Сегодня 01:36:07 () в России активно используется электронная трудовая книжка (ЭТК)․ Ниже – подробное руководство‚ как оформить‚ вести и получать выписку из ЭТК‚ а также ответы на часто задаваемые вопросы․
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки‚ в котором хранятся сведения о трудовой деятельности гражданина․ Официальное название документа – СТД‑СФР (Сведения о трудовой деятельности‚ предоставляемые из информационных ресурсов Фонда пенсионного и социального страхования РФ)․
ЭТК появилась в России около пяти лет назад и с 2021 года при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки‚ хотя в некоторых случаях допускается ведение бумажного варианта․
Какие данные хранятся в ЭТК?
- ФИО сотрудника;
- Дата и место рождения;
- Сведения о приёме‚ переводе‚ увольнении (дата‚ наименование организации‚ должность‚ основание);
- Информация о наградах‚ поощрениях‚ дисциплинарных взысканиях;
- Сведения о периодах нетрудоспособности‚ отпусков‚ учебных отпусков;
- Иные сведения‚ предусмотренные трудовым законодательством․
Преимущества и недостатки ЭТК
Преимущества
- Снижение риска потери или повреждения документа;
- Быстрый доступ к сведениям через личный кабинет на портале Госуслуг или сайт Пенсионного фонда России (ПФР);
- Возможность мгновенно получить выписку (СТД‑СФР) и отправить её работодателю по электронной почте;
- Упрощение кадрового документооборота для работодателей;
- Сокращение расходов на печать и хранение бумажных книжек․
Недостатки и риски
- Необходимость доступа к интернету и наличия учётной записи на Госуслугах;
- Риск технических сбоев в базе данных Социального фонда;
- Потребность в обучении кадровых специалистов работе с новой системой;
- Возможные ошибки при внесении данных (опечатки‚ неверные даты)․
Кто должен вести электронные трудовые книжки?
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению ЭТК․ Это означает‚ что:
- Все newly hired сотрудники (при приёме на работу с 2021 года) должны иметь электронную трудовую книжку;
- Работники‚ которые ранее вели бумажную книжку‚ могут перейти на электронный формат по собственному желанию (заявление о переходе);
- Работодатели обязаны вести учёт движения трудовых книжек в электронном виде и предоставлять выписки по требованию сотрудника․
Как оформить новую электронную трудовую книжку?
- Получите согласие сотрудника․ Если работник впервые устраивается на работу‚ он автоматически получает ЭТК․ Если у него уже есть бумажная книжка и он хочет перейти на электронный формат‚ необходимо подать заявление о переходе на ЭТК (образец 2026 года доступен на сайте Госуслуг)․
- Внесите первичные сведения в систему Социального фонда․ Это делает кадровая служба работодателя через личный кабинет на портале СФР или через интегрированные 1С‑бухгалтерские программы․
- Подтвердите запись․ После внесения данных система генерирует уникальный номер ЭТК и отправляет уведомление сотруднику в личный кабинет Госуслуг․
- Выдайте сотруднику информацию о том‚ как посмотреть ЭТК․ Обычно это инструкция: войти на gosuslugi․ru → раздел «Справки и выписки» → «Выписка из электронной трудовой книжки»․
Как внести сведения в существующую ЭТК?
Для обновления данных (например‚ при приёме на новую работу‚ переводе‚ увольнении) необходимо:
- Подготовить приказ о кадровом изменении (приём‚ перевод‚ увольнение)․
- Внести соответствующую запись в систему СФР через личный кабинет работодателя или бухгалтерскую программу․
- Убедиться‚ что запись отразилась в выписке СТД‑СФР (можно проверить в личном кабинете сотрудника)․
- При необходимости выдать сотруднику бумажную копию выписки (по запросу)․
Где работнику посмотреть электронную трудовую книжку?
Сотрудник может ознакомиться со своей ЭТК следующими способами:
- Через личный кабинет на портале Госуслуг (раздел «Справки и выписки» → «Выписка из электронной трудовой книжки»)․
- На сайте Пенсионного фонда России (личный кабинет застрахованного лица)․
- В мобильном приложении «Госуслуги» или «Социальный фонд»․
- При личном визите в МФЦ или офис СФР – можно запросить распечатку выписки․
- Через Госуслуги: выбрать «Справки и выписки» → «Выписка из электронной трудовой книжки» → заказать․
- На сайте СФР: в личном кабинете застрахованного лица сформировать выписку и скачать в PDF․
- В МФЦ: обратиться с паспортом и СНИЛС‚ запросить выписку․
- Через работодателя: кадровая служба может выдать выписку по внутреннему запросу․
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 66‚ 66․1 – о ведении трудовых книжек)․
- Федеральный закон «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации» (регулирует ведение СТД‑СФР)․
- Приказы Минтруда и Соцзащиты РФ о порядке ведения электронных трудовых книжек․
- Отсутствие заявления о переходе на электронный формат (если сотрудник ранее имел бумажную книжку)․
- Опечатки в ФИО‚ датах рождения или СНИЛС – приводит к невозможности найти запись в системе․
- Несвоевременное внесение данных о переводе или увольнении – приводит к разрыву трудового стажа․
- Непроверка выписки перед выдачей сотруднику – можно передать неактуальные сведения․
- Игнорирование требований по хранению приказов и других подтверждающих документов (они должны храниться не менее 50 лет)․
- Подготовить запрос на исправление (заявление сотрудника или инициатива работодателя)․
- Приложить подтверждающие документы (приказ‚ трудовой договор‚ справка о периодах работы)․
- Отправить запрос в Социальный фонд через личный кабинет работодателя или лично в офис СФР․
- После проверки фонд внесёт исправления и уведомит сотрудника об обновлении выписки․
- Нужно ли получать согласие сотрудника на ведение ЭТК?
- Да‚ если сотрудник ранее имел бумажную трудовую книжку и хочет перейти на электронный формат‚ требуется его письменное согласие (заявление о переходе)․ Для newly hired сотрудников согласие предполагается автоматически․
- Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?
- Технически возможно‚ но законодательно рекомендуется вести только один формат․ При наличии обеих книжек необходимо избегать дублирования и противоречий в данных․
- Как проверить‚ что моя трудовая деятельность отражена в ЭТК корректно?
- Закажите выписку через Госуслуги или личный кабинет СФР и сверьте данные с вашими трудовыми договорами‚ приказами и трудовой книжкой (если она у вас есть)․
- Что делать‚ если я потерял доступ к личному кабинету Госуслуг?
- Восстановить доступ можно через функцию «Восстановить пароль» на портале Госуслуг‚ используя номер телефона‚ email или СНИЛС․ При необходимости обратитесь в поддержку Госуслуг или в МФЦ․
- С какого года обязателен переход на электронные трудовые книжки?
- С 1 января 2026 года завершается переходный период‚ и все трудовые отношения должны оформляться в электронном виде‚ за исключением случаев‚ когда сотрудник отказался от ЭТК и продолжает вести бумажную книжку по соглашению сторон․
Как получить выписку из ЭТК?
Выписка (СТД‑СФР) – это официальный документ‚ подтверждающий трудовую деятельность․ Получить её можно:
Выписка выглядит как таблица с данными о всех периодах работы‚ должностях‚ основаниях приёма/увольнения и т․д․ Её можно распечатать‚ отправить по электронной почте будущему работодателю или просто сохранить на компьютере․
Юридические аспекты и частые ошибки
Основные нормативные акты
Частые ошибки при работе с ЭТК
Как исправить данные в ЭТК?
Если обнаружены ошибки в сведениях‚ порядок исправления следующий:
Подача отчётности
Работодатели обязаны сдавать отчёт ЕФС-1 (сведения о страховых взносах и персональных данных)․ С 2025 года в отчёте ЕФС-1 учитываются данные из ЭТК‚ поэтому важно своевременно вносить все кадровые изменения в систему СФР․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Электронная трудовая книжка – удобный и современный инструмент учёта трудовой деятельности‚ который упрощает взаимодействие между работником‚ работодателем и государственными органами․ Следуя представленной инструкции‚ вы сможете без труда завести‚ вести и получать выписку из ЭТК‚ избегая типичных ошибок и соблюдая все юридические требования․