В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника в России. Бумажные трудовые книжки по-прежнему могут использоваться, но только по инициативе работника, который не подавал заявление о переходе на электронный формат. Для всех новых сотрудников и тех, кто добровольно перешёл на ЭТК, ведение трудовой деятельности осуществляется исключительно в электронном виде — через Единую информационную систему (ЕИС) в рамках поручений Минтруда России и Пенсионного фонда РФ.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранятся все сведения о трудовой деятельности работника: места работы, должности, переводы, увольнения, награды и другие значимые события. Данные вносятся работодателем в ЕИС через специализированные программы (например, Контур.Экстерн, 1С, СБИС и др.) и доступны работнику через личный кабинет на портале Госуслуги или в личном кабинете Пенсионного фонда России.
Кто обязан вести электронную трудовую книжку?
- Все работодатели, нанимающие сотрудников с 2020 года, обязаны вести ЭТК, если работник подал заявление о переходе;
- Новые сотрудники, принятые на работу после 1 января 2021 года, автоматически получают ЭТК, если не подали заявление о сохранении бумажной книжки.
- Работники, ранее имевшие бумажную трудовую книжку, могут в любой момент подать заявление о переходе на ЭТК, и тогда работодатель обязан прекратить ведение бумажного документа.
Как оформить электронную трудовую книжку: пошаговая инструкция
Шаг 1: Получение заявления от работника
Перед началом ведения ЭТК работодатель обязан получить от работника заявление о переходе на ведение трудовой книжки в электронной форме. Заявление подаётся в произвольной форме, но должно содержать:
- ФИО работника полностью;
- СНИЛС;
- Паспортные данные (для идентификации);
- Формулировку: «Прошу в дальнейшем вести мою трудовую книжку в электронном виде и предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в соответствии с пунктом 66.1 статьи 66 Трудового кодекса РФ»;
- Дата подачи заявления;
- Подпись работника.
Образец заявления:
Заявление
Я, Иванов Иван Иванович, СНИЛС 123-456-789 01, паспорт серия 4500 № 1234567, прошу в дальнейшем вести мою трудовую книжку в электронном виде и предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в соответствии с пунктом 66.1 статьи 66 Трудового кодекса Российской Федерации;
Подпись: _______________ /И.И. Иванов/
Шаг 2: Внесение первой записи в ЭТК
После получения заявления работодатель вносит первую запись в ЭТК, о приёме на работу. Запись оформляется в соответствии с Порядком № 320н от .
Пример записи в ЭТК при приёме на работу:
- Дата приёма:
- Основание: Приказ № 12 от
- Должность: Менеджер по продажам
- Подразделение: Отдел продаж
- Организация: ООО «Ромашка»
- Код ОКПО: 12345678
Запись вносится в ЕИС в течение 3 рабочих дней с даты приёма. Работодатель обязан подтвердить запись своей электронной подписью (ЭЦП), а также указать реквизиты приказа и дату его издания.
Шаг 3: Передача информации в ЕИС
Данные передаются в Единую информационную систему через:
- Специализированные кадровые программы (1С:Зарплата и управление персоналом, Контур.Экстерн, СБИС и др.);
- Сервисы Пенсионного фонда РФ (например, «Кадровый учёт» на сайте ПФР);
- Через портал Госуслуги — если работодатель использует веб-интерфейс.
После успешной передачи система формирует уникальный идентификатор записи, который сохраняется в архиве ЕИС. Работник может увидеть эту запись в своём личном кабинете на Госуслугах в течение 1–3 рабочих дней.
Шаг 4: Оформление бумажной трудовой книжки при переходе на ЭТК
Если работник ранее имел бумажную трудовую книжку, то при переходе на ЭТК работодатель обязан сделать в ней последнюю запись о переходе на электронный формат.
Пример записи в бумажной трудовой книжке при переходе на ЭТК:
Запись № 12
Основание: Заявление работника от
Содержание: Принято решение о ведении трудовой книжки в электронной форме в соответствии с пунктом 66.1 статьи 66 Трудового кодекса Российской Федерации. Дальнейшее ведение трудовой книжки в бумажной форме прекращено.
Подпись: _______________ /С.В. Петрова/ (руководитель кадровой службы)
Печать: [печать организации]
После этой записи бумажная трудовая книжка выдаётся работнику на руки. Работодатель больше не несёт ответственность за её хранение и дальнейшее ведение.
Как работнику посмотреть свою электронную трудовую книжку?
Работник может получить доступ к своей ЭТК через:
- Портал Госуслуги — авторизоваться, перейти в раздел «Трудовая книжка» в личном кабинете.
- Личный кабинет Пенсионного фонда РФ, на сайте es.pfrf.ru.
- МФЦ, по запросу можно получить выписку из ЭТК в бумажном виде.
- Сайт работодателя — если компания предоставляет доступ через внутреннюю систему.
Выписка из ЭТК может быть получена в электронном виде с ЭЦП работодателя или в бумажном виде с печатью ПФР, она имеет юридическую силу при оформлении пенсии, кредитов, трудоустройстве и т.д.
Что делать, если работник не подал заявление на ЭТК?
Если работник не подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку в соответствии с утверждённым порядком. При этом дублировать данные в ЭТК не требуется, это необязательно, если работник не просил об этом.
Однако, если работник в будущем подаст заявление, работодатель обязан:
- Внести в ЭТК все сведения о трудовой деятельности с момента приёма на работу;
- Сделать в бумажной книжке запись о переходе на ЭТК;
- Выдать бумажную книжку работнику.
Важные нюансы 2026 года
- ЭЦП обязательна — все записи в ЭТК должны быть подписаны электронной подписью работодателя (не просто печатью или рукописной подписью).
- Нет срока давности — работодатель обязан внести все сведения о трудовой деятельности, даже если работник трудился у него 10 лет назад.
- Нельзя уничтожать бумажные книжки — даже после перехода на ЭТК, бумажные книжки хранятся у работодателя не менее 50 лет (в соответствии с архивными нормами).
- Работник может вернуться к бумажной книжке — если он подаст заявление, работодатель обязан возобновить ведение бумажной трудовой книжки с даты подачи заявления.
Электронная трудовая книжка — это удобный, прозрачный и защищённый инструмент учёта трудового стажа. Для работодателя она снижает риски потери документов, упрощает отчётность и исключает ошибки при оформлении кадровых документов. Для работника, даёт мгновенный доступ к своей трудовой истории в любое время и в любом месте.
Главное правило: никаких записей в ЭТК без заявления работника и без электронной подписи работодателя. Все действия должны быть документально зафиксированы и соответствовать требованиям Трудового кодекса РФ и Порядка № 320н.
Следите за обновлениями на сайтах Госуслуги и Пенсионного фонда — в 2026 году функционал ЭТК продолжает расширяться: скоро появится возможность загружать в неё сведения о повышении квалификации, командировках и даже о прохождении аттестаций.
Помните: электронная трудовая книжка — это не просто цифровой документ, это ваша профессиональная история, сохранённая навсегда.