С 2020 года в России действует система электронной трудовой книжки (ЭТК)‚ которая постепенно заменяет привычный бумажный документ. Для соискателя‚ который впервые устраивается на работу или переходит с бумажной книжки на электронный формат‚ важно знать‚ как оформить‚ где хранить и как предъявлять сведения о трудовой деятельности новому работодателю.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ‚ содержащий сведения о трудовой деятельности и стаже гражданина. Данные хранятся в единой базе Социального фонда России (СФР) и доступны через:

• Личный кабинет на портале Госуслуг;
• Личный кабинет на сайте СФР;
• Многофункциональные центры (МФЦ).

Сведения из ЭТК можно:

• Просматривать онлайн;
• Сохранять на носителе информации;
• Распечатывать;
• Отправлять по электронной почте.

Кто обязан вести электронную трудовую книжку?

Согласно ст. 66.1 ТК РФ:

1. Все работодатели‚ начиная с 2021 года‚ обязаны передавать сведения о трудовой деятельности каждого сотрудника в СФР в электронном виде;
2. Для работников‚ принятых на работу после 1 января 2021 года‚ ведение трудовой книжки осуществляется исключительно в электронном формате (при отсутствии заявления о сохранении бумажного варианта);
3. Сотрудники‚ принятые до этой даты‚ могут продолжать пользоваться бумажной трудовой книжкой‚ но имеют право перейти на ЭТК по собственному желанию.

Как получить электронную трудовую книжку?

Для впервые устраивающегося на работу

1. Регистрация на Госуслугах (если аккаунт ещё не создан).
2. В личном кабинете выбрать раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка».
3. Система автоматически создаст пустую ЭТК‚ в которую работодатель будет вносить записи о приёме‚ переводах‚ увольнениях и т.д.
4. При приёме на работу сотрудник предоставляет работодателю СНИЛС (или номер страхового свидетельства ПФР) – этого достаточно для идентификации в базе СФР.

Для перехода с бумажной на электронную форму

1. Написать заявление работодателю о желании перейти на ЭТК (форма свободная‚ но рекомендуется использовать шаблон‚ утверждённый приказом Минтруда).
2. Работодатель в течение 5 рабочих дней направляет в СФР сведения о текущем состоянии бумажной трудовой книжки (заполняет форму СТД‑Р или СТД‑ПФР).
3. После получения подтверждения от СФР электронная книжка считается активной‚ а бумажный документ можно хранить у себя как архивный.

Как предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?

Согласно законодательству‚ при приёме на работу сотрудник обязан предоставить работодателю информацию о своей трудовой деятельности. Сделать это можно следующими способами:

• Выписка из личного кабинета Госуслуг или СФР – распечатка или PDF‑файл‚ содержащий все записи ЭТК на текущую дату;
• Справка из территориального органа СФР – выдаётся по заявлению и содержит заверенные сведения о трудовом стаже;
• Выписка из МФЦ – аналогично справке из СФР‚ но оформляется в центре «Мои документы».

Важно: работодатель не имеет права требовать предъявления оригинала бумажной трудовой книжки‚ если сотрудник уже перешёл на электронный формат и предоставил соответствующую выписку;

Пошаговая инструкция для соискателя

1. Создать/войти в личный кабинет на Госуслугах.
2. Перейти в раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка».
3. Убедиться‚ что в системе отображаются все предыдущие места работы (если они были переданы работодателями в СФР). Если данных нет – обратиться к бывшему работодателю с запросом о передаче сведений в СФР.
4. Получить выписку (PDF) или распечатку текущего состояния ЭТК.
5. При приёме на работу передать выписку новому работодателю вместе с другими документами (паспорт‚ ИНН‚ СНИЛС и т.д.).
6. После оформления трудового договора работодатель внесёт запись о приёме в ЭТК через свою бухгалтерскую программу (1С:ЗУП‚ КонсультантПлюс и др.).
7. Проверять в личном кабинете‚ что новая запись появилась (обычно в течение 1–3 рабочих дней).

Преимущества электронной трудовой книжки

• Доступность 24/7 – информация всегда под рукой через интернет.
• Снижение риска утери или повреждения – нет физического носителя‚ который можно потерять или испортить.
• Быстрое получение справок – выписку можно получить за считанные минуты.
• Упрощение кадрового учёта для работодателей – автоматическая передача данных в СФР уменьшает бумажную работу.
• Прозрачность – сотрудник может в любой момент проверить корректность своих данных.

Недостатки и возможные сложности

• Зависимость от интернета – при отсутствии доступа к сети получить выписку сложнее (но можно воспользоваться МФЦ).
• Необходимость базовых навыков работы с Госуслугами – пожилым гражданам может потребоваться помощь близких или сотрудников МФЦ.
• Возможные задержки в передаче данных работодателем – если компания не отправляет сведения вовремя‚ запись может появиться с опозданием.
• Нужно следить за актуальностью СНИЛС – при смене фамилии или других данных необходимо обновлять информацию в СФР.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

Да‚ закон допускает хранение бумажного варианта как архивного документа‚ но ведение трудовой деятельности осуществляется только в электронном формате (если не подано заявление о сохранении бумажного варианта).

Что делать‚ если в ЭТК обнаружилась ошибка?

Сотрудник должен обратиться к работодателю‚ который внес неверную запись. Работодатель обязан в течение трёх рабочих дней направить исправленную сведения в СФР. После подтверждения исправления запись обновляется в личном кабинете.

Нужно ли платить за получение выписки из ЭТК?

Нет‚ получение выписки через Госуслуги‚ СФР или МФЦ является бесплатным.

Как быть‚ если я работал за границей и у меня нет данных в СФР?

Сведения о зарубежной трудовой деятельности в ЭТК не отражаются. При устройстве на работу в России вы предоставляете документы о зарубежном опыте (трудовые договоры‚ справки‚ выписки из посольств) отдельно от ЭТК.

Электронная трудовая книжка – это современный‚ удобный и безопасный способ учёта трудовой деятельности. Для человека‚ который устраивается на работу впервые или переходит с бумажного варианта на электронный‚ процесс получения и предъявления сведений прост: достаточно иметь доступ к личному кабинету Госуслуг или СФР‚ получить выписку и передать её работодателю. При соблюдении описанных шагов вы избежите задержек при оформлении и гарантируете актуальность своих данных в государственной системе.

Помните‚ что ваши права на трудовую книжку защищены законом‚ а работодатель обязан принимать сведения из ЭТК в равной степени с бумажным документом. Используйте преимущества цифрового формата – экономьте время‚ снижайте риски и будьте уверены в прозрачности своего трудового пути.