Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением․ Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это сведения о трудовой деятельности физлица, которые формируются в единой базе Пенсионного фонда России на основании отчетов СЗВ-ТД, представленных работодателем․ Разбираться с тем, что такое ЭТК, большинству работодателей и работников пришлось еще в 2020 году, однако этот процесс остается актуальным и сегодня․
Что такое электронная трудовая книжка?
Трудовая книжка — это документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника․ Туда работодатель вносит информацию о том, где и когда работал человек, какие должности занимал․ ЭТК стала удобной альтернативой бумажному формуляру и сразу привлекла внимание как крупных работодателей, так и сотрудников․
Важно: С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек․ Это означает, что трудовой стаж теперь будет фиксироваться преимущественно в цифровом формате․ При этом с 2021 года при приеме на работу впервые гражданам оформляется только ЭТК․
Для чего необходимо заявление?
Заявление о переводе на электронную трудовую книжку, это документ, которым работник выражает свое желание, чтобы работодатель фиксировал сведения о его деятельности в электронном виде․ Но это не единственный случай, когда может потребоваться данный документ․
Основные ситуации для подачи заявления:
- Переход с бумажной на электронную форму: Работники, ранее выбравшие ведение бумажной трудовой, могут в любой момент перейти на ЭТК․
- Получение сведений о трудовой деятельности: Чтобы получить от работодателя выписку из ЭТК (форма СТД-Р)․
- Исправление неточных сведений: Если в электронной базе допущена ошибка, заявление служит основанием для ее корректировки․
Как происходит переход на ЭТК?
Работник, подавший ранее письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем изменить свое решение․ Для этого он должен подать работодателю соответствующее заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде․
Рекомендуем, как и при переходе на ЭТК в других случаях, получить от работника заявление․ На его основании работодатель обязан:
- Сделать в бумажной трудовой книжке запись о том, что работник подал заявление о переходе на электронный формат․
- Выдать бумажную трудовую книжку на руки работнику․
- Далее вести сведения о трудовой деятельности только в электронном виде, регулярно сдавая отчеты СЗВ-ТД․
Сроки выдачи бумажной трудовой
При подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель выдает работнику бумажную трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления․
С этого момента ответственность за хранение бумажной трудовой книжки несет сам работник․
Можно ли отказаться от ЭТК?
Многих интересует вопрос: можно ли отказаться от электронных трудовых книжек? Если вы уже перешли на ЭТК, вернуться к ведению бумажной формы нельзя․ Однако те, кто до завершения переходного периода (до 1 января 2026 года) сохранили бумажную трудовую, могут продолжать вести ее параллельно с электронной․ Но как только будет подано заявление на переход исключительно на ЭТК, обратного пути не будет․
Где скачать образец заявления?
Для правильного оформления перехода необходимо использовать актуальные бланки․ Вы можете скачать образец заявления на электронную трудовую книжку бесплатно․ Шаблоны на профильных сайтах соответствуют текущему законодательству РФ․
Рекомендуется скачивать актуальный образец для заполнения заявления о переходе на электронную трудовую книжку в формате DOCX․ Проверенные юристами шаблоны доступны в сети, также их можно подписывать через сервисы электронного документооборота (ЭДО), такие как Nopaper․
Переход на электронную трудовую книжку, это удобный и современный шаг, который избавляет от риска утери или порчи бумажного документа․ В XXI веке цифровизация документооборота значительно упрощает жизнь как сотрудникам, так и кадровикам․ Главное — правильно оформить заявление и своевременно передать его работодателю․