С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Этот формат стал полноценной альтернативой традиционной бумажной трудовой книжке и со временем набирает популярность. Для работодателя важно понимать, как правильно организовать процедуру приема на работу сотрудника, который использует ЭТК, чтобы избежать ошибок и обеспечить законность трудовых отношений.

Что такое электронная трудовая книжка и как она работает?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это официальный документ в электронном виде, который ведется и хранится в Социальном фонде России (СФР). В ней содержатся все те же сведения, что и в бумажном варианте:

• Персональные данные работника (ФИО, СНИЛС, дата рождения).
• Информация об образовании и специальности.
• Сведения о трудовой деятельности: данные работодателей, периоды работы, должности, основания увольнения.
• Трудовой стаж и его подтверждение.

Ключевые преимущества ЭТК:

• Невозможность утери или порчи. Документ надежно хранится в государственной системе.
• Автоматический расчет стажа. СФР самостоятельно формирует и подтверждает стаж на основе предоставленных сведений.
• Удобство для работника. Не нужно носить с собой физический документ, получить выписку можно онлайн через портал Госуслуг.

Как проверить наличие у соискателя электронной трудовой книжки?

Перед приемом на работу необходимо убедиться, что у кандидата действительно есть ЭТК. Это можно сделать двумя основными способами:

Запрос выписки из ЭТК у самого соискателя

Работник может самостоятельно распечатать выписку из своей электронной трудовой книжки через личный кабинет на портале Госуслуг (услуга «Предоставление выписки из электронной трудовой книжки»). Эта выписка имеет юридическую силу и является документом, на основании которого работодатель может внести сведения о приеме на работу.

Запрос сведений напрямую в Социальный фонд России (СФР)

Работодатель вправе направить запрос в СФР для получения информации о наличии у гражданина ЭТК и ее содержании. Это делается в рамках межведомственного информационного взаимодействия. На практике чаще используется первый способ, так как он проще и быстрее.

Важно: Если у работника есть бумажная трудовая книжка, выданная до 2021 года, она сохраняет юридическую силу. При приеме на работу с ней действуют традиционные правила.

Пошаговая инструкция по приему на работу сотрудника с ЭТК

Оформление приема сотрудника с электронной трудовой книжкой имеет свои особенности по сравнению с бумажным аналогом.

Шаг 1: Получение от работника выписки из ЭТК

На этапе оформления документов попросите нового сотрудника предоставить актуальную выписку из его электронной трудовой книжки. Убедитесь, что в выписке отражены все предыдущие периоды работы и стаж.

Шаг 2: Оформление трудового договора

Трудовой договор (ТД) оформляется в общем порядке, в письменной форме. В разделе ТД, касающемся трудовой книжки, нужно указать следующее:

«Сведения о трудовой деятельности (стаже) работника внесены в его электронную трудовую книжку. Трудовая книжка на бумажном носителе у работника отсутствует (не ведется)».

Шаг 3: Издание приказа о приеме на работу

В приказе (распоряжении) о приеме на работу также делается ссылка на ЭТК. Например: «Принять на работу [ФИО] с [дата] на должность [должность]. Сведения о трудовой деятельности подлежат внесению в электронную трудовую книжку работника».

Шаг 4: Внесение сведений о приеме в ЭТК

Это самый важный и отличительный шаг. Работодатель обязан в течение трех рабочих дней со дня приема на работу направить в СФР сведения о трудовой деятельности нового сотрудника. Это делается в электронном виде через:

• Сервисы «СЗВ-ТД» или «СЗВ-СТАЖ» (для отчетности по страховым взносам).
• Личный кабинет страхователя на сайте СФР.
• Через аккредитованных операторов электронного документооборота.

В этих сведениях указываются: данные работодателя, ФИО и СНИЛС работника, дата приема, должность, основание приема (трудовой договор).

Шаг 5: Отсутствие записи в журнале учета движения трудовых книжек

Поскольку бумажной книжки нет, не нужно делать никаких записей в журнале учета движения трудовых книжек и их форм. Этот журнал ведется только для учета бумажных документов.

Особенности и частые вопросы

А что, если у сотрудника есть и старая бумажная, и новая электронная книжка?

Такая ситуация невозможна. При оформлении ЭТК бумажная трудовая книжка (если она была) аннулируется (на ней ставится отметка «Заменена электронной трудовой книжкой» и возвращается владельцу). Все дальнейшие записи ведутся только в электронном виде.

Как быть с иностранным гражданином?

Иностранные граждане, легально работающие в РФ, также имеют право на ведение ЭТК. Если у них нет ни бумажной, ни электронной книжки (например, впервые приехали на работу), работодатель обязан инициировать создание для них ЭТК, направив первые сведения о приеме на работу в СФР. После этого у работника будет сформирована электронная трудовая книжка.

Какая ответственность за несвоевременное внесение сведений?

Заfailure внесения сведений о трудовой деятельности в ЭТК в установленный срок (3 рабочих дня) работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства). Штрафы для должностных лиц, от 1 000 до 5 000 руб., для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Краткая памятка для работодателя

1. Запросите у сотрудника выписку из ЭТК (через Госуслуги).
2. Оформите письменный трудовой договор с указанием на ЭТК.
3. Издайте приказ о приеме с ссылкой на электронную книжку.
4. В течение 3 рабочих дней отправьте сведения о приеме (форма СЗВ-ТД) в Социальный фонд России.
5. Не ведите журнал учета движения трудовых книжек для этого сотрудника.
6. Сохраните у себя копию выписки из ЭТК и все документы по приему в личное дело.

Прием на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой — это стандартная и удобная процедура, которая требует от работодателя понимания электронного документооборота с Социальным фондом. Основное внимание нужно уделить своевременной отправке сведений в СФР. Это гарантирует, что стаж работника будет правильно учтен, а у работодателя не возникнет проблем с проверяющими органами. Бумажная трудовая книжка продолжает существовать для тех, кто уже ею владеет, но для новых поколений цифровой формат становится нормой.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ и практики применения электронных трудовых книжек. Рекомендуется при необходимости уточнять детали в локальных нормативных актах организации или консультироваться с юристом.