С 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным — ЭТК (электронной трудовой книжке). Этот процесс направлен на упрощение кадрового учета, повышение прозрачности данных о трудовом стаже и защиту информации от потери или повреждения. Но что именно нужно работнику и работодателю, чтобы оформить, вести и использовать электронную трудовую книжку? Разберем все по шагам.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранятся все сведения о трудовой деятельности работника: места работы, должности, переводы, увольнения и другие кадровые события. Данные в ЭТК вносятся работодателем в единую информационную систему, доступ к которой есть у самого работника и у государственных органов.

ЭТК ведется в соответствии с законом № 439-ФЗ от и регулируется Правилами ведения электронных трудовых книжек, утвержденными Постановлением Правительства РФ № 1728 от .

Что необходимо работнику для оформления ЭТК?

Паспорт и СНИЛС

Для оформления электронной трудовой книжки работнику необходимо иметь при себе:

• Паспорт гражданина РФ — для подтверждения личности;
• СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета) — ключевой идентификатор в системе Пенсионного фонда России (ПФР).

Эти документы требуются как при первом трудоустройстве, так и при переходе с бумажной трудовой книжки на электронную.

Заявление о переходе на ЭТК (если уже есть бумажная книжка)

Если вы уже работали до 2020 года и имеете бумажную трудовую книжку, вы можете добровольно перейти на электронный формат. Для этого необходимо:

1. Написать заявление в отдел кадров своей организации.
2. Заявление оформляется в свободной форме, но должно содержать:
   • ФИО работника;
   • должность;
   • четкую формулировку: «Прошу перейти на ведение электронной трудовой книжки»;
   • дату и подпись.

Пример заявления:

Заявление

Я, Иванов Иван Иванович, работник отдела продаж, прошу перевести мою трудовую книжку в электронный вид с момента подачи настоящего заявления.


Подпись: ___________

Доступ к личному кабинету на Госуслугах или сайте ПФР

После подачи заявления и внесения данных в систему, вы сможете просматривать свою ЭТК через:

• Госуслуги — при наличии подтвержденной учетной записи;
• Сайт Пенсионного фонда России (pfrf.ru), в разделе «Электронная трудовая книжка»;
• Мобильное приложение «ПФР» (доступно для Android и iOS).

Важно: без подтвержденной учетной записи на Госуслугах вы не сможете получить доступ к ЭТК онлайн. Если у вас еще нет аккаунта — зарегистрируйтесь и пройдите верификацию (можно через МФЦ, банк или почту России).

Что необходимо работодателю для ведения ЭТК?

Доступ к личному кабинету страхователя на сайте ПФР

Работодатель обязан вносить данные о сотрудниках в ЭТК через систему «Личный кабинет страхователя» на сайте Пенсионного фонда России (pfrf.ru). Для этого требуется:

• Регистрация в качестве страхователя;
• Электронная подпись (ЭЦП) — обязательна для загрузки отчетов;
• Доступ к интернету и компьютеру с установленным ПО для работы с ЭЦП.

Форма СЗВ-ТД

Все кадровые события (прием, увольнение, перевод, изменение должности) фиксируются в форме СЗВ-ТД. Эта форма подается в ПФР в электронном виде.

Сроки подачи:

• При приеме на работу и увольнении, на следующий день после издания приказа;
• При переводе, изменении должности, ФИО, до 15-го числа месяца, следующего за месяцем изменения.

Бумажная трудовая книжка (если она есть)

Если работник ранее имел бумажную трудовую книжку, то после перехода на ЭТК работодатель обязан:

• Сделать в ней последнюю запись: «Переведена на ведение в электронной форме»;
• Выдать книжку работнику на руки;
• Напомнить работнику: бумажная книжка сохраняется как подтверждение стажа до 2020 года.

Важно: бумажная трудовая книжка не уничтожается. Она остается у работника и может понадобиться для подтверждения льготного стажа, работы на Крайнем Севере, вредных производствах и т.д.

Какие данные хранятся в ЭТК?

В электронной трудовой книжке содержится следующая информация:

• ФИО работника;
• Дата рождения;
• Сведения о каждом месте работы (наименование организации, ИНН, ОГРН);
• Должности и профессии;
• Дата приема и увольнения;
• Основания для прекращения трудового договора;
• Сведения о переводах на другую работу;
• Награды и поощрения (по желанию работодателя).

Важно! Сведения о трудовой деятельности до 1 января 2020 года в ЭТК вносятся в сжатом виде — только общие данные о работодателе и периоде работы. Если вам нужны подробности (например, для льготной пенсии), потребуется обратиться к бумажной трудовой книжке или запросить архивные справки у бывших работодателей.

Как получить выписку из ЭТК?

Выписка из электронной трудовой книжки может понадобиться при:

• оформлении пенсии;
• поиске новой работы;
• получении льгот или субсидий;
• подтверждении стажа для иностранных работодателей.

Способы получения выписки:

1. Через Госуслуги — в разделе «Электронная трудовая книжка» → «Запросить выписку».
2. Через сайт ПФР — в личном кабинете → «ЭТК» → «Запросить выписку».
3. В бумажном виде — обратившись в отделение ПФР или МФЦ с паспортом и СНИЛС. Выписка выдается в день обращения.
4. Электронная выписка — в формате PDF с электронной подписью работодателя (форма СТДР).

Выписка по форме СТДР (Сведения о трудовой деятельности работника) — это официальный документ, который можно предоставить новому работодателю или в органы соцзащиты.

Что делать при первом трудоустройстве?

Если вы устраиваетесь на работу впервые — ничего делать не нужно. Работодатель автоматически оформляет вам электронную трудовую книжку, если вы не подали заявление о желании сохранить бумажную.

Все данные о вашем трудоустройстве будут внесены в ЭТК через форму СЗВ-ТД. Вы сможете увидеть свою первую запись в личном кабинете на Госуслугах или ПФР в течение 1–3 рабочих дней после оформления приказа.

Преимущества электронной трудовой книжки

• Нет риска потери, порчи или уничтожения документа;
• Доступ к данным в любое время из любого места;
• Мгновенное подтверждение стажа при трудоустройстве;
• Автоматическая передача данных в ПФР — меньше ошибок;
• Упрощение кадрового учета для работодателей.

Важные предупреждения

• Не выбрасывайте бумажную трудовую книжку — она подтверждает стаж до 2020 года, особенно если вы работали на вредном производстве, в сельском хозяйстве или на Крайнем Севере.
• Не забудьте подтвердить личность на Госуслугах, без этого вы не сможете получить доступ к ЭТК.
• Работодатель не может навязать ЭТК — переход на электронный формат всегда добровольный.
• Данные в ЭТК не могут быть изменены без основания, любые исправления требуют официального приказа и подтверждения.

Электронная трудовая книжка — это удобный, безопасный и современный способ учета трудового стажа. Для ее оформления работнику достаточно иметь паспорт, СНИЛС и подтвержденную учетную запись на Госуслугах. Работодателю — доступ к личному кабинету ПФР, ЭЦП и знание правил заполнения формы СЗВ-ТД.

Помните: переход на ЭТК, это не отмена бумажной книжки, а ее дополнение. Бумажная трудовая книжка остается важным документом для подтверждения стажа до 2020 года. Храните её бережно — она может понадобиться вам в будущем.

Следите за обновлениями на сайтах pfrf.ru и gosuslugi.ru, там публикуются актуальные инструкции, образцы заявлений и ответы на частые вопросы.

Электронная трудовая книжка — это ваша цифровая история труда. Заботьтесь о ней, как о важном документе своей жизни.