С 2020 года в Российской Федерации происходит масштабный переход на цифровой формат учета трудового стажа. Электронная трудовая книжка (ЭТК), это не отдельный документ в привычном понимании‚ а совокупность сведений о трудовой деятельности работника‚ которые хранятся в базе данных Социального фонда России (СФР).
В этой статье мы подробно разберем‚ как оформить цифровую трудовую книжку‚ как перейти на нее с бумажного варианта и где посмотреть свои данные в 2026 году.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
ЭТК, это цифровой аналог бумажной трудовой книжки. В ней фиксируются все основные кадровые события в жизни сотрудника:
- Прием на работу;
- Переводы на другие должности или в другие подразделения;
- Увольнение (с указанием причины);
- Сведения о стаже и занимаемых должностях.
Данные в ЭТК попадают не вручную сотрудником‚ а через отчетность работодателя. Компании подают в СФР форму ЕФС-1 (Сведения о трудовой деятельности)‚ на основании которой и формируется ваша цифровая история.
Как оформить электронную трудовую книжку
Если вы устраиваетесь на работу впервые
Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ‚ если гражданин впервые вступает в трудовые отношения в 2026 году‚ бумажная трудовая книжка ему больше не заводится. В этом случае сведения о трудовой деятельности с самого первого дня ведутся исключительно в электронном виде. Вам не нужно подавать никаких специальных заявлений — работодатель автоматически начнет передавать данные в СФР.
Если у вас уже есть бумажная трудовая книжка
Если вы работали ранее и имеете на руках бумажный документ‚ у вас есть два варианта:
- Оставить бумажную книжку: Она продолжает вестись в обычном режиме‚ но работодатель всё равно обязан дублировать все записи в электронном виде (подавать ЕФС-1 в СФР).
- Перейти на электронную книжку: Вы можете полностью отказаться от бумажного носителя в пользу цифрового.
Порядок перехода на ЭТК:
Для того чтобы полностью перейти на цифровой формат‚ необходимо выполнить следующие действия:
- Подать заявление: Напишите заявление о переходе на электронную трудовую книжку на имя работодателя.
- Оформление записи: Работодатель делает в бумажной трудовой книжке запись о приеме на работу (если актуально) и специальную пометку о том‚ что сведения о трудовой деятельности теперь ведутся в электронном виде.
- Хранение: После этого бумажная трудовая книжка остается у вас на хранении. Она больше не заполняется‚ но служит подтверждением вашего стажа до момента перехода на ЭТК.
Где посмотреть сведения из ЭТК и как получить выписку
Поскольку физически «книжки» как файла или бланка не существует‚ для подтверждения стажа используется выписка из сведений о трудовой деятельности.
Способы получения выписки:
- Через портал Госуслуги: Самый быстрый способ. Зайдите в личный кабинет‚ найдите услугу «Извещение о состоянии индивидуального лицевого счета» или «Заказать выписку из ЭТК». Документ придет в личный кабинет в электронном виде с цифровой подписью.
- В отделении СФР (бывший ПФР): Можно обратиться лично с паспортом и СНИЛС.
- В МФЦ: Многофункциональные центры также предоставляют услугу заказа выписки из СФР.
- От работодателя: Вы имеете право запросить выписку из ЭТК у своего текущего работодателя.
Преимущества и недостатки цифрового формата
Плюсы ЭТК:
- Безопасность: Документ невозможно потерять‚ сжечь или испортить.
- Удобство: Выписку можно получить за несколько минут через смартфон.
- Прозрачность: Работодатель не может «забыть» внести запись или исправить её задним числом без уведомления фонда.
Минусы и риски:
- Зависимость от технологий: При сбоях в системе или отсутствии интернета доступ к данным ограничен.
- Ошибки работодателя: Если компания вовремя не подала форму ЕФС-1‚ в вашей цифровой книжке может возникнуть «дыра» в стаже‚ которую придется исправлять через СФР.
Краткая памятка для работника
Нужно ли мне что-то делать сейчас?
Если вы работаете официально‚ ваши данные уже передаются в СФР. Если вы хотите перестать носить с собой бумажную книжку — подайте заявление о переходе на ЭТК. Если вы устраиваетесь на первую работу — просто знайте‚ что ваша трудовая будет только цифровой.