В современном мире HR‑процессы всё активнее переходят в цифровую плоскость. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это не просто модный тренд, а реальное решение, которое упрощает работу как работодателей, так и сотрудников. В статье «Трудовая книжка проводки в 1С» мы разберём, как правильно оформить и вести ЭТК в системе 1С:ЗУП, какие требования предъявляет Трудовой кодекс и какие нюансы следует учитывать.
Почему появилась электронная трудовая книжка?
Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Россиянам доступен сравнительно новый формат оформления трудовой деятельности – электронная трудовая книжка. Она позволяет:
- Сохранять всю информацию о трудовом стаже в едином цифровом виде;
- Упростить проверку данных работодателем и контролирующими органами;
- Сократить количество бумажных документов и уменьшить риск потери информации;
- Автоматически передавать сведения в Социальный фонд России и другие инстанции.
Можно ли ставить печать отдела кадров в ЭТК?
Вопрос о возможности размещения печатного знака кадровой службы в электронной книжке часто возникает у HR‑специалистов. По позиции Роструда, печать отдела кадров допускается, однако она должна быть оформлена в электронном виде (например, в виде цифровой подписи). Таким образом, в ЭТК можно увидеть печатный штамп, но он будет представлен в виде графического элемента, подтверждающего подлинность документа.
Как оформить ЭТК в 1С:ЗУП?
Система 1С:ЗУП (Зарплата и Управление Персоналом) предоставляет готовый набор функций для создания, редактирования и хранения электронных трудовых книжек. Ниже перечислены основные шаги, которые необходимо выполнить.
Шаги по настройке и заполнению ЭТК
- Создание сотрудника в базе. В разделе «Персональные данные» выбираем «Новый сотрудник» и указываем основные сведения (ФИО, дата рождения, паспортные данные).
- Активация модуля «Электронная трудовая книжка». В настройках программы включаем соответствующий флаг.
- Заполнение раздела «Трудовая деятельность». Здесь вводятся сведения о предыдущих местах работы, датах начала и окончания каждого трудового места, а также о стаже.
- Указание сведений о стаже. Система автоматически рассчитывает общий трудовой стаж и отображает его в виде таблицы.
- Подтверждение данных подписью. После ввода информации подписываем документ электронной подписью (или штампом), чтобы придать ему юридическую силу.
- Экспорт в формате XML/JSON. Для передачи данных в контролирующие органы используем встроенный механизм экспорта.
Что отображается в ЭТК?
В электронной книжке фиксируются следующие сведения:
- ФИО сотрудника;
- Дата рождения;
- Паспортные данные;
- Сведения о предыдущих местах работы (наименование организации, период, должность);
- Общий и страховой стаж;
- Сведения о воинском учёте (если применимо);
- Подпись (или печать) работодателя.
Преимущества использования ЭТК в 1С
Для более наглядного представления перечислим основные плюсы:
- Удобство доступа – информация доступна в любой момент, не требуется поискать бумажный документ.
- Безопасность – данные хранятся в защищённой базе, а доступ к ним контролируется правами пользователей.
- Автоматическая проверка – система сама проверяет корректность ввода и предупреждает о несоответствиях.
- Экономия времени – процесс оформления новой книги занимает считанные минуты.
- Совместимость с другими модулями – данные автоматически передаются в модули «Зарплата», «Кадровый учет» и «Бухгалтерия».
Что говорит закон?
Согласно текущему Трудовому кодексу, введение электронной формы трудовой книжки не отменяет обязательства по её ведению. Однако:
- Работодатель обязан предоставить сотруднику копию электронной книжки в бумажном виде по требованию.
- Электронный документ считается юридически значимым только при наличии электронной подписи или печатного штампа, подтверждающего его подлинность.
- Периодическое обновление данных (например, при изменении места работы) должно производиться в течение 30 дней.
Как проверить наличие ЭТК у работника?
В 1С:ЗУП предусмотрены специальные отчёты, позволяющие быстро проверить, оформлена ли у сотрудника электронная трудовая книжка. Для этого:
- Открываем раздел «Персональный отчёт».
- Выбираем сотрудника и нажимаем кнопку «Проверить ЭТК».
- Система отобразит статус: «Оформлена», «Не оформлена» или «Требует обновления».
Таким образом, работодатель всегда знает, актуален ли документ, и может своевременно внести необходимые изменения.
Внедрение электронной трудовой книжки в 1С:ЗУП – это шаг к более эффективному и прозрачному управлению персоналом. Она позволяет:
- Сократить количество бумажных документов;
- Ускорить процесс оформления новых сотрудников;
- Обеспечить надёжное хранение и защиту данных;
- Упростить взаимодействие с контролирующими органами.
Если вы ещё не перешли на цифровую форму, самое время изучить возможности 1С:ЗУП и начать использовать ЭТК уже сегодня. Это не только соответствует требованиям законодательства, но и повышает уровень организации вашего предприятия.