Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С 1 января 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — цифровой аналог традиционной бумажной книжки. К 2023 году этот процесс был полностью завершён, и с 2024 года все новые сотрудники, впервые устраивающиеся на работу, получают только электронную трудовую книжку. Бумажные книжки остаются у тех, кто уже имел их до 2021 года и подал заявление на сохранение. В этой статье мы подробно разберём, как правильно оформлять, вести и передавать данные в электронную трудовую книжку, какие документы нужны, где смотреть информацию и как избежать ошибок.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это цифровой документ, в котором хранится вся история трудовой деятельности сотрудника: места работы, должности, причины увольнения, награды и другие сведения, предусмотренные законом. Все данные формируются и хранятся в Единой информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР), а доступ к ним имеют:

работник — через личный кабинет на Госуслугах или в личном кабинете ПФР;
работодатель — через специализированные сервисы (например, «Кабинет работодателя» на сайте ПФР);
госорганы — для проверки стажа, начисления пенсий и социальных выплат.

ЭТК не имеет физического носителя, она существует только в цифровом виде и подтверждается электронной подписью работодателя.

Кто обязан оформлять ЭТК?

Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ от , все работодатели — как юридические лица, так и индивидуальные предприниматели, обязаны:

формировать сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде;
передавать эти сведения в ПФР в установленные сроки;
вести ЭТК для всех новых сотрудников, начиная с 1 января 2021 года.

Важно! Если сотрудник уже имел бумажную трудовую книжку до 2021 года, он может выбрать: сохранить бумажную или перейти на электронную. Для этого он должен подать заявление работодателю. Если заявление не подано — бумажная книжка сохраняется, а ЭТК не оформляется.

Как оформить ЭТК новому сотруднику?

Если сотрудник устраивается на работу впервые (никогда не имел бумажной трудовой книжки), работодатель обязан оформить ему электронную трудовую книжку — без каких-либо заявлений от сотрудника.

Пошаговая инструкция для работодателя:

Получите согласие на обработку персональных данных — это обязательное условие. Без согласия передать данные в ПФР нельзя.
Заполните форму ЕФС-1 — это единая форма отчётности, утверждённая ПФР. В ней указываются:
- ФИО сотрудника;
- СНИЛС;
- дата рождения;
- дата приёма на работу;
- должность;
- наименование организации;
- ИНН и ОКПО работодателя.
Подайте форму ЕФС-1 в ПФР в электронном виде через:
- личный кабинет работодателя на сайте ПФР (cabinets.pfrf.ru);
- средства электронного документооборота (например, Диадок, Контур, 1С-Отчётность);
- если численность сотрудников — 10 и более человек — подача только в электронном виде обязательна.
Уведомите сотрудника о том, что его ЭТК оформлена. Это можно сделать письменно, по электронной почте или в приказе о приёме на работу.

Образец записи в ЭТК при приёме на работу:

В электронной форме запись выглядит так:

Дата приёма:
Наименование организации: ООО «Ромашка»
Должность: Менеджер по продажам
Основание: Приказ № 12 от

Все записи формируются автоматически при передаче данных в ПФР — никаких ручных записей в бумажном виде делать не нужно.

Как внести изменения в ЭТК?

При любых изменениях в трудовой деятельности сотрудника (перевод, увольнение, повышение, награждение) работодатель обязан в течение не позднее 1 рабочего дня после издания соответствующего приказа передать данные в ПФР.

Примеры событий, требующих обновления ЭТК:

Увольнение по собственному желанию
Перевод на другую должность
Увольнение по инициативе работодателя
Повышение в должности
Награждение поощрением (если это входит в трудовую историю)

Для этого используется та же форма ЕФС-1, но с указанием кода события (например, 01 — приём, 02 — увольнение, 03 — перевод и т.д.).

Важно!

Если вы допустили ошибку в данных (например, неверно указали дату увольнения), вы обязаны внести исправление в течение 3 рабочих дней. Для этого подаётся новая форма ЕФС-1 с пометкой «Исправление» и указанием номера предыдущей записи. ПФР автоматически заменит старую запись на новую.

Где сотрудник может посмотреть свою ЭТК?

Сотрудник имеет полное право на доступ к своей электронной трудовой книжке. Просмотр возможен через:

Личный кабинет на портале Госуслуг (gosuslugi.ru) — самый удобный способ. Нужно авторизоваться и перейти в раздел «Пенсия, пособия и льготы» → «Электронная трудовая книжка».
Личный кабинет на сайте ПФР (es.pfrf.ru) — требуется регистрация и подтверждение учётной записи.
МФЦ — можно запросить распечатанную выписку из ЭТК (бесплатно, в течение 3 рабочих дней).
Пенсионный фонд по месту жительства — при личном обращении с паспортом и СНИЛС.

Выписка из ЭТК оформляется в виде PDF-файла с электронной подписью ПФР и имеет юридическую силу, равную бумажной трудовой книжке.

Что делать, если сотрудник хочет вернуться к бумажной книжке?

Сотрудник, у которого уже оформлена ЭТК, может подать заявление о восстановлении бумажной трудовой книжки. Для этого:

Сотрудник пишет заявление на имя работодателя (образец ниже).
Работодатель выдаёт ему бумажную трудовую книжку (если у сотрудника её не было — оформляет новую).
Все сведения из ЭТК переносятся в бумажную книжку в течение 15 рабочих дней.
После этого дальнейшие записи ведутся только в бумажной книжке — ЭТК перестаёт обновляться.

Образец заявления на возврат к бумажной трудовой книжке:

Заявление

Я, [ФИО полностью], [дата рождения], СНИЛС [номер], прошу восстановить для меня бумажную трудовую книжку в соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ.

Прошу передать сведения о моей трудовой деятельности из электронной трудовой книжки в бумажную форму.

Подпись: ___________ 
ФИО: ___________

Какие документы нужны работодателю для ведения ЭТК?

Для корректного оформления ЭТК работодателю необходимо:

Паспорт сотрудника (для идентификации ФИО и даты рождения);
СНИЛС;
Документы, подтверждающие образование, квалификацию (если требуются для записи о должности);
Приказ о приёме/увольнении/переводе (оригинал и копия для внутреннего архива);
Согласие на обработку персональных данных (обязательно!);
Реквизиты организации (ИНН, ОКПО, наименование).

Частые ошибки и как их избежать

Не подать ЕФС-1 в срок — штраф до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для ИП (ст. 19;7 КоАП РФ).
Не получить согласие на обработку персональных данных — нарушение закона о персональных данных (ФЗ-152).
Записывать данные в бумажную книжку при наличии ЭТК — это дублирование и может привести к путанице в стаже.
Не исправлять ошибки — неверные данные влияют на начисление пенсии и могут вызвать споры с ПФР.
Игнорировать запросы сотрудника о выписке — сотрудник имеет право получить выписку в течение 3 дней, и отказ — нарушение.

Преимущества электронной трудовой книжки

Надёжность — данные не потеряются, не испортятся, не подделаются.
Доступность, можно получить выписку в любое время, даже если утеряна бумажная книжка.
Удобство — не нужно хранить физические документы, не нужно переносить книжку при смене работы.
Автоматизация — ПФР сам формирует стаж и рассчитывает пенсию на основе точных данных.
Экологичность, снижение бумажного документооборота.

Самое главное — помнить:

С 2021 года все новые сотрудники получают только электронную трудовую книжку — выбора нет.
Работодатель обязан передавать данные в ПФР в срок — иначе штрафы и проверки.
Все записи в ЭТК должны быть подтверждены приказами и согласованы с сотрудником.
Сотрудник имеет право на доступ к своей ЭТК в любое время — работодатель не может этому препятствовать.
Бумажные книжки не отменены — они остаются у тех, кто их имел до 2021 года и подал заявление на сохранение.

Электронная трудовая книжка, это не просто нововведение, а важный шаг к цифровой трансформации трудовых отношений в России. Правильное её оформление и ведение — залог прозрачности, юридической защищённости и комфортной работы как для работодателя, так и для сотрудника.

Если вы — работодатель — начните с проверки: все ли новые сотрудники получили ЭТК? Все ли данные переданы в ПФР? Если нет — исправьте это сегодня. Ваша ответственность — не только в законе, но и в доверии ваших сотрудников.