ в разделе «Разработчикам» личного кабинета․
• Следуйте документации API для запросов GET /employees/{snils}/book․
• Настройте периодическую синхронизацию (например‚ раз в сутки) для актуализации данных․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1․ Можно ли просмотреть ЭТК без согласия работника?

Нет․ По закону доступ к персональным данным (в т․ч․ к ЭТК) возможен только после получения явного согласия работника․ Исключения – только в случаях‚ предусмотренных судебным решением․

Вопрос 2․ Что делать‚ если работник не имеет Дія‑ID?

Работнику необходимо оформить Дія‑ID в любом отделении «Дія‑центр» или онлайн через diia․gov․ua․ После получения он сможет подписать согласие электронно․

Вопрос 3․ Как восстановить доступ‚ если пароль утерян?

В личном кабинете ПФУ есть функция «Восстановление пароля»․ Для подтверждения личности потребуется ЭЦП или одноразовый код‚ отправляемый на зарегистрированный телефон/почту․

Вопрос 4․ Можно ли изменить записи в ЭТК?

Изменять записи может только уполномоченный орган (служба занятости‚ ПФУ) или работодатель в случае исправления ошибок‚ но только после согласования с работником и предоставления подтверждающих документов․

Возможные проблемы и их решение

Электронная трудовая книжка – ключевой элемент современного кадрового учета в Украине․ Для работодателя процесс доступа к ЭТК полностью автоматизирован и безопасен‚ если соблюдены два простых условия: регистрация в Портале ПФУ и получение согласия работника․ Следуя пошаговой инструкции‚ любой HR‑специалист сможет быстро просмотреть и при необходимости выгрузить данные о трудовом стаже‚ отпусках и обучении сотрудников‚ что упрощает ведение кадрового делопроизводства и помогает соблюдать законодательные требования․

Помните: срок оцифровки трудовых книжек истекает 10 июня 2026 года․ Не откладывайте процесс на последний момент – подготовьте сотрудников и настройте доступ уже сейчас․

Статья подготовлена на основе официальных источников ПФУ и актуального законодательства Украины по состоянию на 23 мая 2026 года․