Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением․ Электронная трудовая книжка (ЭТК) появилась в России несколько лет назад, и сегодня этот формат стал основным для большинства граждан․ Если вы или ваш сотрудник устраиваетесь на работу впервые, закономерно возникает вопрос: как происходит открытие трудовой книжки сейчас? В этой статье мы подробно разберем, как оформить документ в 2025-2026 годах, кто за это отвечает и как пользоваться новым цифровым форматом․
Что такое электронная трудовая книжка и какие данные в ней хранятся?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки․ Она фиксирует трудовую деятельность и стаж сотрудника․ Порядок заполнения и формы этого документа регулируются статьей 66 Трудового кодекса РФ․
В ЭТК хранятся следующие сведения:
- Информация о работнике;
- Места работы и даты приема/увольнения;
- Должность, профессия и квалификация;
- Причины увольнения (со ссылкой на статью ТК РФ);
- Сведения о переводах на другие должности․
Кто и как открывает трудовую книжку впервые?
Если новичок, который раньше нигде не работал, приходит к вам с вопросом, как ему получить трудовую книжку впервые, процесс выглядит следующим образом:
- Сообщите об электронном формате: Напомните сотруднику, что с 2021 года при первом трудоустройстве оформляется только электронный формат документа․ Бумажная трудовая книжка таким работникам больше не заводится․
- Подача отчетности: Как работодатель, вы будете сдавать по новому сотруднику отчет ЕФС-1 в Социальный фонд России (СФР)․ Именно с момента отправки этого отчета считается, что электронная трудовая книжка на работника открыта и ведется․
- Предоставление справки: При необходимости работник сможет получить у вас справку СТД-Р или самостоятельно обратиться в Соцфонд за справкой СТД-СФР․
Что делать, если сотрудник хочет перейти на ЭТК?
Если ваш сотрудник, уже имеющий бумажную трудовую, написал заявление о переходе на электронный формат, вам нужно:
- Сделать в бумажной книжке запись о выдаче на руки в соответствии со статьёй 66․1 ТК РФ․
- Отметить этот факт в книге учёта движения трудовых книжек․
- Выдать бумажный документ на руки работнику․
Преимущества и недостатки ЭТК
Переход на электронный формат имеет свои сильные и слабые стороны․
Плюсы электронной трудовой книжки:
- Сохранность: Данные не потеряются, не сгорят и не будут испорчены;
- Доступность: Информацию можно посмотреть онлайн в любое время;
- Удобство: При смене работы не нужно носить с собой бумажный документ и ждать, пока отдел кадров его заполнит;
- Скорость: Работодателю проще сдавать электронную отчетность, чем вести ручные записи․
Минусы и риски ЭТК:
- Зависимость от интернета и работы государственных порталов;
- Риск технических сбоев на стороне Социального фонда;
- Необходимость контролировать корректность внесенных данных работодателем․
Как внести данные или исправить ошибку в ЭТК?
Вносить сведения в существующую ЭТК работодатель обязан при каждом изменении в трудовой деятельности сотрудника (прием, перевод, увольнение)․ Для этого подается отчет ЕФС-1․
Если в электронную трудовую закралась ошибка, работодатель должен:
- Подать корректирующий отчет ЕФС-1;
- В отдельных случаях — издать приказ об исправении ошибки, если этого требует законодательство․
Где работнику посмотреть электронную трудовую книжку?
Узнать свои данные и убедиться, что трудовая книжка открыта корректно, можно несколькими способами:
Через портал Госуслуг
Это самый популярный способ․ Как посмотреть трудовую книжку в Госуслугах:
- Войдите на сайт Госуслуг;
- Выберите вкладку «Категории услуг»;
- Перейдите в раздел «Справки и выписки»;
- В пункте «Работа и пенсия» откройте раздел «Выписка из электронной трудовой книжки»․
Через Социальный фонд России (СФР)
Вы можете заказать справку СТД-СФР лично в отделении фонда или через личный кабинет на сайте СФР․
У работодателя
Вы всегда можете запросить у своего текущего работодателя справку СТД-Р, которая будет содержать данные о вашей трудовой деятельности именно в этой компании․
В МФЦ
Для получения выписки можно обратиться в любое отделение Многофункционального центра предоставления государственных и муниципальных услуг․
Юридические аспекты и частые ошибки
В 2025-2026 годах действуют два варианта трудовых книжек: бумажные (для тех, кто сохранил за собой это право до 2021 года) и электронные․ Главное правило: если сотрудник впервые устроился на работу в период с 2021 года, ему могут оформить только электронную трудовую книжку․
Частые ошибки работодателей:
- Попытка завести бумажную трудовую книжку для сотрудника, для которого это первое место работы;
- Несвоевременная подача отчета ЕФС-1, из-за чего данные в ЭТК не отображаются;
- Невыдача бумажной трудовой на руки при переходе сотрудника на ЭТК без соответствующей записи․
Открытие трудовой книжки сегодня, это простая и автоматизированная процедура․ Для новичков на рынке труда существует только один путь — электронная трудовая книжка․ Главное для работника — периодически проверять свои данные через Госуслуги или СФР, а для работодателя — своевременно и корректно сдавать отчетность․ Цифровизация делает процесс учета стажа прозрачным и удобным для всех участников трудовых отношений!