Обновлено: 22 мая 2026 года, 11:03

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это совокупность данных о трудовом стаже человека, оформленная как выписка из его индивидуального лицевого счета в системе
Социального фонда России (СФР). Она содержит информацию о:

• Персональных данных сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения);
• Трудовом стаже с 2020 года;
• Изменениях в трудовой деятельности;
• Наградах и поощрениях;
• Основаниях увольнения.

ЭТК хранится в базе данных СФР и доступна как самому работнику, так и его работодателям через специальные сервисы.

Кто должен подавать заявление о переходе на ЭТК?

Обязательные категории:

1. Новые сотрудники, принятые на работу после 1 января 2020 года, автоматически получают ЭТК.
   Им не заводят бумажную трудовую книжку.
2. Сотрудники, решившие перейти на ЭТК добровольно.
   Они могут подать заявление в любое время, даже если ранее вели бумажную трудовую книжку.

Необязательные категории:

• Сотрудники, продолжающие работать с бумажными трудовыми книжками (если не подали заявление об отказе);
• Сотрудники, не имеющие трудового стажа на 1 января 2020 года (у них автоматически будет ЭТК);

Как написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку?

Структура заявления:

1. Шапка:
   • Наименование организации (кому адресовано);
   • ФИО сотрудника (полностью);
   • Должность сотрудника;
   • Дата составления заявления.
2. Основной текст:

   Я, [ФИО сотрудника], прошу предоставить мне сведения о трудовой деятельности в электронной форме,
   то есть перевести мою трудовую книжку в электронный формат.

3. Подпись:

   Подпись сотрудника
   Дата

Образец заявления:

Как подать заявление работодателю?

Заявление о переходе на ЭТК можно подать:

• Через отдел кадров по основному месту работы;
• При трудоустройстве (в этом случае оно включается в пакет документов для приема на работу);
• Через портал Госуслуг (в личном кабинете);
• Через личное обращение в отделение СФР (с предъявлением бумажной трудовой книжки, если она есть).

Что происходит после подачи заявления?

Если сотрудник выбрал ЭТК:

• Работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку на руки в течение 3 рабочих дней;
• В бумажной книжке делается запись о подаче заявления;
• Все дальнейшие записи о трудовой деятельности вносятся только в ЭТК;
• Бумажная трудовая книжка больше не хранится у работодателя и не подлежит ответственности за ее сохранность.

Если сотрудник сохранил бумажную трудовую книжку:

• Работодатель вносит все изменения в обе формы — и в бумажную, и в электронную;
• Сотрудник может в любой момент подать новое заявление о переходе на ЭТК;
• Отказаться от ЭТК можно только один раз (после этого выбор становится окончательным).

Можно ли отозвать заявление о переходе на ЭТК?

Да, это возможно, но с определенными ограничениями:

• Отзыв заявления оформляется письменно;
• Работодатель вносит соответствующую запись в ЭТК;
• После отзыва повторный переход на ЭТК возможен только через новое заявление;
• В системе СФР оформляется документ «Отзыв заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности».

Как проверить, что у кандидата электронная трудовая книжка?

При приеме на работу нового сотрудника работодатель может запросить:

• Выписку из ЭТК (доступна через личный кабинет на портале СФР);
• Справку о трудовом стаже (если стаж до 2020 года);
• Заявление сотрудника о переходе на ЭТК (если оно было подано).

Если сотрудник не предоставил таких документов, работодатель может запросить информацию напрямую в СФР.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

Преимущества ЭТК:

• Защита от потери — данные хранятся в государственной системе;
• Удобный доступ — можно получить информацию в любое время через портал Госуслуг или СФР;
• Автоматическое обновление — изменения в трудовой деятельности вносятся оперативно;
• Экономия времени — не нужно хранить и оформлять бумажные документы;
• Возможность получения справок онлайн без обращения к работодателю.

Недостатки ЭТК:

• Необходимость навыков работы с электронными сервисами;
• Возможные технические сбои в системе;
• Не все работодатели правильно оформляют записи в ЭТК;
• Сложности при оформлении пенсии или пособий в некоторых регионах.

Часто задаваемые вопросы

Обязательно ли переходить на ЭТК?

Нет, это добровольное решение. Если сотрудник не подал заявление, его трудовая книжка продолжает вестись в бумажном формате.

Можно ли одновременно иметь и бумажную, и электронную трудовую книжку?

Да, но только до тех пор, пока сотрудник не подал заявление о переходе на ЭТК.

После этого все записи ведутся только в электронном формате.

Что делать, если работодатель отказываеться выдавать бумажную трудовую книжку после подачи заявления?

Это нарушение трудового законодательства. Сотрудник может обратиться в госинспекцию труда или в суд.

Как получить выписку из ЭТК?

Через личный кабинет на портале Госуслуг или официальный сайт СФР.
Выписка предоставляется бесплатно в течение нескольких минут.

Можно ли работать без трудовой книжки?

Нет, трудовая книжка, это основной документ о трудовом стаже.
Однако с 2020 года для новых сотрудников ведется только ЭТК.

Переход на электронные трудовые книжки — это важный шаг в цифровизации трудовых отношений.
Он упрощает ведение трудового стажа, защищает данные сотрудников и делает процесс более прозрачным.
Однако каждый работник должен осознанно подойти к выбору формата своей трудовой книжки,
учитывая все плюсы и минусы.

Если у вас остались вопросы, обратитесь в отдел кадров своей компании или в территориальное отделение СФР.
Помните: ваше право на выбор формата трудовой книжки гарантировано законом!