С 2020 года в России действует система электронной трудовой книжки (ЭТК). Она ведётся в информационной системе Социального фонда России (СФР) и содержит сведения о трудовой деятельности сотрудников, начиная с 1 января 2020 года. Ниже подробно рассмотрено, как оформлять записи в трудовой книжке после перехода на электронный формат, какие документы остаются обязательными и как получить выписку.
Что такое электронная трудовая книжка?
- ЭТК – это не просто скан бумажного документа, а отдельный электронный реестр, в котором фиксируются полные сведения о работе начиная с 2020 года.
- Работодатели обязаны ежемесячно передавать в СФР данные о приёме, переводе, увольнении, изменении должности и т.д. через форму СЗВ‑ТД.
- Сведения, внесённые в бумажную трудовую книжку до 2020 года, не переносятся в электронную версию автоматически.
Таким образом, у каждого работника могут coexist два документа:
- Бумажная трудовая книжка – хранит информацию о трудовой деятельности до .
- Электронная трудовая книжка – содержит сведения с по текущий момент.
Когда и как делается запись после перехода на ЭТК?
Запись о событии, произошедшем до
Такие записи вносятся исключительно в бумажную трудовую книжку. После перехода на электронный формат они больше не корректируются в ЭТК.
Запись о событии, произошедшем с
Все кадровые мероприятия (приём на работу, перевод, изменение должности, увольнение, отпуск по уходу за ребёнком и т.д.) фиксируются только в электронной трудовой книжке через передачу данных в СФР. Работодатель не делает ручную запись в бумажном бланке, если сотрудник не оставил заявление о ведении бумажной версии.
Двойное ведение (бумажная + электронная)
Если работник не подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки до 30 июня 2020 года (или в течение первого года работы, если устроился после 2020 года), то до момента подачи такого заявления необходимо вести оба документа параллельно:
- В бумажную ТК вносятся записи о событиях, произошедших до .
- В электронную ТК через СФР передаются сведения о событиях с .
После подачи заявления о сохранении только электронной формы бумажная книжка больше не ведётся, но остаётся у сотрудника на руках как архивный документ.
Особенности для разных категорий работников
Работники, принятые на работу до 2020 года
У них уже есть бумажная трудовая книжка с историей до 2020 года. После перехода:
- ЭТК заводится автоматически (данные передаются работодателем в СФР).
- Записи о событиях после делаются только в ЭТК.
- Бумажная книжка хранится у сотрудника и не требует дальнейших записей.
Первичное трудоустройство в 2020‑2020 гг.
Если сотрудник впервые устроился на работу в 2020 году и подал заявление о сохранении бумажной версии, то до подачи заявления ведётся двойное ведение. После заявления – только электронная форма.
Первичное трудоустройство с 2021 года и позже
С года переходный период завершён. Для лиц, впервые принятых на работу с этой даты, ведётся исключительно электронная трудовая книжка. Бумажный вариант не оформляется и не выдаётся.
Как оформить запись в электронной трудовой книжке?
Процедура оформления записи в ЭТК полностью автоматизирована и не требует ручного заполнения бланка сотрудником. Алгоритм выглядит так:
- Кадровик готовит приказ о приёме, переводе, увольнении и т.д.
- Из приказа формируется сведения СЗВ‑ТД (табличная часть).
- Сведения передаются в Социальный фонд России через Единый реестр застрахованных лиц (ЕРЗЛ) – обычно через бухгалтерскую программу или личный кабинет работодателя на сайте СФР.
- СФР автоматически обновляет электронную трудовую книжку сотрудника.
- Сотрудник может просмотреть свою ЭТК в личном кабинете на портале Госуслуги или в личном кабинете СФР.
Важно: запись считается сделанной с момента поступления данных в СФР. Работник получает уведомление (SMS или push‑уведомление) о внесении изменения.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки?
Выписка нужна для подтверждения трудового стажа при приёме на новую работу, получения пенсии, оформления кредита и т.д. Получить её можно следующими способами:
- Через портал Госуслуги:
- Авторизоваться (ЕСИА).
- Выбрать раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка».
- Нажать «Запросить выписку» и указать период.
- Выписка формируется в PDF и отправляется на электронную почту или доступна для скачивания в личном кабинете.
- Через личный кабинет СФР:
- Войти на сайт СФР (https://fr.gov.ru) с использованием логина/пароля или через ЕСИА.
- Перейти в раздел «Мои сведения» → «Электронная трудовая книжка».
- Сформировать выписку за нужный период.
- Через Многофункциональный центр (МФЦ):
- Предъявить паспорт и СНИЛС.
- Заказать выписку из ЭТК (услуга предоставляется бесплатно).
Выписка содержит все записи, внесённые в ЭТК за выбранный период, включая даты приёма/увольнения, наименование организации, должность, профессию, основание (приказ, соглашение и т.д.).
Что делать, если в электронной трудовой книжке ошибка?
Если вы обнаружили неточность (неверная дата, неправильное название организации и т.д.), необходимо:
- Обратиться к текущему или бывшему работодателю с запросом об исправлении сведений.
- Работодатель готовит исправляющий СЗВ‑ТД (корректирующий период) и направляет его в СФР.
- После обработки СФР вносит исправления в ЭТК.
- Сотрудник получает уведомление об обновлении и может скачать актуальную выписку.
Важно: исправления вносятся только через работодателя; самостоятельное изменение записи в ЭТК невозможно.
- Электронная трудовая книжка ведётся с и содержит сведения о всех кадровых мероприятиях с этой даты.
- Бумажная трудовая книжка сохраняет информацию о периоде до 2020 года и остаётся у сотрудника на руках.
- Запись после перехода на ЭТК делается автоматически через передачу данных работодателем в СФР; ручное заполнение бланка не требуется.
- Двойное ведение (бумажная + электронная) возможно только до подачи заявления об отказе от бумажной формы или до завершения переходного периода .
- Выписку из ЭТК можно получить бесплатно через Госуслуги, личный кабинет СФР или МФЦ.
- При обнаружении ошибки следует обращаться к работодателю для подачи исправляющего СЗВ‑ТД.
Соблюдая указанные правила, вы обеспечите корректное ведение своей трудовой истории и сможете без проблем подтверждать свой стаж при любой необходимости.