Дата публикации: ‚ 01:40
В 2026 году оформление первой записи в трудовой истории стало полностью дистанционным. Электронная трудовая книжка (ЭТК) упрощает процесс для тех‚ кто впервые идёт на работу после 31 декабря 2020 года. Ниже – подробный гид‚ как правильно оформить трудовую книжку впервые‚ какие документы нужны и куда обращаться.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ‚ в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника. По закону РФ такие сведения хранятся в Социальном фонде России и могут быть доступны через портал Госуслуги в форматах PDF и XML.
Ключевые особенности:
- Весь процесс оформления проходит онлайн.
- Не требуется бумажный аналог‚ если работник не отказывается от него.
- Документ хранится в личном кабинете на сайте Госуслуги.
Кому нужно оформить электронную трудовую книжку?
С года все новые сотрудники‚ которые впервые поступают на работу‚ обязаны вести трудовые записи исключительно в электронном виде. Это значит‚ что:
- Бумажная трудовая книжка не оформляется.
- Все сведения о работе (мобилизация‚ увольнение‚ повышение квалификации) заносятся в ЭТК.
- Если работник желает иметь бумажный вариант‚ он может подать заявление об отказе от электронного формата.
Как оформить ЭТК впервые: пошаговая инструкция
Шаг 1. Подготовка необходимых документов
Для первой записи в ЭТК потребуются следующие документы:
- Паспорт (страница с данными и сведениями о регистрации).
- СНИЛС (можно запросить через Госуслуги).
- Справка о среднем специальном образовании (если требуется работодателем).
- Справка о предыдущей работе (при наличии).
- Заявление о переходе на электронный формат (можно заполнить онлайн).
Шаг 2. Регистрация на портале Госуслуги
Если у вас ещё нет аккаунта‚ выполните регистрацию:
- Перейдите на сайт Госуслуги.
- Нажмите кнопку «Зарегистрироваться» и следуйте инструкциям.
- После входа в личный кабинет выберите раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка».
Шаг 3. Заполнение заявки
В личном кабинете необходимо:
- Заполнить форму «Заявление о выдаче первой записи в ЭТК».
- Прикрепить сканы вышеперечисленных документов.
- Утвердить заявку с помощью ЭЦП (если есть) или через подтверждение по SMS.
Шаг 4. Получение документа
После обработки заявки (обычно в течение 1‑2 рабочих дней) вы получите:
- PDF‑версию ЭТК‚ которую можно открыть‚ распечатать или отправить по электронной почте.
- XML‑файл‚ который удобно использовать для интеграции с HR‑системами.
Шаг 5. Проверка и подтверждение
Обязательно проверьте введённые данные:
- ФИО‚ дата рождения‚ СНИЛС.
- Сведения о предыдущей работе (если они указаны).
- Сроки действия первой записи.
При необходимости исправлений обратитесь в службу поддержки Госуслуг или в отдел ПФР.
Где и как хранить ЭТК?
Электронная трудовая книжка хранится в личном кабинете на портале Госуслуги и в базе данных Социального фонда России. Доступ к ней имеют только:
- Работник (через личный кабинет).
- Работодатель (с вашего согласия).
- Уполномоченные органы ПФР.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную книжки? Да‚ если работник не отказывается от бумажного варианта‚ он может одновременно вести оба формата.
- Что делать‚ если у меня уже есть бумажная трудовая книжка? При первом переходе на ЭТК необходимо подать заявление об отказе от бумажной записи.
- Как узнать‚ что моя ЭТК уже существует? В личном кабинете на Госуслугах в разделе «Трудовая деятельность» будет отображено количество записей.
- Можно ли распечатать ЭТК для предъявления работодателю? Да‚ документ доступен в формате PDF и его можно распечатать.
Полезные ссылки
Для более детального ознакомления рекомендуем посетить следующие ресурсы:
- Госуслуги – электронная трудовая книжка
- Официальный сайт ПФР
- Министерство труда и социальной защиты РФ
Оформление первой записи в трудовой книжке впервые теперь полностью переходит в цифровой формат. Следуя описанной выше инструкции‚ вы сможете быстро и удобно оформить ЭТК‚ избежав лишних походов в отделения ПФР и без риска потерять важные сведения о своей трудовой истории.