С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Этот процесс регламентируется статьей 66.1 Трудового кодекса РФ и приказом Минтруда России от 10 октября 2016 г. № 557н. В данной статье мы подробно расскажем, где и как можно оформить трудовую книжку в электронном виде, какие возможности предоставляются работникам и работодателям, а также как получить доступ к этим данным.
Важно! Электронная трудовая книжка, это не отдельный документ, а выписка из базы данных Социального фонда России (СФР), содержащая сведения о трудовой деятельности гражданина. Все записи о стаже с 2020 года ведутся только в электронном формате.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровая выписка из базы данных Социального фонда России, которая содержит информацию о:
- Наименовании работодателя;
- Должности и структурном подразделении;
- Дата приема и увольнения;
- Основаниях и причинах прекращения трудового договора;
- Квалификации, профессиональной переподготовке и повышении квалификации;
- Наградах и поощрениях;
- Сведениях о работе до 2020 года (при их переносе в электронный формат).
Кто может оформить электронную трудовую книжку?
Согласно законодательству, электронные трудовые книжки оформляются для следующих категорий граждан:
- Новые работники — лица, впервые трудоустраивающиеся после 31 декабря 2020 года. Для них бумажная трудовая книжка не оформляется, вся информация ведется только в электронном формате.
- Существующие работники — граждане, которые до 2020 года имели бумажную трудовую книжку. Они могут:
- Продолжить ведение трудовой книжки в бумажном формате (по их заявлению);
- Перейти на электронный формат, подав соответствующее заявление работодателю;
- Получить выписку из электронной трудовой книжки по запросу.
- Работодатели, организации и индивидуальные предприниматели, которые обязаны предоставлять сведения о трудовой деятельности своих сотрудников в Социальный фонд России.
Где можно оформить электронную трудовую книжку?
Через работодателя
Для новых работников:
- При трудоустройстве работодатель оформляет трудовую книжку в электронном виде;
- Все последующие записи о стаже вносятся в базу данных СФР;
- Работник получает доступ к своей электронной трудовой книжке через личный кабинет на портале Госуслуги.
Для существующих работников:
- Работник подает работодателю заявление о ведении трудовой книжки в электронном формате (образец заявления см. ниже);
- Работодатель вносит соответствующие изменения в базу данных СФР;
- Все последующие записи о стаже вносятся только в электронный формат.
Образец заявления работника о ведении трудовой книжки в электронном виде:
Я, ФИО, прошу в дальнейшем вести мою трудовую книжку в электронном виде и предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в соответствии с требованиями законодательства.
Дата______________
Подпись______________
Через портал Госуслуги
Получить выписку из электронной трудовой книжки можно самостоятельно через портал Госуслуги. Для этого необходимо:
- Зарегистрироваться на портале Госуслуги (при отсутствии учетной записи);
- Авторизоваться в личном кабинете;
- Перейти в раздел «Услуги» → «Социальный фонд» → «Электронная трудовая книжка»;
- Выбрать услугу «Получить выписку из электронной трудовой книжки»;
- Заполнить заявку и получить выписку в электронном виде (PDF-файл).
Важно! Для доступа к электронной трудовой книжке через Госуслуги необходимо иметь подтвержденную учетную запись (уровень идентификации «Усиленная»).
Через Социальный фонд России (СФР)
Получить выписку из электронной трудовой книжки можно непосредственно через личный кабинет на сайте Социального фонда России:
- Зарегистрироваться на сайте СФР (при отсутствии учетной записи);
- Авторизоваться в личном кабинете;
- Перейти в раздел «Электронная трудовая книжка»;
- Выбрать услугу «Получить выписку»;
- Заполнить заявку и получить выписку в электронном виде.
Через Многофункциональные центры (МФЦ)
В некоторых регионах России получить выписку из электронной трудовой книжки можно через МФЦ. Для этого необходимо:
- Предъявить паспорт и СНИЛС;
- Обратиться к специалисту МФЦ;
- Получить выписку в бумажном или электронном виде (в зависимости от региональных особенностей).
Через Пенсионный фонд России (ПФР)
В некоторых случаях получить выписку можно через отделения Пенсионного фонда России. Для этого необходимо обратиться в территориальное отделение ПФР с паспортом и СНИЛС.
Как перенести данные из бумажной трудовой книжки в электронную?
Если у вас есть бумажная трудовая книжка с записями до 2020 года, вы можете перенести эти данные в электронный формат. Для этого необходимо:
- Обратиться к работодателю с заявлением о переносе данных;
- Работодатель проверяет данные и вносит их в базу данных СФР;
- После внесения данных вы можете запросить выписку из электронной трудовой книжки через Госуслуги или СФР.
Важно! Перенос данных из бумажной трудовой книжки в электронный формат не является обязательным. Вы можете продолжать хранить бумажную трудовую книжку, если не подали заявление о переходе на электронный формат.
Как проверить электронную трудовую книжку?
Проверить данные в электронной трудовой книжке можно следующими способами:
- Через личный кабинет на портале Госуслуги;
- Через личный кабинет на сайте Социального фонда России;
- Через работодателя (если вы трудоустроены);
- Через МФЦ или ПФР (в зависимости от региональных особенностей).
Что делать, если в электронной трудовой книжке ошибка?
Если вы обнаружили ошибку в данных электронной трудовой книжки, необходимо:
- Обратиться к работодателю с заявлением об исправлении ошибки;
- Работодатель проверяет данные и вносит исправления в базу данных СФР;
- После внесения исправлений вы можете запросить новую выписку из электронной трудовой книжки.
Важно! Все изменения в данных электронной трудовой книжки вносятся только работодателем. Самостоятельно исправить данные вы не можете.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку после перехода на электронный формат?
Да, вы можете вернуть бумажную трудовую книжку, подав соответствующее заявление работодателю. Однако все последующие записи о стаже будут вноситься только в электронный формат.
Можно ли получить бумажную выписку из электронной трудовой книжки?
Да, вы можете получить бумажную выписку из электронной трудовой книжки через Госуслуги, СФР, МФЦ или ПФР.
Можно ли оформить электронную трудовую книжку безработному?
Нет, безработные граждане не имеют права на оформление электронной трудовой книжки, так как она ведется только для трудоустроенных лиц.
Можно ли получить выписку из электронной трудовой книжки за границей?
Да, вы можете получить выписку из электронной трудовой книжки через портал Госуслуги или сайт СФР, находясь за границей. Для этого необходимо иметь подтвержденную учетную запись на портале Госуслуги.
Переход на электронные трудовые книжки, это важный шаг на пути к цифровизации трудовых отношений в России. Электронные трудовые книжки позволяют:
- Сократить бюрократию и упростить ведение кадрового учета;
- Обеспечить сохранность данных о трудовой деятельности;
- Предоставить гражданам удобный доступ к информации о своем стаже.
Оформить электронную трудовую книжку можно через работодателя, портал Госуслуги, Социальный фонд России, МФЦ или ПФР. Для этого необходимо следовать инструкциям, приведенным в данной статье, и иметь подтвержденную учетную запись на портале Госуслуги.
Помните! Электронная трудовая книжка — это не отдельный документ, а выписка из базы данных. Все записи о стаже с 2020 года ведутся только в электронном формате. Если вы хотите сохранить бумажную трудовую книжку, подайте соответствующее заявление работодателю.
Если у вас остались вопросы по оформлению электронной трудовой книжки, обратитесь в территориальное отделение Социального фонда России или на горячую линию 8 (800) -00-00-01.