С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон‚ предусматривающий введение электронных трудовых книжек (ЭТК). С тех пор правила их ведения и заполнения претерпели значительные изменения. Ниже вы найдёте подробный гид по всем этапам: от регистрации в системе до получения выписки.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ‚ в котором фиксируются все сведения о трудовой деятельности сотрудника: даты начала и окончания работы‚ должности‚ стаж‚ причины увольнения и т.д. Вся информация хранится в базе Пенсионного фонда РФ (ПФР) и доступна работодателю и работнику через портал Госуслуг.

Ключевые преимущества

• Сокращение бумажных формальностей.
• Мгновенный доступ к данным.
• Повышенная безопасность: данные защищены шифрованием и цифровой подписью.
• Упрощённый процесс получения выписок.

Правовые основы

Основные нормативные акты‚ регулирующие ЭТК:

• Федеральный закон от 1 января 2020 г. «О введении электронных трудовых книжек».
• Трудовой кодекс РФ (поправки‚ внесённые в 2020 г.).
• Постановление Правительства РФ от 2 января 2021 г. о порядке перехода на электронный формат.

Согласно статье 2 Федерального закона‚ работодатель обязан вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде с 1 января 2021 г. Для сотрудников‚ которые не имели трудового стажа до 1 января 2021 г.‚ запись в бумажной трудовой книжке не требуется.

Переход на электронную трудовую книжку

Переход на ЭТК осуществляется в несколько этапов:

1. Регистрация работодателя в системе ПФР. Работодатель получает уникальный идентификационный номер (ИНН) и логин/пароль.
2. Получение электронного сертификата. Для подписания документов необходима электронная подпись‚ которую можно получить онлайн через сервисы‚ например‚ «Инфотекс».
3. Ввод сведений о сотруднике. При приёме на работу работодатель вносит запись в ЭТК. При этом в бумажной трудовой книжке можно оставить пустую строку (по рекомендации ПФР).
4. Периодический контроль. Работодатель обязан регулярно обновлять данные (смена должности‚ увольнение и т.д.).

С 1 января 2025 г. все новые сотрудники‚ которые не имели трудового стажа до 1 января 2025 г.‚ должны вести только электронную трудовую книжку. Возможность выбора способа ведения у них отсутствует.

Как оформить электронную трудовую книжку?

Шаги по оформлению:

1. Подготовка документов. Сотрудник предоставляет работодателю паспорт‚ ИНН‚ справку о предыдущем месте работы (если есть).
2. Создание записи. Работодатель вводит данные в систему ПФР через портал Госуслуг или специальное приложение.
3. Подпись. Запись подписывается цифровой подписью работодателя.
4. Проверка; ПФР проверяет корректность данных и сохраняет запись в базе.

После успешного ввода сотрудник может просматривать свою электронную трудовую книжку в личном кабинете на портале Госуслуг.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Выписка может быть получена как в электронном‚ так и в бумажном виде. Для получения электронного варианта:

• Войдите в личный кабинет на портале Госуслуг.
• Выберите раздел «Трудовая книжка» → «Получить выписку».
• Укажите период и тип выписки (полная‚ сокращённая).
• Подтвердите запрос и получите PDF‑файл.

Для бумажной выписки необходимо обратиться в отдел кадров работодателя‚ который напечатает данные из ЭТК и оформит печать.

Ответственность работодателя и работника

Нарушения правил ведения ЭТК могут повлечь за собой:

• Штрафы и административные взыскания.
• Невозможность выдачи официальных документов (например‚ справок о стаже).
• Потерю права на получение пенсионных выплат.

Работодатель обязан:

• Вести записи своевременно.
• Поддерживать актуальность данных.
• Обеспечивать защиту персональных данных.

Работник обязан:

• Предоставлять точную информацию при приёме на работу.
• Проверять корректность записей в своём электронном профиле.
• Сообщать работодателю о любых изменениях (смена адреса‚ изменение данных).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли одновременно вести бумажную и электронную трудовую книжку? Да‚ но в 2025 г. для новых сотрудников бумажная запись не требуется.
• Что делать‚ если запись в ЭТК оказалась ошибочной? Сотрудник должен обратиться в отдел кадров с заявлением о корректировке. Работодатель вносит исправление в системе.
• Как получить доступ к ЭТК‚ если я работаю удалённо? Доступ осуществляется через портал Госуслуг‚ где можно войти с любого устройства.
• Можно ли получить электронную трудовую книжку в другом государстве? Нет‚ доступ ограничен территориальными ограничениями ПФР.

Практические советы

1. Регулярно проверяйте данные в личном кабинете.
2. Храните копию электронного сертификата в безопасном месте.
3. При смене работы сразу обновляйте запись в системе.
4. Не забывайте подписывать все документы цифровой подписью.
5. В случае сомнений обращайтесь в службу поддержки ПФР.

Электронная трудовая книжка – это современное решение‚ которое упрощает администрирование кадровой информации и повышает прозрачность трудовых отношений. Соблюдение всех правил и своевременное обновление данных обеспечит вам и вашему работодателю легкость в работе с официальными документами и защиту прав.

Если у вас возникли вопросы‚ не стесняйтесь обращаться в отдел кадров вашей компании или в службу поддержки ПФР. Удачной работы с электронными трудовыми книжками!