С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), которая параллельно с традиционными бумажными книжками позволяет фиксировать сведения о трудовой деятельности. Важно понимать: электронная форма не отменяет бумажную, а дает выбор. Работник вправе самостоятельно решать, в каком формате вести свою трудовую книжку.

Ключевые понятия: бумажная vs. электронная трудовая книжка

Бумажная трудовая книжка (ТК) — физический документ на бланке установленной формы, который ведется и хранится у работника или работодателя (в случае отказа работника от ее получения).

Электронная трудовая книжка (ЭТК), официальный электронный документ, содержащий идентичные бумажной сведения о трудовой деятельности (прием, увольнение, переводы, повышения). Хранится в информационной системе Социального фонда России (СФР). Доступна через портал Госуслуг или сайт СФР.

Когда и зачем делается запись о переходе?

Запись в бумажную трудовую книжку о переходе на электронную форму делается в двух основных случаях:

1. При приеме на работу нового сотрудника, который сразу выбирает ЭТК. Он подает заявление об отказе от бумажной книжки.
2. Когда действующий сотрудник решил сменить формат (перейти с бумажной на электронную или наоборот).

Главная цель этой записи — юридически корректно оформить выбор формата, прекратить обязанности работодателя по ведению и хранению бумажного документа (если выбран электронный) и уведомить об этом СФР.

Пошаговая инструкция для работодателя: как правильно оформить переход на ЭТК

Алгоритм действий строго регламентирован. Несоблюдение последовательности может привести к ошибкам и претензиям.

Права и возможности работника

• Свобода выбора: Работник может в любой момент отказаться от бумажной книжки и перейти на электронную, подав соответствующее заявление.
• Возврат к бумажной: Также в любой момент можно потребовать выдачи бумажной книжки. В этом случае работодатель делает запись в ЭТК о выдаче бумажного носителя и выдает ее.
• Доступ к данным: Сведения в ЭТК доступны работнику через личный кабинет на портале Госуслуг (с подтвержденной учетной записью ЕСИА) или на сайте Социального фонда России.
• Получение выписки: Работник может в любой момент распечатать или скачать официальную выписку из ЭТК (она имеет юридическую силу). Сделать это можно:
  • Через личный кабинет на Госуслугах (раздел «Работа и занятость» → «Трудовое право» → «Выписка из электронной трудовой книжки»).
  • Через личный кабинет на сайте СФР.
  • Обратившись в МФЦ или отделение СФР.
  • Запросив у работодателя (он обязан выдать по первому требованию).

Типичные ошибки и как их избежать

1. Не сделана запись в бумажной книжке. Даже если сотрудник выбрал только ЭТК, обязательна запись о выборе и выдача бумажного документа (даже пустого) под роспись. Без этого работодатель продолжает нести ответственность за ведение и хранение бумажной книжки.
2. Не уведомлен СФР. Без этого сведения в электронную систему не попадут, и у работника не появится ЭТК. Уведомление — это отдельное действие от внесения записи в книжку.
3. Внесение записи в ЭТК без заявления. Работодатель не вправе самолично перевести сотрудника на электронную форму. Необходимо его письменное согласие (заявление).
4. Хранение «лишних» бумажных книжек. Если сотрудник выбрал ЭТК и получил бумажную книжку с записью о переходе, работодатель не ведет ее дальше. Все новые записи идут только в ЭТК. Бумажная книжка хранится у работника.
5. Путаница в датах. В заявлении, записи в книжке и уведомлении в СФР должны быть одинаковые даты выбора электронной формы.

Что такое «сведения о трудовой деятельности» и как их заполняют?

Это официальный термин для данных, которые раньше вносились в трудовую книжку. Прием на работу, увольнение, перевод, повышение — все это сведения.

Для работодателя: Эти сведения заполняются в отчетности (форма ЕФС-1, раздел 1.1 «Сведения о трудовой деятельности») при уточнении сведений о работнике. На основе этих данных СФР формирует электронную трудовую книжку гражданина.

Переход на электронную трудовую книжку — это не сложная процедура, но требующая строгого следования алгоритму:

1. Заявление от работника.
2. Запись в бумажной книжке о выборе ЭТК и ее выдача под роспись.
3. Уведомление СФР в течение следующего рабочего дня;
4. Внесение сведений в ЭТК в течение 5 дней.

Соблюдение этих шагов гарантирует, что сведения о трудовой деятельности работника будут корректно отражены в электронном формате, а у работодателя не возникнет претензий со стороны контролирующих органов или самого сотрудника.

Статья подготовлена на основе актуальных норм законодательства и практики ведения электронных трудовых книжек по состоянию на 2026 год.