В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала обязательной для всех работников, которые заключают трудовые договоры. Это включает и тех, кто служит в армии по контракту. Ниже приведены подробные сведения о том, как правильно оформить запись о службе по контракту в ЭТК, какие документы нужны, где можно получить справку и какие требования к оформлению.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой архив сведений о трудовой деятельности работника, который хранится в Единой системе кадрового учета (ЕСКУ) и доступен через портал Госуслуги и мобильное приложение. В отличие от бумажной трудовой книжки, в ЭТК нет физического носителя: все записи делаются в электронном виде, но при необходимости работник может получить бумажный экземпляр.

Преимущества ЭТК

• Удобный доступ к справке о стаже и службе;
• Сокращение бумажной работы и затрат на хранение;
• Быстрый обмен сведениями между работодателем и работником;
• Гарантированная сохранность данных.

Когда необходимо вносить запись о службе по контракту?

Согласно Порядку 320н и Положению о сведениях о трудовой деятельности в электронном виде, запись о службе по контракту должна быть внесена в ЭТК работодателем, если:

1. Работник служит в армии по контракту и получает зарплату от работодателя;
2. Служба по контракту является частью трудового договора с работодателем;
3. Работник желает, чтобы сведения о службе учитывались при расчёте стажа.

Если работник служит в армии по контракту, но не получает зарплату от работодателя, запись о службе в ЭТК может быть внесена работодателем по новому месту работы, как это указано в вопросе 227198 от 7 августа 2025 г; (портал Роструда).

Как оформить запись о службе по контракту в ЭТК?

Подготовка документов

• Служебный приказ о приёме на работу (или о переходе на контрактную службу);
• Форма ЕФС‑1 (Сведения о трудовой деятельности в электронном виде);
• Справка о службе по контракту (если требуется);
• Подпись руководителя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
• Печать работодателя (если есть).

Процесс внесения записи

1. Войдите в ЕСКУ через портал Госуслуги или мобильное приложение.
2. Выберите раздел «Сведения о трудовой деятельности».
3. Заполните форму ЕФС‑1, указав период службы по контракту, должность, место работы и другие сведения.
4. Прикрепите электронный копию служебного приказа и справку о службе.
5. Подтвердите запись подписью руководителя и приложите печать (если применимо).
6. Отправьте запись на проверку в кадровую службу.
7. После утверждения запись автоматически появится в ЭТК.

Пример записи о службе по контракту

В ЭТК запись выглядит следующим образом:

Дата начала: 
Дата окончания: 
Должность: Инженер-строитель
Место работы: Военная часть №12
Тип занятости: По контракту
Служба: Военная служба по контракту
Зарплата: 45 000 ₽
Подпись руководителя: ___________________
Печать работодателя: _______________________

Как получить бумажную трудовую книжку с записью о переходе на ЭТК?

При выборе электронного формата работник получает бумажную трудовую книжку «на руки» с записью о сделанном выборе. В этой записи указывается:

• Дата перехода на электронный формат;
• Подпись руководителя;
• Печать работодателя (если есть).

Эта бумажная запись служит подтверждением того, что работник согласился на ведение сведений в электронном виде.

Где посмотреть запись о службе по контракту?

После внесения записи в ЭТК вы можете получить справку о службе через портал Госуслуги:

1. Войдите на https://www.gosuslugi.ru с подтверждённой учетной записью.
2. Перейдите в раздел «Справки, выписки».
3. Выберите «Выписка из электронной трудовой книжки».
4. Укажите период, за который хотите получить справку, и подтвердите запрос.
5. Справка будет доступна в формате PDF и может быть распечатана.

Важные юридические моменты

• В соответствии с Порядком 320н, запись о службе по контракту должна быть заверена подписью руководителя и печатью организации.
• Если работник отказался от бумажной трудовой книжки, он всё равно получает бумажный экземпляр с записью о выборе электронного формата.
• Сведения о военной службе по контракту в ЭТК учитываются при расчёте стажа и начислении пенсионных прав.
• Работодатель обязан отчитываться по каждому сотруднику, работающему по трудовому договору, в ЕСКУ.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли самостоятельно внести запись о службе по контракту?

Нет, запись должна вноситься работодателем или его уполномоченным представителем.

Что делать, если запись не появилась в ЭТК?

Свяжитесь с кадровой службой вашего работодателя. Проверьте, что все документы были правильно заполнены и подписаны.

Как получить справку о службе по контракту, если работник не имеет доступа к Госуслугам?

Он может обратиться в отдел кадров работодателя, который выдаст бумажную справку, а затем зарегистрировать её в системе.

Можно ли изменить дату начала службы после внесения записи?

Изменение даты возможно только в случае ошибок, но требует повторного одобрения руководителя и обновления записи в системе.

Запись о службе по контракту в электронную трудовую книжку – это важный этап, который обеспечивает корректный учет трудового стажа и прав работника. Следуя описанным шагам, вы сможете быстро и без ошибок оформить запись, а работник получит доступ к справке в любой момент через портал Госуслуги.

Если у вас возникли вопросы, обратитесь в отдел кадров вашего работодателя или в службу поддержки портала Госуслуги.