С 1 января 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог традиционного бумажного документа. С 2025 года переход на ЭТК стал обязательным для всех работодателей, а с 1 января 2026 года завершился переходный период. Ниже разберём, что это значит для компаний, какие обязательства они несут, как правильно вести электронный учёт и какие выгоды получает как работодатель, так и работник.

Правовая база и сроки внедрения

• Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 436-ФЗ – «Об обязательном порядке предоставления работодателями сведений о трудовой деятельности работников в Пенсионный фонд России (ПФР)».
• С 1 января 2020 г. работодатели обязаны формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в ПФР.
• С 1 января 2021 г. первое трудоустройство в компании автоматически считается переходом на ЭТК. Для уже существующих сотрудников переход возможен по заявлению.
• С 1 января 2025 г. обязательность применяться к всем сотрудникам, независимо от того, впервые ли они трудоустраиваются.
• С 1 января 2026 г. переходный период завершён – бумажная трудовая книжка может быть оформлена только по желанию работника, если у него уже есть бумажный экземпляр.

Что такое электронная трудовая книжка?

ЭТК – это цифровой документ, хранящийся в системе Пенсионного фонда России. В нём фиксируются все сведения о трудовой деятельности сотрудника: даты начала и окончания работы, должности, начисления, отпускные, сведения об увольнении и т.д. Работник имеет доступ к своему ЭТК через портал «ПФР» или мобильное приложение.

Преимущества ЭТК

• Отсутствие риска потери или порчи бумажного документа.
• Мгновенный доступ к актуальной информации о стаже.
• Упрощённый процесс оформления справок и выписок.
• Сокращение бумажной работы и затрат на печать.
• Повышенная прозрачность для работодателя и государства.

Обязанности работодателя

Формирование и передача данных

В соответствии с частью 1 статьи 66.1 Трудового кодекса РФ и пунктом 4 Порядка заполнения формы ЕФС‑1, работодатели обязаны:

1. Формировать сведения о трудовой деятельности каждого работника в электронном виде.
2. Передавать эти сведения в Пенсионный фонд России не позднее 15‑го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое мероприятие (приём, перевод, увольнение, заявление о выборе формата).
3. Соблюдать регламентированный порядок передачи (форматы файлов, подписи, сроки).

Ведение учета в системе 1С:ЗУП

Для автоматизации процесса большинство компаний используют модуль 1С:ЗУП. В нём:

• настраиваются коды ОКЗ и справочники, соответствующие требованиям ПФР.
• проводится генерация ЕФС‑1 и ЕФС‑2.
• выполняется автоматический экспорт данных в ПФР.

Ответственность за нарушение

Нарушение порядка передачи сведений в ПФР может повлечь:

• штрафы в размере до 5 % от средней заработной платы работника.
• Риск лишения права вести кадровый учёт.
• Нарушение прав работника на получение справок о стаже.

Как оформить переход на ЭТК?

Для новых сотрудников (2021 – 2026)

1. При приёме на работу в течение 5 дней оформляется электронная трудовая книжка.
2. Работник получает форму СТД‑Р (форма для подтверждения выбора формата).
3. Работодатель передаёт данные в ПФР в установленный срок.

Для уже существующих сотрудников (переход по заявлению)

1. Работник подаёт письменное заявление в произвольной форме о переходе на ЭТК.
2. Работодатель выдает бумажную трудовую книжку на руки (если работник её не отказался), но освобождается от обязанности вести её;
3. После получения заявления работодатель формирует электронный учёт и передаёт данные в ПФР.

Что делать, если работник отказывается от бумажной книжки?

Если работник не подал заявление об отказе, компания может вести одновременно бумажный и электронный учёт. Однако с 1 января 2026 года бумажная трудовая книжка может быть оформлена только по желанию работника, если у него уже есть бумажный экземпляр.

Как работник получает доступ к ЭТК?

• Через портал «ПФР» (https://pfr.gov.ru/).
• Через мобильное приложение «ПФР» для iOS и Android.
• Возможность скачивания PDF‑версии выписки о стаже.

Проверка достоверности данных

Работник может в любой момент проверить, что все сведения о его трудовой деятельности корректны. При обнаружении ошибок необходимо обратиться в отдел кадров работодателя и в ПФР для внесения исправлений.

Что происходит с бумажной трудовой книжкой?

С 2025 года бумажная трудовая книжка может быть оформлена только по желанию работника. Если работник впервые устраивается на работу, бумажную трудовую книжку оформлять не требуется. При наличии бумажного экземпляра работник может отказаться от его ведения, но в этом случае он получит только электронный документ.

Как избежать ошибок при работе с ЭТК?

1. Проверяйте корректность заполнения ЕФС‑1 и ЕФС‑2.
2. Убедитесь, что все даты и сведения совпадают с бумажными документами (если они есть).
3. Регулярно обновляйте данные в системе 1С:ЗУП.
4. Проводите внутренние аудиты на соответствие требованиям ПФР.
5. Обучайте персонал кадровой службы работе с электронным учётом.

Обязательность электронных трудовых книжек в 2026 году завершает переходный период цифровизации кадрового учёта в России. Это обеспечивает:

• Более прозрачный и надёжный учёт трудового стажа.
• Снижение бумажной нагрузки и экономию ресурсов.
• Удобный доступ работника к своей истории трудовой деятельности.
• Упрощение работы государственных органов при проверках и расчётах.

Для работодателей переход на ЭТК – это не просто юридическое требование, но и шаг к более эффективному управлению персоналом. Внедрение электронного учёта позволяет сократить издержки, повысить точность данных и улучшить взаимодействие с сотрудниками.

Рекомендации для компаний

• Обновите системы кадрового учёта до 1 января 2026 года.
• Проведите обучение сотрудников отдела кадров.
• Проверьте совместимость 1С:ЗУП с последними требованиями ПФР.
• Установите внутренние контрольные процедуры по проверке данных перед передачей в ПФР.
• Соблюдайте сроки передачи сведений (до 15‑го числа месяца, следующего за месяцем кадрового события).

Таким образом, электронная трудовая книжка становится неотъемлемой частью современной системы трудовых отношений в России. Соблюдение всех требований и правильное внедрение помогут избежать штрафов, повысить эффективность работы и обеспечить работникам доступ к актуальной информации о своём стаже.