В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала основной формой документирования трудовой истории работников. Однако многие работодатели до сих пор сталкиваются с вопросами: какие документы предъявлять, как оформить запись, какие ошибки чаще всего допускаются. В статье подробно разберём процесс приёма сотрудника, который пришёл с ЭТК, а также сравним его с традиционной бумажной трудовой книжкой.
Что такое электронная трудовая книжка?
ЭТК – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, хранящийся в Едином государственном реестре (ЕГР) и доступный через сервисы «Госуслуги», СФР (Система Фондов России) и специализированные кадровые платформы (например, Контур.Экстерн). Основные характеристики:
- Записи вносятся работодателем в электронный реестр в режиме онлайн.
- Работник может просматривать свою трудовую историю в личном кабинете.
- ЭТК имеет юридическую силу, равную бумажному документу (при соблюдении требований Приказа Минтруда № 320н).
- Переход на ЭТК открыт для всех работников, включая дистанционных.
Кому и когда можно оформить ЭТК?
С 1 января 2026 года:
- Все новые сотрудники, впервые вступающие в трудовые отношения, автоматически оформляются в ЭТК, если они не отказались от бумажного варианта.
- Сотрудники, уже имеющие бумажную трудовую книжку, могут перейти на ЭТК по собственному желанию, подав заявление.
- Для работников, уволенных до 2026 года, переход возможен только после согласования с работодателем и подачи заявления в реестр.
Какие документы нужны работодателю при приёме сотрудника с ЭТК?
Согласно рекомендациям ЭЛКОД и КонсультантПлюс, при приёме на работу необходимо собрать следующий пакет:
- Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность).
- СНИЛС.
- Свидетельство о переходе на электронную трудовую книжку (форма СТД‑Р или СТД‑СФР).
- Заявление сотрудника о желании вести ЭТК (образец прилагается ниже).
- Если у сотрудника уже есть ЭТК, требуется копия выписки из реестра (можно получить через «Госуслуги»).
Пошаговая инструкция для работодателя
Шаг 1. Проверка наличия ЭТК
Откройте раздел СФР → Трудовые книжки (ЭТК) в используемой кадровой системе (например, Контур.Экстерн) и введите СНИЛС сотрудника. Если запись найдена, убедитесь, что в реестре нет закрывающей записи (это важно, если сотрудник ранее увольнялся).
Шаг 2. Получение согласия сотрудника
Сотрудник должен подписать заявление о переходе на электронный формат (если он ранее использовал бумажную книжку) или заявление о согласии вести ЭТК (если ЭТК уже существует). Пример заявления:
Заявление Я, _______________ (ФИО), СНИЛС ___________, прошу оформить мою трудовую книжку в электронном виде (ЭТК) и вести её в Едином государственном реестре трудовых книжек.
Шаг 3. Внесение записи о приёме на работу
Запись вносится в электронный реестр через Госуслуги или специализированную программу. Образец записи (по Приказу Минтруда 320н):
Запись о приёме на работу Дата приема: Организация: ООО «Пример», ИНН 7701234567 Должность: Специалист по продажам Трудовой договор № 123 от Ставка: 80 000 ₽ (оклад)
Шаг 4. Подтверждение внесения записи
После отправки данных система выдаёт Электронный акт о приёме (PDF) и уведомление в личный кабинет сотрудника. Сохраните копию в кадровом деле.
Шаг 5. Хранение и контроль
ЭТК не освобождает работодателя от обязанности вести кадровый учет в собственной системе. Необходимо:
- Регулярно проверять статус записей (особенно при переводах, отпусках, увольнениях).
- Сохранять скриншоты подтверждения отправки данных.
- Обучать кадровый персонал работе с сервисом СФР.
Частые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как предотвратить |
|---|---|---|
| Отсутствие закрывающей записи в бумажной книжке при переходе на ЭТК | Отказ в приёме, необходимость повторного оформления | Убедиться, что в бумажной книжке нет открытой записи о приёме, либо оформить её в ЭТК до передачи |
| Неправильный формат даты (MM/DD/YYYY вместо DD.MM.YYYY) | Отказ системы принять запись | Вводить даты в формате «дд.мм.гггг» |
| Отсутствие подписи сотрудника в заявлении о переходе | Запись считается недействительной | Проверять наличие подписи и даты перед отправкой |
| Неотправка сведений в фонд после изменения условий труда | Штрафы от Фонда Трудовых Резервов | Регулярно сверять реестр с внутренними данными, использовать автоматизацию |
Сравнение ЭТК и бумажной трудовой книжки
| Критерий | Электронная ТК | Бумажная ТК |
|---|---|---|
| Хранение | В реестре Фонда, доступ 24/7 | Физический документ в архиве организации |
| Внесение записей | Онлайн, автоматическое подтверждение | Ручное заполнение, подпись руководителя |
| Контроль ошибок | Система проверяет формат и обязательные поля | Зависит от внимательности кадровика |
| Удобство для сотрудника | Просмотр через личный кабинет, возможность скачивания выписки | Необходимо обращаться в отдел кадров |
| Ответственность работодателя | Обязанность своевременно передавать сведения в реестр | Обязанность хранить оригинал и передавать закрывающие записи |
Как получить выписку из ЭТК
Сотрудник (и работодатель) могут запросить выписку через:
- Портал Госуслуги – раздел «Трудовая книжка» → «Выписка».
- СФР – через личный кабинет организации, выбрав пункт «Выписка из ЭТК».
- Кадровую программу (например, Контур.Экстерн) – функция «Сформировать выписку».
Выписка имеет юридическую силу и может использоваться при трудоустройстве в другую компанию, оформлении пенсии и т.д.
Пример полного пакета документов при приёме сотрудника с ЭТК
- Паспорт – копия первой страницы и страницы с регистрацией.
- СНИЛС – копия карточки.
- Заявление о ведении ЭТК – подписано сотрудником.
- Форма СТД‑Р (или СТД‑СФР) – подтверждение перехода.
- Трудовой договор – оригинал и копия.
- Электронный акт о приёме – полученный из реестра.
Что делать, если сотрудник отказался от ЭТК?
Если работник явно отказался от электронного формата, ему выдается бумажная трудовая книжка. В этом случае:
- Работодатель вносит запись в бумажную книжку.
- Одновременно в реестр передаёт сведения о приёме, указав, что книжка ведётся в бумажном виде (это требование ПП 320н).
- Хранит оригинал книжки в архиве организации.
Переход на электронную трудовую книжку упрощает кадровый учёт, но требует от работодателя строгого соблюдения процедур:
- Тщательно проверять наличие ЭТК в реестре.
- Собирать полный пакет документов, включая заявление и форму СТД‑Р/СФР.
- Вносить запись о приёме через официальные сервисы и сохранять подтверждения.
- Обучать персонал, чтобы избежать типовых ошибок, которые могут привести к штрафам.
Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, вы сможете без проблем принять на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой, обеспечить корректный кадровый учёт и избежать юридических рисков.
Дата публикации: