Дата публикации: 19:27:21
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – современный способ ведения сведений о трудовой деятельности работника․ С 2025 года переход на электронный формат стал обязательным для большинства организаций․ Ниже – пошаговое руководство, которое поможет вам правильно оформить ЭТК для нового сотрудника․
Что такое электронная трудовая книжка?
ЭТК – цифровой документ, в котором фиксируются сведения о трудовом статусе, месте работы, должностях, сроках и условиях занятости․ В отличие от бумажной версии, электронный вариант:
- Хранится в единой базе данных ПФР и СФР․
- Может быть доступен сотрудникам через личный кабинет на Госуслуги․
- Не требует физического хранения и передачи оригиналов․
Как выглядит ЭТК?
Внешний вид электронной книжки соответствует требованиям ГОСТ Р 7․0․97‑2016, но в цифровом виде․ На экране отображаются такие поля, как:
- ФИО работника․
- Номер и серия трудовой книжки (генерируется системой)․
- Сведения о месте работы (наименование организации, ОГРН, ИНН)․
- Дата и основание увольнения (если есть)․
- Сведения о воинском учете, если они применимы․
Какие данные хранятся в ЭТК?
- Сведения о трудовом договоре (дата начала, тип занятости)․
- Сведения о смене места работы․
- Данные о стаже работы․
- Информация о выплатах (оклад, премирование, надбавки)․
- Сведения о страховых взносах․
- Данные о профсоюзном участии, если они зафиксированы․
Преимущества электронной трудовой книжки
- Удобство доступа: сотрудник может посмотреть свою книжку в любой момент через личный кабинет․
- Безопасность: данные хранятся в защищённой базе ПФР, исключена потеря оригинала․
- Экономия времени: оформление происходит автоматически при первом трудоустройстве․
- Снижение бумажной волокиты: меньше документов, меньше ошибок․
Кто должен вести электронную трудовую книжку?
Вести ЭТК обязаны все работодатели, которые:
- Нанимают новых сотрудников․
- Переводят существующих работников из бумажной формы в электронную․
- Согласно ТК РФ и нормативным актам ПФР․
Если работник желает оставить бумажную форму, он может подать заявление о её сохранении, однако большинство организаций всё равно переходят на электронный формат․
Как оформить новую ЭТК для нового сотрудника
Шаг 1․ Приём на работу
- Подпишите трудовой договор․
- Соберите необходимые документы (паспорт, СНИЛС, ИНН, копии дипломов, если требуется)․
- Внесите сведения о новом сотруднике в форму Т-1 (заявление о ведении трудовой деятельности) через личный кабинет ПФР․
Шаг 2․ Оформление в системе ПФР
- Войдите в личный кабинет на pfr․ru․
- Выберите пункт «Ведение электронной трудовой книжки»․
- Система автоматически сформирует запись о трудоустройстве․
Шаг 3․ Передача заявления о ведении ЭТК
Если работник желает полностью перейти на электронный формат, ему необходимо подписать заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде․ После получения заявления работодатель:
- Вносит запись о переходе на ЭТК в бумажную трудовую книжку (если она уже существует)․
- Передаёт новому сотруднику копию заявления․
- Сохраняет запись в системе ПФР․
Шаг 4․ Получение выписки
После первой записи в ЭТК работник может запросить выписку:
- Через личный кабинет на Госуслугах․
- В МФЦ․
- В ПФР (по телефону или электронной почте)․
Юридические аспекты и частые ошибки
- Ошибка 1: Пропуск обязательной записи о переходе на ЭТК․ Без этой записи система не будет фиксировать смену формата․
- Ошибка 2: Неправильное заполнение формы Т-1 (ошибки в ИНН, ОГРН организации)․
- Ошибка 3: Отказ от ведения ЭТК без законных оснований․ По закону работодатель обязан вести электронный документ, если это предусмотрено коллективным договором или внутренними нормами․
- Ошибка 4: Неправильный порядок внесения данных при увольнении․ Нужно оформить запись об увольнении и передать её в ПФР․
Как исправить данные в ЭТК?
Если в книжке допущена ошибка, её можно поправить через личный кабинет ПФР:
- Выберите пункт «Исправление сведений в ЭТК»․
- Заполните форму с указанием причины исправления․
- Подтвердите действие электронной подписью․
- Система автоматически обновит запись․
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Можно ли не делать запись в ТК и взять от работника только заявление на ведение ТК в электронном виде?
Ответ: Да, но только после того, как вы запросили в ПФР подтверждение отсутствия записи в бумажной книжке и получили положительный ответ․ Затем можно оформить заявление о ведении ЭТК․
Вопрос: Как получить выписку из электронной трудовой книжки?
Выписка доступна через:
- Личный кабинет на Госуслуги․
- МФЦ․
- ПФР (по телефону или электронной почте)․
Вопрос: Что делать, если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, но он хочет перейти на электронную?
Необходимо:
- Внести запись о переходе на ЭТК в существующую бумажную книжку․
- Получить от работника заявление о ведении ЭТК․
- Передать запись в ПФР и обновить данные в системе․
Вопрос: Где посмотреть свою электронную трудовую книжку?
Доступна в личном кабинете на ПФР и Госуслугах․ Там можно просмотреть всю историю занятости, сведения о местах работы и оформленные записи․
Пошаговый чек‑лист для работодателя
- Подготовьте документы нового сотрудника․
- Подпишите трудовой договор․
- Заполните форму Т-1 и отправьте в ПФР․
- В системе ПФР создайте запись о трудоустройстве․
- Получите от сотрудника заявление о ведении ЭТК․
- Внесите запись о переходе на электронный формат․
- Обеспечьте доступ к ЭТК через личный кабинет․
- При необходимости запросите выписку и проверьте её корректность․
Соблюдая эти рекомендации, вы сможете быстро и без ошибок завести электронную трудовую книжку для нового работника, обеспечить её юридическую корректность и предоставить сотруднику удобный доступ к своим трудовым данным․