В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала обязательным форматом ведения трудовых записей для всех работодателей. Для руководителей, в т.ч. для директоров, это означает необходимость оформить запись о переходе на ЭТК и подписать её в соответствии с требованиями законодательства. В этой статье мы разберём, что такое ЭТК, какие документы нужны, как правильно оформить запись и какие ошибки стоит избегать.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой архив, в котором храниться история трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, причины увольнения, сведения о стаже. Ведение ЭТК осуществляется в системе Социального фонда России (СФР), а доступ к ней получают работники и работодатели через личный кабинет на портале «Госуслуги».
- Преимущества: мгновенный доступ, отсутствие бумажных копий, защита от потери данных.
- Обязательность: с 1 января 2026 года все работодатели обязаны вести ЭТК.
- Ответственность: за своевременное внесение данных отвечает работодатель, а подтверждение – руководитель или лицо, уполномоченное вести трудовые книжки.
Юридические основания перехода на ЭТК
Переход на электронный формат регулируется:
- Федеральным законом «О трудовой книжке» (переоформление в 2025 году).
- Постановлением Правительства РФ № 1234 (переход к ЭТК с 2026 года).
- Положением СФР «Об электронных трудовых книжках».
В соответствии с этими актами запись о переходе должна быть заверена подписью директора (или уполномоченного лица) и, при наличии, печатью работодателя.
Что нужно подготовить?
- Образец заявления о переходе на ЭТК – можно скачать с сайта СФР или оформить самостоятельно.
- Сведения о компании: ИНН, ОГРН, адрес, контактный телефон.
- Сведения о директоре: ФИО, дата рождения, должность, подпись.
- Печать работодателя (если есть).
- Копия текущей бумажной трудовой книжки (для сверки данных).
Как оформить запись о переходе?
Запись о переходе в трудовой книжке оформляеться в разделе «Сведения о работе» (графа 3). Ниже приведён пошаговый алгоритм.
Шаг 1 – подготовка заявления
Заполните заявление, указав:
- Наименование организации.
- ИНН, ОГРН.
- Дата перехода на ЭТК.
- ФИО директора, дата рождения.
- Подпись директора.
- Печать работодателя (если есть).
Шаг 2 – внесение записи в бумажную трудовую книжку
Внесите запись в графу 3:
«Переход на электронную трудовую книжку»
Подпись директора: _____________________
Печать: _______________________________
Запись должна быть оформлена в соответствии с требованиями к записи в трудовой книжке: шрифтом, размером, цветом и т.д.
Шаг 3 – подтверждение в системе СФР
После внесения записи в бумажную книжку, руководитель (или уполномоченное лицо) в личном кабинете «Госуслуги» подтверждает переход, заполняя форму «Переход на электронную трудовую книжку».
- Вводятся данные о компании и сотрудниках.
- Загружается скан заявления.
- Подтверждается подпись и печать.
Где посмотреть электронную трудовую книжку?
После подтверждения перехода работник и работодатель могут просматривать ЭТК в личном кабинете «Госуслуги»:
- Работник: https://www.gosuslugi.ru → «Мои документы» → «Трудовая книжка».
- Работодатель: в разделе «Работники» → «Трудовые книжки».
Советы экспертов
- Проверяйте данные перед отправкой в СФР – ошибки могут привести к задержкам.
- Сохраняйте сканы всех документов в отдельной папке.
- Обучайте персонал – правильное ведение ЭТК снижает риск штрафов.
- Не забывайте о обновлении данных при изменении должности или увольнении.
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильный формат подписи – подпись должна быть в оригинале, а не отсканирована.
- Отсутствие печати – если печать отсутствует, используйте электронную подпись.
- Неполные данные о компании – проверьте ИНН и ОГРН.
- Несвоевременное подтверждение в СФР – откладывание может привести к штрафу.
Пример записи о переходе в трудовой книжке
Графа 3. Сведения о работе Переход на электронную трудовую книжку Подпись директора: _____________________ Печать: _______________________________
Переход на электронную трудовую книжку – важный шаг в цифровизации кадрового учёта. Для директора это не только соблюдение закона, но и упрощение работы с персоналом. Следуя приведённой инструкции, вы сможете без ошибок оформить запись о переходе, подтвердить её в системе СФР и обеспечить доступ к данным как для сотрудников, так и для самого работодателя.
Если возникнут вопросы, обратитесь в службу поддержки СФР или в отдел кадров вашей организации.