С 1 января 2020 года в России вводится электронная трудовая книжка (ЭТК) – новый формат хранения сведений о трудовой деятельности работников. В этой статье вы узнаете, как работают электронные трудовые книжки, какие данные в них содержатся, как получить доступ к информации и какие нормативные акты регулируют их ведение.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это электронный реестр сведений о трудовой деятельности, хранящийся в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ. В ней фиксируются:

• Информация о работнике (ФИО, дата рождения, паспортные данные);
• Даты приема на работу, увольнения, перевода;
• Место работы и его адрес;
• Вид мероприятия (внутренний перевод, смена должности, выход на пенсию и т.д.);
• Стаж работы и начисленные отчисления.

Перечень сведений в ЭТК практически идентичен бумажной трудовой книжке, но хранится в электронном виде, что упрощает доступ к ним и повышает прозрачность кадровой отчётности.

Нормативно‑правовая база

• Федеральный закон от 1 января 2020 г. № 1-ФЗ – «О введении электронных трудовых книжек»;
• Постановление Правительства РФ № 590 от 26 апреля 2020 г. – о сроках представления сведений о трудовой деятельности в ПФР;
• Постановление Правительства РФ № 1105 от 1 января 2020 г. – о порядке формирования и хранения ЭТК;
• Постановление Правительства РФ № 1125 от 1 января 2020 г. – о порядке выдачи выписок из ЭТК.

Все эти акты закрепляют обязательность передачи сведений о приёме на работу, увольнении и переводе в территориальные органы ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.

Как работает электронная трудовая книжка?

Процесс работы ЭТК можно разбить на три этапа:

1. Подача заявления работодателем – при трудоустройстве работодатель подаёт письменное заявление (или электронное) в ПФР с указанием всех необходимых сведений о сотруднике.
2. Формирование отчётности – ПФР формирует отчётность в виде формы СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности) и отправляет её в территориальные органы.
3. Хранение в системе ПФР – сведения сохраняются в базе данных ПФР и становятся доступными для работника через личный кабинет на сайте ПФР и портал Госуслуг.

Где можно получить доступ к ЭТК?

Сведения из ЭТК доступны в следующих местах:

• Личный кабинет на сайте ПФР – https://www.pfrf.ru
• Портал Госуслуг – https://www.gosuslugi.ru
• В отделах МФЦ (Многофункциональных центров) – при наличии соответствующего запроса.

Для доступа к информации необходимо иметь электронную подпись (ЭП) или личный ключ от Госуслуг.

Как получить выписку из ЭТК?

Выписка из электронной трудовой книжки может быть получена дистанционно:

1. Войдите в личный кабинет на сайте ПФР (или в портал Госуслуг).
2. Выберите раздел «Трудовая книжка» → «Выписки».
3. Укажите период, за который нужны сведения, и подтвердите запрос;
4. Скачайте PDF‑файл выписки.

Если вы не можете получить выписку онлайн, можно обратиться в отдел кадров работодателя, в МФЦ или в территориальный орган ПФР с заявлением.

Формы и отчётность

Для работы с ЭТК работодатели используют следующие формы:

• СЗВ-ТД – форма сведений о трудовой деятельности, отправляемая в ПФР;
• СТД-Р – форма, используемая для выдачи выписок работникам;
• Форма 1С «Трудовая книжка» – в бухгалтерских решениях 1С есть модуль, позволяющий автоматически формировать и передавать данные в ПФР.

Все формы доступны в электронном виде на официальных порталах ПФР и 1С.

Как работодатели обязаны вести ЭТК?

Согласно Постановлению Правительства РФ № 590:

• Сведения о приёме на работу, увольнении и переводе должны передаваться в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа;
• В случае изменения кадрового состава предприятия отчётность формируется каждый раз, когда в кадровом составе происходят изменения, начиная с первого месяца 2020 года;
• Нарушение сроков передачи данных может привести к штрафам и административным взысканиям.

Как проверить правильность данных в ЭТК?

Если вы заметили ошибку в сведениях о своей трудовой деятельности, вы можете:

1. Обратиться в отдел кадров работодателя и попросить исправить данные;
2. Подать заявление в территориальный орган ПФР через личный кабинет на сайте ПФР;
3. Получить выписку из ЭТК и проверить её на наличие ошибок.

В случае подтверждения ошибки ПФР инициирует корректировку данных в системе.

Что делать, если вы потеряли бумажную трудовую книжку?

Если у вас нет бумажной трудовой книжки, но вы хотите получить выписку из ЭТК, следуйте шагам из раздела 5. Как получить выписку из ЭТК. При отсутствии доступа к онлайн‑сервисам обратитесь в МФЦ или территориальный орган ПФР с заявлением о выдаче выписки.

Электронная трудовая книжка – это современный инструмент, который упрощает ведение кадровой отчётности, повышает прозрачность и ускоряет доступ к информации о трудовой деятельности. Работодатели обязаны своевременно передавать данные в ПФР, а работники могут в любой момент получить выписку из ЭТК через личный кабинет на сайте ПФР или портал Госуслуг. Следуя установленным правилам, вы сможете избежать ошибок в начислениях и гарантировать корректность сведений о своём стаже работы.

Для более подробной информации и актуальных нормативных актов рекомендуем регулярно посещать официальные сайты:

• Пенсионный фонд РФ
• Портал Госуслуг
• КонсультантПлюс