Вопрос актуален для всех работодателей и работников, которые хотят перейти от бумажной трудовой книжки к её электронному аналогу. В статье подробно рассматриваются правовые основы, порядок подачи заявления, необходимые формы и особенности формирования отчёта в Пенсионный фонд России (ПФР).
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника, который хранится в информационной системе ПФР и доступен через личный кабинет на портале gosuslugi.ru или в МФЦ. По закону она имеет ту же юридическую силу, что и бумажный вариант.
- Сведения в ЭТК формируются в соответствии с ФЗ‑439 от и ФЗ‑436 от .
- Работодатель обязан вносить данные в электронный реестр в течение 5 дней после изменения условий труда.
- Работник может в любой момент запросить выписку из ЭТК (формы СТД‑Р или СТД‑ПФР).
Кому предназначена ЭТК?
ЭТК доступна всем гражданам РФ, имеющим трудовой стаж, а также тем, кто только начинает работать. При этом каждый работник имеет право выбрать форму ведения трудовой книжки – бумажную, электронную или обе одновременно.
Правовые требования к заявлению о ведении трудовой книжки в электронном виде
Согласно постановлению Минтруда РФ от , каждый работодатель обязан до 30 июня 2020 г. уведомить работников в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве и предоставить им возможность:
- Сохранить бумажную трудовую книжку.
- Перейти на ведение трудовой книжки в электронном виде.
Заявление может быть оформлено в произвольной форме (от руки или на компьютере) – закон не требует шаблона. Главное, чтобы в нём были указаны:
- ФИО работника.
- Табельный номер (при наличии).
- Точная формулировка желания вести трудовую книжку в электронном виде.
- Подпись работника и дата.
Образец заявления
Я, Иванов Иван Иванович,
паспорт: 45 01 123456, выдан г. УФМС России по г. Москве,
сотрудник ООО «Ромашка»,
таб. № 12345.
Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде в системе ПФР.
______________________
(подпись) г.
Как работодатель передаёт сведения в ПФР?
После получения заявления работодатель обязан вносить сведения о трудовой деятельности в электронный реестр ПФР. Для этого используется форма СЗВ‑ТД (Сведения о заработке и удержаниях по трудовым договорам).
Ключевые моменты заполнения СЗВ‑ТД
- Периодичность: отчёт подаётся ежемесячно (до 15 числа месяца, следующего за отчётным).
- Объекты отчёта: все сотрудники, включая тех, кто оставил бумажную книжку, но у которых также ведутся электронные сведения.
- Формат: XML‑файл, загружаемый через личный кабинет работодателя на сайте ПФР или через сервисы Контур.Экстерн.
Если работник не подал заявление о выборе формы ведения книжки, работодатель обязан вести и бумажную, и электронную версии одновременно (см. пункт 2.2 КонсультантПлюс, 2021).
Примерный алгоритм подачи СЗВ‑ТД
- Собрать данные о начислениях и удержаниях за отчётный месяц.
- Сформировать XML‑файл в соответствии с техническим заданием ПФР (шаблоны доступны в личном кабинете).
- Загрузить файл в раздел «Отчётность» личного кабинета работодателя.
- Получить подтверждение о приёме (Квитанцию).
- При необходимости скорректировать данные в течение 10 дней после загрузки.
Как работнику получить выписку из ЭТК?
Существует два основных типа выписок:
- СТД‑Р – справка о трудовой деятельности в текущей организации (выдаётся работодателем).
- СТД‑ПФР – справка о стаже по всем работодателям (выдаётся ПФР).
Получение СТД‑Р
Работник обращается к своему работодателю с письменным запросом. Работодатель формирует справку в личном кабинете ПФР и предоставляет её в электронном виде (PDF с электронной подписью) или в бумажном виде.
Получение СТД‑ПФР
Для получения полной выписки необходимо:
- Зарегистрироваться в личном кабинете на сайте ПФР (или через Госуслуги).
- Подать заявку «Получить справку о трудовой деятельности».
- Ожидать формирования документа (в среднем до 1 месяца, как указывает nalog-nalog.ru).
- Скачать готовый документ, подписанный электронной подписью ПФР.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
| Вопрос | Ответ |
|---|---|
| Можно ли одновременно вести бумажную и электронную книжку? | Да. Если работник не подал заявление о выборе формы, работодатель обязан вести обе версии (см. КонсультантПлюс, 2021). |
| Кто оплачивает стоимость электронной подписи ПФР? | Подпись предоставляется ПФР бесплатно для всех граждан; работодателю требуется лишь доступ к личному кабинету. |
| Что делать, если в ЭТК указаны неверные данные? | Работник подаёт письменное заявление о корректировке, а работодатель в течение 5 дней вносит исправления и отправляет обновлённый СЗВ‑ТД. |
| Можно ли отказаться от ЭТК после её введения? | Да. Работник может в любой момент подать заявление о сохранении бумажной трудовой книжки. После этого работодатель прекращает вести электронные сведения. |
| Какие сроки подачи СЗВ‑ТД? | До 15‑го числа месяца, следующего за отчётным (например, за май – до 15 июня). |
Переход на электронную трудовую книжку упрощает процесс учёта стажа, ускоряет получение справок и снижает бумажный документооборот. Чтобы всё прошло гладко, рекомендуется:
- Заранее уведомить всех сотрудников о возможности выбора формы ведения книжки (до 30 июня 2020 г., но лучше сделать это ежегодно).
- Подготовить шаблон заявления и разместить его в HR‑портале компании.
- Обучить бухгалтерию работе с формой СЗВ‑ТД и проверке корректности данных.
- Регулярно проверять статус выписок в личных кабинетах ПФР и Госуслуг.
- Вести журнал полученных заявлений и подтверждать их получение подписью руководителя.
Соблюдая эти простые шаги, вы избежите штрафов, ускорите процесс получения справок для сотрудников и обеспечите полную соответствие требованиям федерального законодательства.
Полезные ссылки
- Официальный сайт ПФР – личный кабинет
- Госуслуги – получение ЭТК и СТД‑ПФР
- Контур.Экстерн – формирование СЗВ‑ТД
- КонсультантПлюс – нормативные акты по ЭТК
- Образцы заявлений и справок
Если у вас остались вопросы, обратитесь к специалисту по кадровому учёту или в службу поддержки ПФР.