С 1 января 2021 года в России вступил в силу новый порядок ведения трудовых книжек: работники получили право выбрать формат — бумажный или электронный. С этого момента каждый новый сотрудник, устраивающийся на работу, автоматически получает электронную трудовую книжку (ЭТК), если не подаст заявление об обратном. Однако даже если сотрудник ранее согласился на ЭТК, он вправе в любой момент вернуться к бумажному варианту. В этой статье вы найдете подробный образец заявления об отказе от электронной трудовой книжки, разъяснения по закону, порядок оформления и важные нюансы, которые должен знать каждый работник и работодатель.

Законодательная база: что говорит трудовое законодательство?

Основные нормы регулируются:

• Федеральным законом от № 118-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам ведения трудовых книжек»;
• Постановлением Правительства РФ от № 1747 (об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения их учета);
• Приказом Минтруда России от № 585н (об утверждении формы СЗВ-ТД).

Важно! Согласно закону, отказ от электронной трудовой книжки не освобождает работодателя от обязанности формировать и передавать в Пенсионный фонд России (ПФР) сведения о трудовой деятельности сотрудника в электронном виде (СЗВ-ТД). Это означает, что даже если вы выбрали бумажную трудовую книжку, работодатель обязан вести электронный учет вашей трудовой деятельности.

Кто и когда может отказаться от электронной трудовой книжки?

Право на выбор формата имеет каждый работник, независимо от даты трудоустройства:

• Новые сотрудники — устраивающиеся на работу после 1 января 2021 года, автоматически получают ЭТК, если не подадут заявление о желании сохранить бумажную трудовую книжку.
• Существующие сотрудники — уже работающие до 2021 года — могут в любой момент подать заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, даже если ранее согласились на ЭТК.
• Сроки подачи заявления — официально установленного срока больше нет. Ранее (до ) существовал временной лимит, но сейчас работник может подать заявление в любой день, даже в 2026 году.

Важное уточнение: можно ли «отказаться» от ЭТК полностью?

Нет. Работник не может «отказаться» от ведения электронного учета трудовой деятельности. Он может лишь запросить сохранение бумажной трудовой книжки в качестве основного документа, которым он пользуется. Электронный учет (СЗВ-ТД) остается обязательным для работодателя в любом случае.

Это означает, что:

• Работодатель ведет два параллельных учета: бумажную трудовую книжку (на руках у сотрудника) и электронные сведения в ПФР.
• Сведения о приеме, переводе, увольнении и других изменениях вносятся в оба формата.
• Электронные данные передаются в ПФР в сроки, установленные законом (не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа).

Образец заявления об отказе от электронной трудовой книжки (для сохранения бумажной)

Ниже приведен типовой образец заявления, который сотрудник может подать работодателю. Форма не строго регламентирована, но должна содержать ключевые элементы.

Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки

<strong>Заявление</strong>

Генеральному директору
ООО «Светлый путь»
Иванову А.В.
от бухгалтера
Петровой М.С.
Должность: бухгалтер
Табельный номер: 12345

Заявление

Прошу сохранить для меня бумажную трудовую книжку в качестве основного документа, подтверждающего трудовую деятельность, и не вести мою трудовую деятельность в электронной форме.

При этом я осознаю, что работодатель обязан передавать сведения о моей трудовой деятельности в Пенсионный фонд Российской Федерации в электронном виде в соответствии с законодательством.

Подпись: _______________ /Петрова М.С./

Ключевые элементы заявления:

1. Кому адресовано — ФИО и должность руководителя организации;
2. От кого — ФИО, должность, табельный номер (если есть);
3. Суть просьбы — четко сформулированная просьба сохранить бумажную трудовую книжку;
4. Осознание обязанностей работодателя — желательно указать, что вы понимаете, что СЗВ-ТД все равно будет формироваться;
5. Дата и подпись — обязательно, без подписи заявление не имеет юридической силы.

Что делать работодателю после получения заявления?

После получения заявления работодатель обязан:

1. Принять заявление — зарегистрировать его в журнале входящей документации.
2. Внести запись в бумажную трудовую книжку, в раздел «Сведения о работе» внести запись: «Сведения о трудовой деятельности ведутся в бумажной трудовой книжке, в соответствии с заявлением работника от [дата]».
3. Продолжать вести электронный учет, передавать СЗВ-ТД в ПФР в установленные сроки, как и для всех остальных сотрудников.
4. Не уничтожать и не передавать бумажную трудовую книжку, она остается у сотрудника, работодатель лишь фиксирует изменения в ней при приеме, переводе, увольнении и т.д.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Могу ли я отказаться от ЭТК, если уже подавал заявление на неё?

Да. Вы можете в любой момент изменить свое решение. Подайте новое заявление о сохранении бумажной трудовой книжки — и работодатель обязан его исполнить.

Вопрос 2: Что будет, если я не подам заявление вообще?

Вы автоматически получите электронную трудовую книжку. Бумажная книжка, если у вас была, остается у вас, но новые сведения о трудовой деятельности будут вноситься только в ЭТК. Вы не сможете вносить записи в старую бумажную книжку — она становится архивной.

Вопрос 3: Могут ли заставить подписать заявление на ЭТК?

Нет. Это нарушение трудового законодательства. Работодатель не вправе принуждать сотрудника к выбору формата. Любое заявление должно быть добровольным. Если вас заставили подписать заявление на ЭТК — вы можете в любой момент отозвать его и подать заявление на сохранение бумажной книжки.

Вопрос 4: Нужно ли переносить данные из старой бумажной книжки в ЭТК?

Нет. Сведения, внесенные в бумажную трудовую книжку до 2021 года, автоматически передаются в ПФР на основании данных, имеющихся в архивах работодателя; Никаких действий со стороны сотрудника не требуется.

Вопрос 5: Что делать, если я устраиваюсь на новую работу?

Если вы хотите сохранить бумажную трудовую книжку, подайте заявление при трудоустройстве. Если вы уже имеете бумажную книжку — работодатель внесет в нее новые записи. Если у вас только ЭТК — новый работодатель будет вести учет только в электронном виде.

• Вы имеете право выбрать бумажную трудовую книжку — даже если уже согласились на электронную.
• Отказ от ЭТК не отменяет обязанность работодателя передавать СЗВ-ТД в ПФР.
• Заявление можно подать в любой момент — в 2026 году, в 2027 году и позже.
• Работодатель обязан вести два формата учета: бумажный (на руках у вас) и электронный (в ПФР).
• Никто не вправе заставить вас подписать заявление на ЭТК — выбор всегда добровольный.

Если вы — сотрудник, не бойтесь подавать заявление. Это ваше законное право. Если вы — работодатель, соблюдайте закон, не создавайте давления и обеспечьте двойной учет. Так вы защитите права сотрудников и избежите штрафов со стороны Роструда и ПФР.

Совет: всегда сохраняйте копию поданного заявления. Это ваша защита в случае споров.

Помните: трудовая книжка — это не просто бумага или цифровой файл. Это ваша профессиональная биография. Вы имеете право выбирать, как она будет храниться — и никто не вправе лишить вас этого права.