С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Сейчас почти все работодатели и работники используют цифровой формат, а отправка ЭТК стала такой же привычной процедурой, как отправка обычного бумажного документа. В этой статье мы подробно разберём, какие шаги необходимо выполнить, какие документы подготовить и какие сервисы использовать, чтобы отправить электронную трудовую книжку без ошибок.

Что такое электронная трудовая книжка?

ЭТК – это официально признанный государством цифровой документ, в котором фиксируются сведения о трудовом стаже, должностях, заработной плате, отпусках и иных событиях, связанных с трудовыми отношениями. Электронная версия хранится в Единой государственной информационной системе «Электронный кадровый документооборот» (ЭКД) и доступна через:

• Личный кабинет на портале Госуслуги;
• Мобильное приложение «Электронная трудовая книжка»;
• Корпоративные порталы работодателей, подключённые к системе ЭКД;

Правовые основы и сроки

Согласно постановлению Правительства РФ от 28 июня 2023 г. № 1025 «О порядке ведения и использования электронных трудовых книжек», а также Федеральному закону № ТК‑3, к 1 января 2026 года обязательный переход на ЭТК был завершён. Это значит, что:

1. Все новые трудовые договоры оформляются с указанием ЭТК;
2. Работодатели обязаны вносить сведения в ЭТК в течение 5 рабочих дней после события;
3. Работники могут запросить копию ЭТК в любой момент через Госуслуги.

Что нужно подготовить перед отправкой?

Перед тем как отправлять ЭТК, убедитесь, что у вас есть:

• Активный аккаунт в системе «Госуслуги» (или в мобильном приложении «ЭТК»);
• Скан или фото документов, подтверждающих изменения (например, приказ о переводе, справка о командировке, решение суда и т.п.);
• Текущий трудовой договор (если отправка связана с новым местом работы);
• Идентификационный номер ЭТК (выводится в личном кабинете).

Пошаговая инструкция отправки ЭТК

4.1 Через портал «Госуслуги»

1. Войдите в личный кабинет на gosuslugi;ru при помощи логина и пароля.
2. Перейдите в раздел «Электронные услуги» → «Трудовые отношения» → «Электронная трудовая книжка».
3. Нажмите кнопку «Отправить запись» (или «Добавить запись»).
4. Выберите тип события (например, «Перевод», «Увольнение», «Изменение условий труда»).
5. Заполните обязательные поля: дата события, должность, основание (номер приказа, договора и т.д.).
6. Загрузите подтверждающие документы (PDF, JPG, PNG, не более 10 МБ каждый).
7. Нажмите «Отправить». Система сформирует электронный запрос, который автоматически будет направлен в ЭКД.
8. Получите квитанцию об отправке (PDF) – сохраните её для своей отчетности.

4.2 Через мобильное приложение «ЭТК»

1. Скачайте приложение из Google Play или App Store и авторизуйтесь через Госуслуги (или СМЭВ‑идентификатор).
2. В главном меню выберите «Моя трудовая книжка» → «Добавить запись».
3. Укажите тип события и заполните форму, аналогично веб‑версии.
4. Сфотографируйте или загрузите необходимые документы прямо из галереи телефона.
5. Нажмите «Отправить». Приложение покажет статус обработки («В обработке», «Подтверждено», «Отклонено»).
6. При необходимости – подпишите запись с помощью ЭЦП (электронной подписи), если ваш работодатель требует подтверждения.

4.3 Через корпоративный портал работодателя

1. У работодателя должна быть интеграция с системой ЭКД (обычно это реализовано в HR‑системах 1С‑Зарплата, SAP HR, etc.).
2. Войдите в корпоративный портал и найдите раздел «Кадровый документооборот» → «Электронная трудовая книжка».
3. Выберите нужный тип записи и заполните форму.
4. Прикрепите сканы/фото документов, предоставленные отделом кадров.
5. Отправьте запись на согласование. После одобрения HR‑специалистом запись автоматически попадёт в ЭКД.

Что делать, если запись отклонена?

Система может отклонить запись по нескольким причинам:

• Недостаточно или неверно заполнены обязательные поля;
• Документы не соответствуют требуемому формату или размеру;
• Отсутствует электронная подпись, если она обязательна.

В таком случае:

1. Откройте сообщение об ошибке, которое приходит на электронную почту, привязанную к аккаунту.
2. Исправьте указанные недочёты и повторно отправьте запись.
3. Если причина не ясна, свяжитесь с службой поддержки ЭКД (тел.: 8‑800‑555‑33‑33) или с отделом кадров вашего работодателя.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

6.1 Можно ли отправить ЭТК без доступа к интернету?

Нет. Электронная трудовая книжка хранится в облачной системе, поэтому для внесения и отправки записей требуется подключение к сети Интернет.

6.2 Нужно ли подписывать запись электронной подписью?

Для большинства стандартных записей (перевод, повышение зарплаты) подпись не требуется – запись подтверждается автоматически системой. Однако при изменении условий труда, связанных с юридически значимыми документами (судебные решения, договоры подряда) может потребоваться ЭЦП работника или работодателя.

6.3 Как проверить, что запись успешно дошла до ЭКД?

После отправки вы получаете квитанцию и статус записи в личном кабинете. При статусе «Подтверждено» запись уже внесена в ЭТК. Также можно открыть «Историю записей» и убедиться, что нужное событие отображается.

6.4 Можно ли изменить уже внесённую запись?

Изменения допускаются только в случае ошибки. Работодатель подаёт запрос на корректировку, который рассматривается в течение 5 рабочих дней. После одобрения старую запись помечают как «Отменено», а новую – «Подтверждено».

6.5 Что делать, если у меня нет смартфона?

В таком случае используйте веб‑версию Госуслуг через любой компьютер с браузером. Все функции, доступные в мобильном приложении, присутствуют и в веб‑интерфейсе.

Советы, которые помогут избежать проблем

• Проверяйте актуальность данных – дата рождения, ИНН и СНИЛС в профиле Госуслуг должны совпадать с данными в ЭТК.
• Сохраняйте копии всех загруженных документов (PDF, JPG) – они могут понадобиться при проверке.
• Если ваш работодатель использует собственный HR‑портал, уточните у него, какие именно форматы и подписи требуются.
• Регулярно проверяйте статус записей – в случае задержки обратитесь в службу поддержки.
• При смене места жительства обновляйте адрес в личном кабинете, иначе могут возникнуть проблемы с доставкой уведомлений.

Отправка электронной трудовой книжки в 2026 году – простая и полностью цифровая процедура. Главное – иметь активный аккаунт в системе «Госуслуги», подготовить необходимые документы и следовать пошаговой инструкции, представленной выше. При правильном подходе запись будет внесена в ЭТК за считанные минуты, а вы получите официальную квитанцию, подтверждающую факт отправки.

Помните: электронная трудовая книжка – ваш официальный документ о трудовом стаже, и её своевременное обновление гарантирует корректность расчётов по пенсиям, отпускным и другим социальным выплатам.

Дата публикации: 22 июня 2026 г.