С 2020 года в России действует возможность перехода от традиционной бумажной трудовой книжки к её электронному эквиваленту – электронной трудовой книжке (ЭТК). Это упрощает хранение и доступ к сведениям о трудовой деятельности, ускоряет процессы оформления документов и повышает прозрачность для всех участников трудовых отношений.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это сведения о трудовой деятельности работника, хранимые в электронном виде в системе Пенсионного фонда РФ. В ней фиксируются все записи, которые в бумажной книжке размещались в графе 13, а также сведения о стаже, начислениях и выплатах.
Правовая база
- Статья 66 и 66.1 Трудового кодекса РФ (ТК РФ)
- Часть 5 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ (обеспечение доступа к сведениям о трудовой деятельности)
- Положения о работе с электронными документами в Пенсионном фонде РФ
Как оформить электронную трудовую книжку?
Требования к заявлению
Для перехода на ЭТК работник должен подать работодателю письменное заявление. В заявлении указываются:
- ФИО, дата рождения, номер паспорта.
- Номер и дата выдачи бумажной трудовой книжки.
- Формулировка согласия на ведение сведений в электронном виде, например:
Пример заявления (2026‑02‑13):
«В силу требований ст. 66, 66.1 ТК РФ прошу в дальнейшем вести мою трудовую книжку в электронном виде и предоставлять сведения о моей трудовой деятельности. Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Дата: . Подпись: __________»
Шаги оформления
- Подготовка заявления. Работник заполняет заявление, подписывает его и передает работодателю.
- Проверка работодателем. Работодатель проверяет данные, подтверждает согласие и оформляет запись о переходе в бумажной трудовой книжке.
- Выдача бумажной копии. Работодатель выдаёт работнику бумажную трудовую книжку с записью о переходе на ЭТК. В графе 13 указывается: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ».
- Регистрация в системе ПФР. Работодатель регистрирует работника в системе Пенсионного фонда РФ, после чего данные автоматически попадают в ЭТК.
- Получение доступа. Работник может получить доступ к своей ЭТК через портал Госуслуги или через сервис СФР.
Где можно получить и где посмотреть ЭТК?
- Госуслуги – официальный портал государственных услуг. Через личный кабинет можно запросить выписку из ЭТК.
- Сервис «Справка ФР» (СФР) – специализированный сервис для доступа к пенсионным документам.
- Через Контур.Экстерн – если компания использует эту систему, то работник может запросить электронную трудовую книжку через личный кабинет сотрудника.
Как пользоваться ЭТК?
После получения доступа работник может:
- Просматривать свои записи о трудовой деятельности.
- Получать выписки в формате PDF с электронной печатью.
- Проверять стаж и начисления.
- Отслеживать изменения, внесённые работодателем.
Для получения выписки необходимо перейти в раздел «Справки – Выписки» и выбрать «Выписка из электронной трудовой книжки».
Что нужно знать работодателю?
- Работодатель обязан вести сведения о сотруднике в системе ПФР и предоставлять их в электронном виде.
- При переходе сотрудника на ЭТК необходимо оформить запись в бумажной трудовой книжке и выдать её работнику.
- Все изменения в трудовой деятельности (присоединение, увольнение, изменение должности) фиксируются в системе ПФР и автоматически отражаются в ЭТК.
- При использовании Контур.Экстерн работодателю необходимо настроить интеграцию с ПФР для автоматической передачи данных.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли перейти на ЭТК только после увольнения? Нет, переход осуществляется в момент принятия сотрудника на работу.
- Что если работник не согласен с переходом? Работник может отказаться, но тогда ему будет выдана только бумажная трудовая книжка.
- Можно ли получить бумажную копию ЭТК? Да, выписка из ЭТК можно скачать в PDF формате с электронной печатью.
- Как проверить, что у кандидата уже есть ЭТК? Работодатель может запросить выписку из ПФР через Госуслуги или СФР.
Переход на электронную трудовую книжку – это шаг к цифровизации кадрового учёта, который упрощает работу как для работников, так и для работодателей. Следуя установленным процедурам и требованиям законодательства, вы сможете быстро и надёжно оформить ЭТК, получить доступ к своим данным и использовать их в любых официальных целях.