С 2020 года в России начался постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), который должен был завершиться к 2025 году․ Однако процесс продолжается, и в 2026 году работодатели и сотрудники уже полностью адаптировались к новой системе․ В этой статье мы подробно расскажем, как сделать трудовую книжку онлайн, где её посмотреть, как получить выписку и какие преимущества даёт электронный формат․
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог привычной бумажной трудовой книжки․ Все сведения о трудовой деятельности сотрудника хранятся не на бумаге, а в базе данных Пенсионного фонда России (ПФР) и СФР (Страхового фонда России)․
Важно! С 2020 года новые трудовые книжки оформляются только в электронном виде․ Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка, работодатель может по его заявлению перенести данные в электронный формат․
Как оформить электронную трудовую книжку в 2026 году?
Для новых сотрудников (первое трудоустройство)
Работодатель оформляет ЭТК в следующих случаях:
- При приёме на работу сотрудника, который ранее не имел трудовой книжки;
- При приёме на работу сотрудника, который изъявил желание перейти на электронный формат;
- При реорганизации компании путём выделения нового юридического лица․
Для сотрудников с бумажной трудовой книжкой
Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка, работодатель может:
- Продолжить вести записи в бумажном варианте (по согласованию с работником);
- Перенести данные из бумажной книжки в электронный формат (по заявлению сотрудника);
- Выдать сотруднику выписку из электронной трудовой книжки․
Обратите внимание! Сотрудник может в любой момент отказаться от ведения бумажной трудовой книжки и перейти на электронный формат․ Для этого нужно написать соответствующее заявление․
Как сделать трудовую книжку онлайн: пошаговая инструкция
Шаг 1: Сбор необходимых документов
Для оформления электронной трудовой книжки работодателю потребуются:
- Паспорт сотрудника;
- СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта);
- ИНН (индивидуальный номер налогоплательщика);
- Документы об образовании (при наличии);
- Трудовой договор;
- Приказ о приёме на работу․
Шаг 2: Оформление трудового договора и приказа
Работодатель должен:
- Заключить трудовой договор с сотрудником;
- Издать приказ о приёме на работу;
- Внести соответствующие записи в базу данных ПФР/СФР․
Экспертное мнение: Согласно разъяснениям Роструда, при приёме сотрудника на декретную ставку по срочному трудовому договору необходимо внести запись о приёме в его трудовую книжку (в данном случае — в электронную)․
Шаг 3: Внесение данных в электронную трудовую книжку
Все изменения в трудовой деятельности сотрудника (переводы, увольнения, повышения и т․д․) вносятся работодателем в базу данных ПФР/СФР в течение 5 рабочих дней после издания соответствующего приказа․
Как посмотреть электронную трудовую книжку?
Способ 1: Через личный кабинет на сайте СФР
- Авторизуйтесь в личном кабинете на сайте СФР;
- Выберите раздел «Выписка из электронной трудовой книжки»;
- Нажмите на кнопку «Получить выписку»;
- Дождитесь формирования документа (обычно занимает несколько минут);
- Скачайте выписку в формате PDF․
Способ 2: Через портал Госуслуги
Для получения выписки через Госуслуги:
- Авторизуйтесь на портале;
- Найдите услугу «Получение выписки из электронной трудовой книжки»;
- Заполните заявление;
- Получите выписку в личном кабинете;
Способ 3: В МФЦ или ПФР
Вы можете обратиться в ближайший многофункциональный центр (МФЦ) или отделение Пенсионного фонда России для получения бумажной выписки из электронной трудовой книжки․
Важно! Выписка из электронной трудовой книжки имеет юридическую силу и может использоваться при трудоустройстве, оформлении кредитов, пенсий и других социальных выплат․
Как получить выписку из электронной трудовой книжки?
Выписка из ЭТК формируется в режиме онлайн и доступна для скачивания в формате PDF․ Документ содержит:
- Сведения о работодателях;
- Занимаемые должности;
- Даты приёма и увольнения;
- Основания для изменений в трудовой деятельности;
- Сведения о наградах и поощрениях (при наличии)․
Преимущества электронной трудовой книжки:
- Удобство: доступ к документам в любое время через интернет;
- Надёжность: данные хранятся в защищённой базе ПФР;
- Экологичность: сокращение использования бумаги;
- Мобильность: возможность получения выписки в любом месте;
- Автоматизация: быстрый доступ к данным для работодателей․
Возможные недостатки:
- Зависимость от интернета: для доступа к данным требуется подключение;
- Технические сбои: возможны проблемы с доступом к базе данных;
- Необходимость обучения: сотрудники должны быть обучены работе с новой системой;
- Риск мошенничества: необходимость защиты личных данных․
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку?
Да, сотрудник может в любой момент отказаться от ведения электронной трудовой книжки и вернуться к бумажному варианту․ Для этого нужно написать соответствующее заявление работодателю․
Сколько времени занимает оформление ЭТК?
Обычно данные вносятся в базу данных в течение 5 рабочих дней после издания приказа․ Выписка формируется в режиме онлайн и доступна через несколько минут после запроса․
Можно ли оформить электронную трудовую книжку самостоятельно?
Нет, оформлением электронной трудовой книжки занимается работодатель․ Сотрудник может только запросить выписку или перенос данных из бумажной книжки в электронный формат․
Где хранится электронная трудовая книжка?
Все данные хранятся в базе данных Пенсионного фонда России и СФР․
Можно ли внести изменения в электронную трудовую книжку задним числом?
Нет, все изменения вносятся в соответствии с датами издания приказов․ Задним числом корректировки не допускаются․
Переход на электронные трудовые книжки — это важный шаг на пути к цифровизации трудовых отношений в России․ Электронный формат упрощает ведение кадрового учёта, делает данные более доступными и защищёнными․ Однако важно помнить, что за каждым сотрудником остаётся право выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой․
Если у вас остались вопросы по оформлению или использованию электронной трудовой книжки, обратитесь в отделение ПФР, МФЦ или к работодателю․ Помните, что все изменения в трудовой деятельности должны быть своевременно отражены в базе данных, чтобы избежать проблем при трудоустройстве или оформлении социальных выплат․
Важно! Всегда сохраняйте выписки из электронной трудовой книжки, так как они могут понадобиться при оформлении кредитов, пенсий, пособий и других социальных выплат․
Статья подготовлена на основе данных из открытых источников и нормативно-правовых актов Российской Федерации․ Информация актуальна на май 2026 года․