С 1 января 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой документ, который заменяет традиционную бумажную трудовую книжку. Он хранится в единой базе Пенсионного фонда РФ и содержит всю историю трудовой деятельности работника: места работы, даты приема и увольнения, должности, квалификацию и т.д. Ниже разберём, как оформить, вести и использовать ЭТК, а также какие преимущества и нюансы с этим связаны.
Что такое электронная трудовая книжка?
ЭТК – это единая база данных, в которой фиксируются сведения о трудовой деятельности граждан. В отличие от бумажной версии, электронный документ:
- доступен 24/7 через портал ПФР;
- не требует физического хранения и копирования;
- обновляется автоматически после сдачи работодателем отчётов СЗВ‑ТД;
- позволяет быстро получить выписку и справку о стаже.
Юридическая база и сроки оформления
Новые правила вступили в силу 26 апреля 2020 года постановлением Правительства РФ № 590. С тех пор работодатели обязаны:
- предоставлять сведения о трудовой деятельности в ПФР в виде электронных отчётов СЗВ‑ТД;
- соблюдать сроки сдачи: до 15 дня месяца, следующего за месяцем, за который подаётся отчёт.
Для работника это означает, что его данные автоматически попадают в ЭТК после регистрации в системе ПФР. Если работник не имеет бумажной трудовой книжки, он может получить выписку из ЭТК в любой момент.
Как оформить электронную трудовую книжку?
Процесс прост и состоит из нескольких шагов:
- Регистрация в системе ПФР. Если у сотрудника ещё нет аккаунта, он должен пройти регистрацию на портале ПФР (или через мобильное приложение «ПФР»). Для регистрации понадобится СНИЛС, паспортные данные и подтверждение ИНН.
- Получение электронного сертификата. После регистрации сотрудник получает электронный сертификат, который подтверждает его личность при работе с ЭТК.
- Подача работодателем отчётов СЗВ‑ТД. Работодатель обязан сдавать отчёты о приёме, увольнении, изменении должности и т.д. После их проверки ПФР автоматически обновляет ЭТК.
- Проверка данных. После обновления сотрудник может проверить корректность записей в личном кабинете ПФР.
Важно!
Если работодатель не сдаёт своевременно отчёты, данные в ЭТК могут быть неполными. Поэтому сотруднику стоит регулярно проверять, что его сведения актуальны.
Как вести электронную трудовую книжку?
Ведение ЭТК осуществляется работодателем, но сотрудник может:
- проверять записи в личном кабинете ПФР;
- отслеживать даты приёма и увольнения;
- получать электронные выписки и справки о стаже.
Для получения выписки сотрудник может воспользоваться функцией «Получить выписку» на портале ПФР. Выписка будет в формате PDF и может быть отправлена по электронной почте или загружена на устройство.
Преимущества электронного формата
- Удобство доступа. Любой работник может открыть свою ЭТК в любой момент, не выходя из дома.
- Экономия времени. Нет необходимости лично обращаться в отдел кадров для получения справки.
- Надёжность. Данные защищены и не подвержены потере или повреждению.
- Экологичность. Сокращение бумажного документооборота.
Как получить бумажную копию, если понадобится?
В случае, если работодатель или сотрудник захотят получить бумажную копию трудовой книжки, они могут обратиться в отдел кадров с заявлением. Однако в большинстве случаев достаточно электронного документа, так как он признан официальным.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку? Да, но в большинстве случаев работодатели переходят полностью на электронный формат.
- Что делать, если в ЭТК есть ошибка? Сотрудник может обратиться в отдел кадров с просьбой исправить данные. После проверки ПФР обновит запись.
- Можно ли использовать ЭТК для расчёта пенсионного возраста? Да, ПФР использует данные из ЭТК для расчёта пенсионных накоплений.
- Как долго хранится информация в ЭТК? Информация храниться в течение всей трудовой жизни работника и далее в соответствии с законодательством о персональных данных.
Электронная трудовая книжка – это современный, удобный и надёжный способ фиксировать трудовую историю. Для сотрудника это гарантирует быстрый доступ к данным, возможность получать справки без лишних визитов в офис и уверенность в сохранности информации. Если вы – работник, который хочет вести ЭТК, убедитесь, что ваш работодатель своевременно сдаёт отчёты, а вы регулярно проверяете корректность записей в личном кабинете ПФР.
Переход на электронный формат – шаг к цифровой трансформации кадрового учёта, который упрощает жизнь как работодателям, так и сотрудникам.