С 10 июня 2021 года в России вступил в силу закон о переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Этот шаг стал важной вехой в цифровизации трудовых отношений․ Сегодня, в 2026 году, электронная трудовая книжка — не просто альтернатива бумажному варианту, а стандартный инструмент учета трудовой деятельности․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить прием на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой, какие документы нужны, как подавать отчеты и какие ошибки стоит избегать․

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранятся сведения о трудовой деятельности гражданина: места работы, должности, даты приема и увольнения, перевода на другую работу․ Все данные формируются и хранятся в единой базе Пенсионного фонда России (ПФР) на основании отчетов, которые подают работодатели․

Преимущества ЭТК:

• Постоянный и удобный доступ к информации через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги․
• Снижение рисков потери, порчи или подделки документов․
• Упрощение кадрового учета для работодателей․
• Снижение издержек на приобретение, хранение и учет бумажных трудовых книжек․
• Возможность дистанционного трудоустройства и оформления кадровых документов в электронном виде․

Кто обязан переходить на ЭТК?

С 1 января 2020 года началось постепенное внедрение ЭТК․ С 10 июня 2021 года все работодатели обязаны вести учет трудовой деятельности новых сотрудников только в электронном виде, если сотрудник не подал заявление об отказе от ЭТК и желает сохранить бумажную книжку․

Важно! Работодатель не может навязывать ЭТК․ Переход на электронный формат возможен только по добровольному заявлению работника․ Если сотрудник не подал заявление — работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку․

Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?

При приеме на работу впервые (если сотрудник никогда не работал в России или не имел бумажной трудовой книжки) ЭТК формируется автоматически ПФР на основании предоставленных данных:

• ФИО
• Дата рождения
• СНИЛС
• ИНН (по желанию, но рекомендуется)

Если сотрудник ранее работал и имел бумажную трудовую книжку, он может:

1. Подать заявление о переходе на ЭТК — тогда работодатель вносит данные о его предыдущем стаже в ЭТК через отчет СЗВ-ТД․
2. Не подавать заявление, тогда трудовая книжка остается бумажной, и ЭТК не формируется․

Как проверить наличие ЭТК у соискателя?

• Попросите сотрудника предоставить выписку из ЭТК через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги․
• Запросите у него СНИЛС — по нему ПФР может сформировать ЭТК, если она еще не создана․
• Если сотрудник ранее работал, он может предоставить бумажную трудовую книжку — тогда вы вносите в ЭТК все записи, которые были в ней до момента перехода․

Документы, необходимые при приеме на работу с ЭТК

При оформлении нового сотрудника с электронной трудовой книжкой требуется следующий пакет документов:

1. Паспорт — для идентификации личности․
2. СНИЛС, обязательный документ, по которому ПФР формирует ЭТК․
3. ИНН, рекомендуется, особенно для налогового учета․
4. Документы об образовании — диплом, аттестат, свидетельство и т․д․ (в зависимости от требований должности)․
5. Заявление о переходе на электронную трудовую книжку, если сотрудник хочет перейти с бумажной книжки на ЭТК․
6. Заявление об отказе от бумажной трудовой книжки — если сотрудник ранее имел бумажную книжку и хочет перевести все данные в электронный формат․
7. Трудовой договор, подписывается в бумажном или электронном виде (с ЭЦП)․
8. Приказ о приеме на работу — оформляется в соответствии с ТК РФ․

Как оформить прием на работу: пошаговая инструкция

Шаг 1: Получите согласие сотрудника

Если сотрудник ранее имел бумажную трудовую книжку — уточните, хочет ли он перейти на ЭТК․ Если да — попросите подписать заявление о переходе․ Если нет — продолжайте вести бумажную книжку․

Шаг 2: Соберите документы

Проверьте наличие паспорта, СНИЛС, документов об образовании․ Убедитесь, что СНИЛС действителен и привязан к личности․

Шаг 3: Зарегистрируйте сотрудника в системе ПФР

С 10 июня 2021 года работодатель обязан подавать в ПФР отчет СЗВ-ТД в течение одного рабочего дня с даты приема на работу․

Что указывается в СЗВ-ТД?

• ФИО работника
• Дата рождения
• СНИЛС
• Наименование работодателя
• Дата приема на работу
• Должность (с указанием структурного подразделения)
• Код кадрового мероприятия: ПРИЕМ

Отчет СЗВ-ТД подается через Кабинет работодателя на сайте ПФР или через специализированные программы (например, 1С, Контур, СБИС и др․)․

Шаг 4: Оформите приказ о приеме

Приказ оформляется в произвольной форме, но должен содержать:

• Наименование организации
• Номер и дата приказа
• ФИО, должность, дата приема
• Основание: трудовой договор
• Подпись руководителя и ознакомление сотрудника под роспись

Шаг 5: Ознакомьте сотрудника с локальными актами

Сотрудник должен быть ознакомлен под роспись с:

• Правилами внутреннего трудового распорядка
• Положением об оплате труда
• Должностной инструкцией

Шаг 6: Передайте информацию в ПФР

Отчет СЗВ-ТД подается не позднее одного рабочего дня после издания приказа о приеме․ В случае нарушения срока, штраф до 50 000 рублей для юридического лица (ст․ 19․7 КоАП РФ)․

Что делать, если сотрудник ранее имел бумажную трудовую книжку?

Если работник уже имел бумажную трудовую книжку и подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан:

1. Сделать копию всех записей из бумажной книжки․
2. Внести эти данные в ЭТК через отчет СЗВ-ТД с кодом ПЕРЕВОД или ПРИЕМ (в зависимости от ситуации)․
3. Сохранить бумажную книжку у себя до момента увольнения сотрудника — она остается его собственностью․
4. В день увольнения выдать бумажную книжку с последней записью, а ЭТК будет содержать полную историю․

Особенности работы с ЭТК в 2026 году

• Дистанционный прием: можно оформить трудовой договор и приказ в электронном виде с использованием ЭЦП․
• Интеграция с кадровыми системами: программы 1С, Контур, СБИС автоматически формируют СЗВ-ТД и отправляют в ПФР․
• Доступ к ЭТК: сотрудник может проверить свою трудовую историю в любое время через личный кабинет на сайте ПФР или Госуслуги․
• Безопасность данных: информация в ЭТК защищена законом о персональных данных и не может быть передана третьим лицам без согласия работника․

Частые ошибки работодателей

1. Не подают СЗВ-ТД в срок, штрафы и проверки со стороны ПФР․
2. Навязывают ЭТК — это нарушение права работника на выбор формата учета․
3. Не сохраняют бумажные книжки — если сотрудник подал заявление о переходе, бумажная книжка остается у него, но копии должны храниться у работодателя․
4. Не проверяют СНИЛС — если СНИЛС неактивен или указан неверно, ЭТК не сформируется․
5. Не ознакомляют сотрудника с локальными актами, это основание для признания трудового договора недействительным․

Электронная трудовая книжка — это не просто цифровая замена бумажной․ Это инструмент, который повышает прозрачность трудовых отношений, защищает права работников и упрощает работу кадровых служб․ В 2026 году уже более 70% новых сотрудников в России принимаются исключительно с ЭТК․

Работодателю важно:

• Соблюдать законодательство и сроки подачи отчетов․
• Уважать выбор сотрудника, бумажная или электронная книжка․
• Использовать автоматизированные системы для минимизации ошибок․
• Обучать кадровые службы новым процедурам․

Помните: электронная трудовая книжка, это не обязанность, а возможность․ Возможность сделать кадровый учет быстрее, надежнее и удобнее для всех сторон․

Для получения актуальных форм и образцов заявлений посетите официальный сайт Пенсионного фонда России: https://www․pfrf․ru

© 2026․ Информация актуальна на 22 мая 2026 года․ Рекомендуется регулярно проверять изменения в законодательстве․