С 1 января 2021 года в России начался постепенный переход на ведение трудовых книжек в электронном виде, так называемые электронные трудовые книжки (ЭТК). Этот шаг стал частью масштабной цифровой трансформации государственных услуг и кадрового учета. Однако переход на ЭТК не является обязательным для работников — каждый имеет право выбрать форму ведения трудовой деятельности: электронную или бумажную.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. Все сведения о трудовой деятельности работника (места работы, должности, награды, увольнения и т.д.) хранятся в защищённой базе данных Пенсионного фонда России (ПФР). Доступ к информации предоставляется через:
- Личный кабинет на сайте ПФР (pfrf.ru)
- Портал Госуслуг (gosuslugi.ru)
- Мобильное приложение «ПФР»
ЭТК не имеет физического носителя, но обладает такой же юридической силой, как и бумажная трудовая книжка. Она защищена от потери, повреждения и подделки, а также позволяет быстро и удобно получать информацию о трудовом стаже при устройстве на новую работу.
Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?
Да, работник имеет полное право остаться на бумажной трудовой книжке. Для этого необходимо подать соответствующее заявление в отдел кадров по месту работы. Если заявление не подано, работодатель обязан вести ЭТК, а бумажную книжку, сохранять, но не обновлять.
Важно!
- Если вы не подали заявление до 31 декабря 2020 года, работодатель автоматически начал вести ЭТК, а бумажную книжку сохранил как архивный документ.
- С 2023 года при переводе на другую постоянную работу работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности в форме СЗВ-ТД — в электронном виде, если работник выбрал ЭТК.
- Вы можете в любой момент поменять решение: подать заявление о переходе с бумажной книжки на электронную или наоборот.
Образец заявления на переход к электронной трудовой книжке
Ниже приведён официальный образец заявления, который можно использовать при обращении в кадровую службу. Форма не строго регламентирована законом, но должна содержать обязательные реквизиты.
Заявление о выборе формы ведения трудовой книжки — в электронном виде
Заявление
Я, [Фамилия Имя Отчество полностью], паспорт: серия ________ № ________, выдан ________ [наименование органа], дата выдачи: __.__.____,
зарегистрирован(а) по адресу: ____________________________________________________________,
прошу выбрать для меня форму ведения трудовой книжки — электронную трудовую книжку.
Прошу внести соответствующие сведения в базу данных Пенсионного фонда Российской Федерации и прекратить ведение бумажной трудовой книжки.
Подпись: _________________
[Ф.И.О. расшифровка]
Заявление об отказе от электронной трудовой книжки (на бумажную)
Если вы хотите вернуться к бумажной трудовой книжке, подайте следующее заявление:
Заявление
Я, [Фамилия Имя Отчество полностью], паспорт: серия ________ № ________, выдан ________ [наименование органа], дата выдачи: __.__.____,
зарегистрирован(а) по адресу: ____________________________________________________________,
прошу вести мою трудовую книжку в бумажной форме и прекратить ведение электронной трудовой книжки.
Прошу предоставить мне на руки бумажную трудовую книжку с внесением всех сведений, содержащихся в электронной версии, в соответствии с законодательством РФ.
Подпись: _________________
[Ф.И.О. расшифровка]
Как подать заявление?
- Скачайте или получите бланк заявления в отделе кадров вашей организации.
- Заполните его от руки или на компьютере (печатными буквами).
- Подпишите заявление.
- Подайте его в кадровую службу лично или через почту (с уведомлением о вручении).
- Получите расписку о принятии заявления (обязательно!)
Работодатель обязан в течение 3 рабочих дней после получения заявления направить сведения в ПФР в форме СЗВ-ТД. После этого в базе ПФР будет обновлена ваша информация.
Что делать с бумажной трудовой книжкой после перехода на ЭТК?
Если вы выбрали электронную форму, ваша бумажная трудовая книжка не уничтожается. Она сохраняется работодателем как архивный документ. По вашему требованию работодатель обязан выдать вам её на руки или копию с заверением.
Важно:
- Сведения, внесённые в бумажную книжку до 2021 года, остаются в силе и переносятся в ЭТК автоматически.
- С 2023 года при увольнении работодатель обязан предоставить работнику выписку из ЭТК (в электронном виде или на бумажном носителе по запросу).
Преимущества электронной трудовой книжки
- Надёжность, невозможно потерять, испортить или подделать.
- Доступность — сведения всегда доступны через Госуслуги или Личный кабинет ПФР.
- Удобство — при трудоустройстве не нужно носить с собой тяжёлую книжку — работодатель сам запрашивает данные в ПФР.
- Экономия времени — все записи вносятся автоматически, исключая ошибки и задержки.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Могу ли я иметь и бумажную, и электронную трудовую книжку одновременно?
Нет. Выбор — только один: либо бумажная, либо электронная; Если вы не подали заявление, работодатель ведёт ЭТК, а бумажную сохраняет как архив.
Нужно ли регистрировать ЭТК в книге учёта?
Нет. Электронные трудовые книжки не регистрируются в бумажных журналах. Все учётные действия ведутся в системе ПФР.
Как проверить, что мои данные уже в ЭТК?
Зайдите на портал Госуслуг или сайт ПФР, авторизуйтесь и откройте раздел «Трудовая деятельность». Там вы увидите все записи, внесённые в ЭТК.
Могу ли я подать заявление через почту или электронную почту?
Да, если ваша организация принимает электронные заявления. Но лучше подавать в бумажном виде с подписью и распиской — это гарантирует юридическую силу.
Выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой — это личное решение каждого работника. Электронная форма, это современный, безопасный и удобный способ хранения трудовой информации. Подача заявления, простая процедура, которая не требует сложных документов. Главное, не игнорировать этот шаг: если вы не подадите заявление, ваша трудовая история будет вестись в электронном виде автоматически.
Не забудьте: ваше заявление — ключ к контролю над вашими трудовыми данными. Подайте его вовремя, чтобы избежать нежелательных последствий и сохранить выбор за собой.
Если у вас остались вопросы — обращайтесь в кадровую службу вашей организации или на горячую линию Пенсионного фонда России: 8 (800) -00-00-00.