В данной статье мы подробно разберем, как происходит оформление работника на работу в условиях полной цифровизации, какие действия должен совершить работодатель и какие права есть у сотрудника.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка, это формат хранения сведений о трудовой деятельности работника в информационном ресурсе Социального фонда России (СФР). Это не физический файл, который можно скачать, а запись в единой базе данных.
Ключевые особенности ЭТК:
- Данные хранятся в защищенном государственном реестре.
- Сведения доступны работнику в любое время через портал «Госуслуги»;
- Работодатель обязан оперативно передавать данные о приеме, увольнении и переводах.
- Отсутствие риска потери или порчи документа, как это было с бумажными аналогами.
Алгоритм оформления работника в 2026 году
Процесс приема на работу с использованием ЭТК стал быстрее, но требует строгого соблюдения сроков передачи данных. Вот пошаговая инструкция для работодателя:
Сбор документов
При приеме на работу сотрудник предоставляет стандартный пакет документов. Если у работника есть бумажная трудовая книжка, он может предъявить ее для ознакомления, но заводить новую или вшивать вкладыши работодатель больше не обязан (за исключением случаев восстановления утерянных данных за периоды до 2020 года).
Проверка сведений в СФР
Перед изданием приказа о приеме желательно запросить выписку из электронной трудовой книжки кандидата (с его согласия), чтобы убедиться в отсутствии действующих трудовых договоров с другими работодателями, если это важно для вакансии (например, при совместительстве).
Издание приказа и подписание договора
Работодатель издает приказ о приеме на работу и заключает трудовой договор. Дата приказа является датой начала отсчета сроков для передачи сведений в СФР.
Передача сведений в Социальный фонд России
Это самый важный этап. Работодатель обязан сформировать и отправить отчетность (форма ЕФС-1) о приеме работника.
Сроки подачи: Сведения о приеме на работу необходимо передать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В 2026 году опоздание грозит серьезными штрафами.
Роль портала «Госуслуги» в процессе трудоустройства
Цифровизация позволила вынести многие процессы в онлайн. На портале «Госуслуги» в 2026 году доступно оформление пяти ключевых документов для трудоустройства. Через личный кабинет гражданин может:
- Проверить, передал ли работодатель сведения о приеме на работу.
- Получить выписку из электронной трудовой книжки в формате PDF.
- Подать заявление на выбор формы ведения трудовой книжки (если переходный период для конкретного случая еще актуален по переходящим правилам).
- Оформить справки о стаже для банков или визовых центров.
Как отмечают жители различных регионов, включая Талдом и Москву, получение выписки теперь занимает всего несколько минут без хождения по инстанциям.
Особенности для иностранных граждан
При приеме на работу граждан стран СНГ (например, Республики Узбекистан), у которых нет бумажной трудовой книжки российского образца, электронная трудовая книжка заводится автоматически при первой передаче сведений в СФР. Работодатель формирует отчет о приеме, и в системе создается цифровой профиль трудового стажа иностранного гражданина в РФ.
Частые вопросы (FAQ)
Нужно ли заполнять бумажную трудовую книжку, если она есть у работника?
Нет. С 2023 года новые записи в бумажные трудовые книжки не вносятся (за исключением некоторых переходных случаев, которые к 2026 году уже исчерпали себя). Все актуальные данные фиксируются только в электронном виде.
Что делать, если в ЭТК ошибка?
Если работник обнаружил ошибку в сведениях, он должен обратиться к работодателю, допустившему неточность. Работодатель обязан подать корректирующий отчет в СФР. Проверить актуальность данных можно мгновенно через «Госуслуги».
Как оформить дубликат?
Понятие «дубликат» для электронной книжки трансформировалось. Поскольку данные хранятся в облаке СФР, дубликат как физический документ не нужен. При утере доступа или технических сбоях выписка восстанавливается через личный кабинет или по запросу в клиентскую службу СФР.
Оформление работника на работу с использованием электронной трудовой книжки в 2026 году — это отлаженный, прозрачный и быстрый процесс. Для работодателя это снижение бумажной нагрузки и минимизация рисков утери документов, а для сотрудника — гарантия сохранности стажа и удобный доступ к информации в любой точке мира. Главное помнить: своевременная передача данных в СФР (не позднее следующего рабочего дня) является критически важной обязанностью работодателя.
Цифровизация трудовых отношений делает рынок труда более открытым и защищенным для всех участников процесса.